Özel sektördeki 10 yılı aşkın ERP kullanımı ve yönetimi, imalat işletmesinde edindiğim tecrübeler ve farklı firmalardaki gözlemlerim sonucunda, aşağıdaki konulara dikkat etmek, ERP süreci başındaki firmalara fayda sağlayacaktır:
Geçiş Süreci:
• USA (Understand-Simply-Automate) prensibini benimseyin. Yani iş süreçlerinizi: 1. önce “anla”yın 2. sonra yazılımdan önce “basitleştir”in ve 3. Basitleştirdikten sonra ERP’ye “aktar”ın, otomatize edin.
• ERP sistemini alan firmadaki kullanıcıların, temel bilgisayar bilgisine sahip olması, avantajdır. Anahtar veya sorumlu kullanıcıların, orta seviye MS Excel veya benzeri tablolama programlarını iyi biliyor olması, geçiş aşaması ve veri kontrollerinde büyük avantaj olacaktır. Özellikle “Düşeyara”(VLookUp) ve “özet tablo”(PivotTable) özelliklerini yoğun kullanmaya hazır olunmalıdır.
• ERP sisteminde veriler, üretildiği 1)anda ve 2)yerde girilmelidir. ERP 'de doğru bilgi akışını gerçekleştirebilmek, işleri gayri ihtiyari doğru sırada ve şekilde yapmaya bizi yöneltecektir. Aslında bilgi akışının kesildiği nokta, işletmedeki sorunların bulunduğu noktalardır. Bunları iyileştirecek projeler, sadece yazılıma değil, iş yapış şeklinin standartlaşmasına ve kurumsallaşmaya katkı sağlayacaktır.
• Veri girişi, kolay hale getirilmelidir: Excel’den import, dış yazılımlardan müdahalesiz veri alımı, barkod entegrasyonu gibi destek özellikler sağlanmalıdır.
• Kullanıcıların ERP ’de ihtiyaç duyabileceği, bazı diğer ek teknik özellikler:
- Raporlarda gruplama alt toplam ve istenildiğinde detaylandırma (drill-down,drill-up) özelliği,
- Ürün ağaçlarının sürükle-bırak özelliği ile daha rahat oluşturulabilmesi,
- Önemli görülen verilerin değişiklik tarihçesinin izlenebilmesi, gerekirse onaya bağlanabilmesi,
- Esnek yetkilendirme sistemi (bir kişi, birden fazla departman fonksiyonunu kullanabilir),
- Kolay iş akışı ve otomatik bilgilendirme maili gönderebilme tanımları.
• Üretim yapan işletmelerdeki, fason hareketleri ve işlemleri dikkatli kurgulanmalı ve yazılım, kurguya ilgili desteği verebilmelidir.
• İşletmede ERP uygulamalarında neyin, nasıl yapılacağının yazılı hale getirilmiş ve onaylanmış olmalıdır. Bu, dış danışmanlara bağımlılığı azaltacaktır.
• Sistem parametreleri ve konfigürasyondaki kabul, gerekçe ve sorumlular, yazılı kaydedilmelidir.
• Kullanıcı talepleri ve yönetim istekleri merkezi bir yapıda filtrelenmeli, önceliklendirilmelidir.
• Üst yönetimin “direkt” desteği (hem organizasyonel, hem de bütçe açısından), tüm bu çalışmalar için, ön şarttır. Daha da eklenebilecek, yukarıda sayılan faktörleri dikkate almak, hem ERP alan, hem de ERP uyarlaması yapan üreticilere kolaylık sağlayacaktır. (Kocaoğlu, 2015)
Geçiş Sonrası:
ERP ’ye geçtikten sonra çalışmalar bitmeyecektir. Süreklilik gerektiren bazı işler: Sistemin sürdürebilirliğini sağlamak, değişen iş kurallarını sisteme adapte etmek, değişen teknolojiyi sisteme adapte etmek, kullanıcı yetkilendirmelerini yönetmek, özel raporları hazırlamak veya modifiye etmek, kullanıcılara eğitimler vermek, yapılan çalışmaları ve kuralları dokümante etmek, sistemin (ERP, veritabanı, server, network) bakımını yapmak gibi (Kocaoğlu, 2015).
Gelişen Teknolojiler:
Kurumsal yazılımlar ve teknolojilerde de, gelişim hızla devam etmektedir. Bu gelişim, firmaların iş yapış şekillerinde, sistemleri kullanım şekillerinde değişikliğe yol açacaktır. Bu trendlerden bazıları: Mobilite, iş zekası raporlamaları, analitik / veri madenciliği, cloud ve SaaS sistemler, web ve tedarik zinciri entegrasyonu, tüm cihaz ve nesnelerin internete bağlanması (IoT), güvenlik, veri toplama teknolojileri (akıllı gözlükler, RFID, sensörler vb.), sosyal medya entegrasyonu, dijitalleşme ve dijital pazarlama, CRM ve iş birlikçi uygulamalar (Gartner, 2014) (Saphila AFSUG, 2014).
Ana çekirdek yapıdaki yenileme çalışmaları: Alt yapı ve data center çalışmaları, ERP, cloud, network, ses ve veri iletimi çalışmaları, güvenlik, endüstriyel özel uygulamalar ve geleneksel sistemin (ERP) modernizasyonu, olarak sayılabilir (Saphila AFSUG, 2014).
Yazılım Firmalarından Beklentiler:
Bu gelişim içerisinde, kurumsal yazılım ekosistemine henüz dahil olmayan firmaların da, hızla teknolojik altyapısını tamamlayarak, temel ERP kurulumu süreçlerini tamamlamaları gerekmektedir. Bu aşamada ERP firmalarından da, kullanıcıların ve iş sahiplerinin bazı beklentileri: Daha kullanıcı dostu arayüzler, daha az ekran dolaşımı ve işlem adımı, farklı sistemlerle kolay & hazır entegrasyon, daha az özel geliştirme(customization) bunun yerine daha konfigüre edilebilir ve yönetilebilir esnek sistemlerin olması, yıllık bakım ücretlerini azalması, daha zengin ve güncel & etkin sistem dokümantasyonu. (Kocaoğlu, 2015)
Sonuç:
Bir ERP kurulumunun veya etkin kullanımının başarılı olması, hem kullanıcı firmaya rekabetçi fayda kazandırmakta, hem de yazılım firmasına olumlu referans sağlamaktadır. Bu yüzden taraflar gerekli ön hazırlıkları yapmalı ve sürekli gelişme felsefesine bağlı şekilde, olumlu iş birliğini sürdürecek çalışmaları yapmalıdır.
Kaynaklar:
Kocaoğlu, B. (2015). (orijinal) Sektör deneyimleri.
Saphila AFSUG. (2014, June 9). Post modern ERP Key trends. 07 22, 2015 tarihinde AFSUG