ERP Arayış Nedenleri ve Kurumsallaşma: Neden ERP?
Kurumsallaşma yoluna girebilmek için, değişim ve yeniden yapılandırma için bir araç arayışı; dünyaca kabul görmüş iş kurallarından faydalanmak ve kurallar ile çalışmaya zorlaması ve kurumsal hafızanın oluşması; veriye anlık erişim, hızlı raporlama, mükerrer veri girişinin önlenmesi; etkin, hızlı ve doğru karar verebilme; testi kırıldıktan sonrasını göstermek olarak değil de zamanında “dikkat et, testiyi kırabilirsin” diyebilecek yapı oluşturabilmektir.
ERP kullanmak > Kurallar ile çalışmak > Standardizasyon > Kurumsallaşma (işlerin kişiye bağlı olmaması)
İş kurallarındaki “değişim” kararının hemen yazılım üzerinde uygulanması, hızlı ve göz boyayıcı ama kısa vadeli ve maliyetli bir çözümdür. Kalıcı sonuç sağlayabilecek asıl çözüm, değişimi “önce süreç” üzerinde gerçekleştirmek, belli bir süre izlemek, varsa modifikasyonları yapmak, artık iyice oturduktan sonra “yazılım” üzerine geçirmektir. Değişim iki şekilde gerçekleşebilir. Aşağıdaki şekilde değişimin süreç ya da yazılımda gerçekleşmesi seçenekleri, farkları ile gösterilmiştir.
Şekil: Değişimin Süreç ya da Yazılımda Gerçekleşmesi Seçenekleri
“Kurumsallaşma” kısaca, bir işletmenin, faaliyetlerini belirli kişilerin varlığına bağlı olmadan sürdürebilmesini ve geliştirebilmesini sağlayan bir yönetim ve organizasyon yapısı oluşturması olarak tanımlanabilir. ERP kurallar ile çalışır, tanımlı kurallara uymaya ya da kendi kurallarını, standartlarını oluşturmaya zorlar. Böylece işler kişiye bağlı olmaktan çıkar, kurumsallaşma yolunda büyük bir yol alınır. ERP, iş süreçlerinin, enformasyon sistemi etrafında tekrar dizaynına vesile olmaktadır. ERP uygulamaları iş süreçlerinin yeniden yapılandırılmasında, yıllarca tecrübe edilmiş en iyi pratikleri uygulamaktadır.
ERP’de doğru bilgi akışını sağlamak için, işleri doğru sırada ve şekilde yapmak gereklidir. Bilgi akışının kesildiği nokta, aslında işletmedeki sorunları, yanlışları ortaya çıkarmaktadır. Bu akışları inceleyerek, hataları tanımlayarak ve çözümleyerek yol almak, şirkete verimlilik artışı ve kurumsallık konusunda çok şey katacaktır. Aslında, ERP sisteminin firmaya kazandırdığı asıl fayda budur.
Organizasyonlar iç ve dış faktörlerdeki değişimler, yaşanan problemler, ortaya çıkabilecek fırsatlar sebebiyle, “yeniden yapılanma” ihtiyaçlarıyla karşı karşıyadır. ERP uygulamaları, sadece teknolojik bir çözümden ziyade, “iyileştirme fırsatı” olarak düşünülmelidir. ERP yazılım projeleri, değişim ve yeniden yapılandırmayı tetikler.
Dikkat Edilecek Noktalar ERP projesi “öncesinde” gerçekleştirilecek süreç analizi ve optimizasyonu, uygulama projesinin daha etkin ve daha verimli bir şekilde hayata geçirilmesini sağlamaktadır.
ERP uygulamaları, yaşayan sistemlerdir.
ERP projesi sonrası da, süreçlerde ve sistemdeki iyileştirme potansiyeli takip edilmelidir.
ERP projeleri bütünleşik bir yapıyla ele alınmalıdır: İnsan-Süreç-Teknoloji-Organizasyon.
Periyodik ERP kullanıcı ve kılavuz audit sistemi oturtulmalıdır.
Performans raporlamaları oluşturulmalı ve izlenmelidir.
İş kuralları ve görev tanımlarının, ERP bilgi akışı ile uyumlandırılması, tek kaynaktan çalışır hale gelmesi sağlanmalıdır.
Dökümantasyon: ERP konfigürasyonuyla ilgili çok ayrıntılı bir doküman hazırlanmalıdır. Eğer dökümanlara yeterince önem verilmezse, tekrar dışarıdan yardım almak zorunda kalınacaktır. Neyin, nasıl yapılacağının yazılı hale getirilmiş olması, uygulamanın başarısını etkileyecektir. Ayrıca her firma, kendi departmanlarına ve iş yapışlarına uygun, kendi kullanım kılavuzlarını hazırlamalı, belli periyodlarla revize etmelidir.
İş Akışı ve Prosedürler: İşletmenin iş akışına uygun, yazılım üzerinde de belli noktalarda iş kuralları tanımlanabilmelidir. Bir iş bitmeden diğerinin başlatılamaması, bir iş bittiğinde diğer bir işin otomatik başlatılması veya onay mekanizmasında bekletilmesi gibi uygulamalar, hem hataları azaltacak hem de tam kontrollü bir yönetim ortamı sağlayacaktır.
Başarı için Yaklaşım, USA Prensibi: Başarılı işletmeler iş süreçlerini, (1) önce anlamaya çalışmakta, (2) daha sonra bunları basitleştirmekte ve (3) son olarak bu süreçleri otomatize etmektedir. “The USA Principle” yaklaşımı, süreçlerin organizasyona kurulumunun iyi bir şekilde yapılmasını sağlamaktadır. OTOMATİKLEŞTİRME aşaması; çalışanların süreci anlayıp, sadeleştirip, canlı kullanıma geçişine karar verme aşamasıdır. Bu yaklaşım, çalışanların ERP implementasyonu projesine katılımını artırmakta, değişime olan direnci azaltmakta ve yüksek derecede verimlilik sağlamaktadır.(Kapp, 1997)
Şekil: USA Prensibi
Başarısız firmalar ERP uygulamalarına, süreçleri otomatize etmekle başlamaktadırlar. Bunlar işleri otomatize etmenin, tek başına performansı ve verimliliği artıracağına inanmaktadırlar. Ancak süreçleri anlamadan ve basitleştirmeden otomasyon, verimsiz süreçleri sadece kronikleştirmektedir.
KOBİ’lerin Kurumsal Dönüşüm ve ERP Projelerinde Dikkate Alması Gerekenler KOBİ’lerin yapı itibariyle şu avantajlara sahip olduğunu görebilmekteyiz: konuya üst yönetimin direkt desteği ve kararların hızla hayata geçebilmesi.
Aksi şekilde dezavantajları ile KOBİ’ler aşağıdaki konularda dikkatli olmalıdır: çok şeyi, çok kısa zamanda yapmaya çalışmak; az zaman, az analiz = çok özel geliştirme; iş kurallarının çok sık değişebilmesi ya da tanımlanmaması; personel sirkülasyonu; çakışan, kesişen, değişen görev tanımları; yetkilendirmenin zorluğu; yeni personelin sistemi alışmış olduğu sisteme uydurma çabası; geçici ve istisna olarak yapılan işlemlerin kalıcı kurala dönüşmesi; süreç sorunlarının ilk başta yazılım sorunu olarak ifade edilmesi; eksik prosedür, dökümantasyon; bitmeyen kullanıcı talepleri; yönetimin çabuk sonuç beklemesi, çabuk vazgeçebilmesi.
Kurumsallaşma Çalışmaları ve ERP Destekli Kurumsallaşma ve Proje Yaklaşımı Başlangıçta işletmenin fotoğrafını ve beklentilerini çıkaracak, SWOT analizi çalışması yapılması faydalıdır. Uzun dönemli stratejik hedefler, orta vadeli planlar ve günlük operasyonlar ile ilişkilendirilmelidir.
İş süreçleri tanımlanmalı, gerçekçi ve pratik prosedürler oluşturulmalıdır. Organizasyon şeması net şekilde ortaya koyulmalı ve iş tanımları ile gerekli eşleştirmeler, onay mekanizmaları belirlenmelidir.
Kurumsallaşma çalışmalarında, işlerin tanımlandırılması, standart hale getirilmesi temel noktadır. Sürekli akılda bulunması gereken şey, “Bu kişi olmadığında, aynı iş nasıl yapılır?” sorusuna cevap oluşturacak bir sistematik kurmaktır. Sonrasında, “Tanımlanan bu iş nasıl denetlenir?” sorusu sorulmalıdır.
İşler ölçülebilir hale getirilmelidir. Bu sayede performansı izlemek mümkün olur. İşler için anahtar performans göstergeleri (KPI) koyulmalıdır. Bunlar şirket tepe stratejisi ile uyumlu ve bağlantılı olmalıdır. Kurumsal bir performans izleme isteminin kurulması ile, işler kendi kendini denetleyebilir hale gelebilir.
Sorunların tespiti ve çözümü proje yaklaşımında ele alınabilir ve şu adımlar sıra ile uygulanabilir: (1) Mevcut durum analizi (AS IS) (2) İstenen durum analizi (TO BE) (3) Aradaki farkların ve eksikliklerin saptanması (GAP) (4) Uygun çözümün kurgulanması (5) Çözümün uyarlanması ve uygulanması (6) Bakım ve destek
ERP sistemlerinin uygulanmasında tüm bu çalışmaların yapılması yeterli olmayacaktır. Yeni gelişen iş teknikleri, yeni modüller, mevcut modüllere ilaveler mevcut sistemde iyileştirme gerektirecektir. Bu nedenle, uygulama sonrasında sürekli eğitim, değerlendirme ve sistemin çalışmasını denetleyecek bir ortam yaratılmalıdır.
Kaynaklar:
Kapp, K.,M., (1997), “The USA Principle: The Key to ERP Implementation Success”, APICS The Performance Advantage.
Kocaoğlu, Batuhan, 2013. Sektör deneyimleri
Şekil: ERP Proje Yaklaşımı
