ERP veya kurumsal bilgi sistemleri, şirketlerin kurumsallaşması için bir fırsattır, araçtır. ERP’lere sadece yazılım ve bilgi işlem projesi gözü ile bakmak, yapılan büyük hatalardan biridir. Türkiye’de özellikle KOBİ’lerde konu ile ilgili büyük bir açık vardır. Firmalar öncelikle ERP’nin ne olduğunu ve ihtiyacını iyi saptamalı, sonra da doğru ERP’yi doğru danışman desteği ile seçmelidir. ERP geçiş - uygulama sürecinde yönetim ve konsept danışmanlık desteği, lüks gibi görünmemelidir, firma dışından bakan tecrübeli bir gözün katkısı çok fazla olacaktır.
ERP’ye para yatırmak, ERP’yi almak ve kullanmak için yeterli değildir. İlgili iş kuralları ve organizasyon çalışmalarının, buna uygun hale getirilmesi sağlanmalıdır. Çekilen raporlar, bir sürü oynama yapıldıktan sonra sunulabilir hale geliyorsa, ya yazılım kurgusunda eksiklik ya da tanımlanmamış iş kuralları mevcuttur. İşler farklı şekilde işliyor, ERP’ye kayıtlar ertesi günler giriliyor, farklı şeyler kaydedilip gösteriliyorsa, o ortamda ERP’nin etkinliği yetersizdir. Bu yüzden ERP’yi doğru kullanmak için, önce işletmenin mevcut yapısı iyi tanımlanmalı, ERP’de izlenecek iş kuralları belirlenmeli, ilgili ERP kurguları ve raporları saptanmalıdır. Bunun peşinden verilecek eğitimler ile durum çalışanlara aktarılmalı, işlerin doğru şekilde gittiği kesinlikle denetlenmelidir. Aksi halde bir süre sonra bypass edilen veriler ve kurallar, güncel olmayan bilgiler ile alınacak raporlar, ERP’nin işletmeye katkısını zayıflatacaktır.
ERP’yi kurup işlettikten sonra, daha ileriyi hedefleyen işletmeler için, başka çalışmalar yapmak gerekecektir. Kurulan modüller ve raporların kullanım oranı ve şekli denetlenmelidir. Şirketin tedarik zincirine entegrasyonunu sağlayacak web portalı, barkod, RFID, MES, SRM, CRM, EDI gibi ek uygulamaların kurulumunu da planlamak gerekecektir. Zaman ilerledikçe, şirket içerisinde ek yazılım bırakılmamalı, vazgeçilemeyenler (örneğin teknik tasarım yazılımları) ile de doğru entegrasyon sağlanarak, mükerrer veri girişi önlenmelidir. Mevcut uygulamalara eklenecek WMS, APS benzeri depo yönetimi, üretim çizelgeleme, rotalama gibi optimizasyon modülleri ise, mevcut kaynakların çok daha etkin ve verimli kullanımını sağlayacaktır.
Veri yoğunluğunun artması sonucu, anlamlı veriyi elde etmek ise, başka bir yönetim sorgulaması olarak karşımıza çıkacaktır. Bu durumda doğru kurgulanmış veri ambarı ve veri madenciliği çalışmaları ile, anlamlı bilgiyi derleyip, iş zekâsı (BI) araçları ile raporlayıp, yönetime uygun şekilde görselliği sağlamak gerekecektir.
Her yönetici veya firma sahibinin hayali olan, kokpit dash-board tarzı görsellikler ile “işletmemde neler oluyor, nereye gidiyoruz, sorunlu noktalar nereler” durum bilgileri, bahsettiğimiz bilgi sistemi altyapısı ve çalışmaları sonucunda, rahatlıkla ortaya çıkacaktır. Veriden bilgiye ulaşma ve bilginin gerçek kullanımı ile, işletmelere üst düzeyde fayda sağlanmış olacaktır.