ERP sistemlerini kabaca tanımlarsak, çok modüllü entegre yazılım sistemleridir. ERP’yi bir felsefe ve yönetim destek aracı haline getiren şey kurallar ile çalışmasıdır. Kurallar ise çalışma standartlarının oluşmasını zorlayacak, işler kişiye bağımlı olmaktan çıkacak ve doğal kurumsallaşma sürecine girilecektir.
ERP projesinde dış etkenlerden temel üç seçim söz konusu olur:
1. İş danışmanı seçimi,
2. Yazılım seçimi,
3. Yazılım destek sağlayıcı seçimi.
ERP sürecindeki firmaların ihtiyaçlarını karşılayacak çalışmaları ise 3 temel başlık altında toplayabiliriz:
1. ERP Öncesi (Eğitim ve İş Danışmanlığı): ERP mantığı ve bilinçlendirme çalışmaları, kurumsal dönüşüm projelerinin başlatılması, durum analizleri, uygun çözümlerin kurgulanması ve yazılım seçimi,
2. ERP’ye Geçiş, Proje Yönetimi (Müşteri Tarafı) ve Teknik Modüler Danışmanlık: ERP proje yönetimi, modül analiz ve kurulumları, modül ve ilgili süreç eğitimleri, veri hazırlıkları.
3. ERP’ye Geçiş Sonrası (İş Danışmanlığı): Etkinliği artıracak modüler çalışmalar, kurguların incelenmesi ve iyileştirilmesi, verimlilik analizleri, veri toplama sisteminin iyileştirilmesi, performans değerlendirme
ERP benzeri bilgi sistemlerini çalıştıran şey, girdi yani “veri”dir. Bu veriler doğru ve güncel olmazsa yapılan yatırımın ve çalışmaların bir anlamı kalmaz. Yine imalat firmalarını ele alırsak, onlarca parçanın hareket etmesi, makinelere işlerin atanması, bu makinelerde üretilen miktarların sisteme girilmesi söz konusudur. Üretilen miktar, üretim başlangıç ve bitiş saati, duruşlar, ayar süreleri gibi analiz edilmek üzere toplanması gereken pek çok önemli veri vardır. Tüm bu verilerin personel tarafından girişi hem zaman alıcı hem de hataya açıktır. Bu sorunu çözümlemek için MES (Manufacturing Execution Systems) isimli sistemler ERP’lere entegre edilir.
MES (Üretim Yürütme Sistemleri), ERP’de oluşan iş emirlerini alır, atanmış üretim yapacak makinelere iletir. Makinelere bağlanan ekranlarda iş emri bilgileri görülebilir. Üretimin başlaması ile, sisteme entegre edilmiş sensörler, anlık üretim bilgilerini saymaya, toplamaya başlar ve MES veritabanına yazar. Üretim miktarı harici sıcaklık, elektrik tüketimi, kalite kontrol sonucu gibi pek çok ek bilgiyi de toplamak mümkündür. Bu bilgiler anlık olarak izlenebilir, raporlanabilir. Üretim sahasına koyulacak dashboard ekranlarla anlık üretimi, duruş yaşanan makineleri, boş makineleri, bakımda olan makineleri grafiksel olarak da izlemek mümkün olur. İş emri miktarı tamamlanınca iş kapanır ve uygun periyodlarda ERP sistemine geri bildirim yapılarak stoklar ve iş emri statüleri güncellenir. ERP temel planlamayı yüklerken MES ise üretim bildirimi, arıza takibi, ekipman verimliliği ölçümü ve enerji ölçümü gibi daha detaylı verileri ayrı bir serverda toplar, kaydeder, analize uygun raporlar. Yapılacak kurguya göre, makinelerin açılıp kapanması bile bu sistem üzerinden tetiklenebilir. Bu sayede etkin bir araç ve enerji yönetimi sağlanır.
Tasarım (CAD) yazılımlarında, MRP ve maliyetlendirme sisteminin temel girdisi olan, ürün ağacı ve rota operasyon bilgileri tüm detayı ile yer almaktadır. Tasarım programları ile ERP’nin ilgili ürün ağacı, rota operasyon modülleri ile entegrasyon çalışması yapılarak mükerrer veri girişi önlenmiş olur. Böyle bir entegrasyon veri giriş hatalarını da ortadan kaldıracaktır. En sık yaşanan sorunlardan biri, tasarım programında verilerin güncel olup aynı güncelliğin ERP dolayısıyla iş emirlerinde olmamasıdır. Bu yüzden yanlış satın almalar ve üretimler gerçekleşebilir. CAD/CAM yazılımları ile ERP entegrasyonu tüm bu olası hataları ortadan kaldırarak, entegre bilgi sistemi mantığına uygun olarak, tek yerden bir kez veri girişi imkanını sağlayacaktır.