Bu yazı var olan kurumsal kültürünü, yapacağı ERP yatırımı ve yöneteceği dönüşümle daha ileriye taşımak isteyen şirket sahipleri, yöneticileri ve o şirketlerde çalışıp süreçlerin tüm yükünü taşıyan işletme çalışanları için yazıldı.
Yazı “ERP GELECEK DERTLER BİTECEK” sloganına ve şirketlerin kendi kültürlerinde olması gereken gelişimi ERP’den beklemelerine bir eleştiri getirmeyi de amaçlıyor. Şimdiden keyifli okumalar.
Ya Başarısız Olursak?
Bir işin başarıya ulaşmasını sağlamak için “nasıl başarısız olunur?” konusunda düşünmek ve riskleri yazmak iyi bir yoldur. Gelin biz de öyle yapalım.
İşletmeler ERP yatırımı yapmak için çok istekliler. O kadar ki bu iş bir fenomene dönüşmüş durumda. Şirketin içindeki esas işi ERP projesi yapmakmış gibi davranan çalışanlarla, yazılım sektörünün değerli pazarlamacıları el ele verip şirket karar vericilerini yatırım konusunda yüreklendiriyorlar. Bu yüreklendirme yatırım için gerekli gibi gözükse de çok derinlemesine araştırma yapmadan, tabir yerinde ise “gaza gelerek” yazılım satın almak olacak iş değil. Çünkü vereceğiniz bir yanlış karar geri dönülmez bir beş yıl demek.
Yazılım seçimi ve sonrasında uygulanması konusunda yapılan yanlışlar yüzünden şirketler yazılım çöplüğüne dönüşmüş durumda. Etrafınıza dikkatlice bakarsanız ERP yazılımını yıllardır kullanan ancak stokları tutmayan , gerçek maliyetlerini izleyemeyen, raporlamada EXCEL vb araçlara mahkum birçok örnek görürsünüz.
Özetle ERP projelerinin başarısı şirket yönetimi , şirket kültürü , yazılımın özellikleri , uygulayıcılar, uyarlanma biçimi vb birçok unsurun doğru çalışması ile ilişkili olduğu için tümüyle olmasa da görece ve genellikle başarısız olurlar. Beklenen verim 100 iken 60’lara gelmiş örnek sayısı çok fazla değildir.
Nasıl Başarılı Oluruz?
Önce Kafalar ve Kültür Değişsin : Önce Kendine Bak, Sonra Yazılım Seçersin.
Başarısızlığın birinci faktörü organizasyonun bu tür bir dönüşüme hazır olmamasıdır.
ERP şirket için bir değişim ise, bir zıplama tahtasına dönüşmesi bekleniyorsa şirketin de yönetimden en alt süreçlerine kadar zıplamaya hazır olması , bu konudaki organizasyonel dönüşümü tamamlaması gerekli. Süreçleri verimli kılacak program alırken ortada bir süreç , sürecin sorumlusu ve kuralları olmadığında , program da yönetecek bir şey bulamıyor.
Ne durumdayız? ve Nasıl Bir proje planlıyoruz? Üzerinde günler harcamak gereken iki önemli soru. Mevcut durumunun doğru analizi projenizin başında işleri kolaylaştırır.
Bu aşamada bence en büyük risk projenin doğru tanımlanmaması. “6 ay içinde devreye girecek bir ERP projesi yapmak” gibi bir tanımlama doğru kabul edilemez. Başarı faktörleri önceden tanımlanmamış her ERP projesi eksik kalmıştır. Live olmak , fatura kesmek , bilmem kaç modüllü alınmış bir yazılım sadece 4-5 bölümünü hayata geçirmek ERP kültürü için başarı değildir.
Benim gözümle seçimden işin sonuna kadar riskleri şu başlıklarla ele almak faydalıdır.
Risk1: Mevcut Durumun Yanlış Analizi
İşletmeler ERP projelerine başlarken kendilerini sorunsuz kabul ederler. Gerçek tabi ki farklı. Eğer detaylı bir mevcut durum analizi yapmazsanız seçiminizi yanlış yapıyor olabilirsiniz. Aynı bedeninizi bilmeden internetten gömlek siparişi vermek gibi. Bunun için mevcut süreçlerinizi yazılım seçimine geçmeden önce analiz edip , yönetemediğiniz alanları belirlemeniz yazılım seçiminizi olumlu yönde etkiler.
Risk2: Yanlış Karar, Hatalı Satın Alma
Tüm yazılım şirketlerinin pazarlama kadroları oldukça güçlüdür. Öyle ki işletmeler genellikle bir hayali satın alır. İş bittikten, satış tamamlandıktan sonra gerçeklerle yüzleşirsiniz. Müşteri mutsuz olur diyemesek bile başta vaat edilen cenneti aramaya devam eder. Gerçekleri görmek isterseniz referansları incelemek ve uygulamaları yerinde görmek fayda sağlar.
Risk3: Yanlış Uygulama
Projeye başlandığında düzgün bir proje ekibi yoksa iş ERP firması üzerine yıkılır. ( Anahtar teslim ERP projesi komedisi ). Müşteri arkasına yaslanıp işlerin kendiliğinden olmasını bekler. Bu durumda da ERP firması “işi bir an önce bitirip çıkmak” ister. İşin başarısını birilerinin önemsemesi , parametrelerini izlemesi ve yönetmesi gerekir. Bu profesyonel bir proje yönetimi gerektirir. En azından önemli süreçlerinizin hepsine hakim , yetkili ve iyi donanımlı bir proje yöneticiniz ve ona bağlı bir ekibiniz yoksa projeniz “olduğu kadar” olur.
Risk4: İletişim ve Kullanıcılar
Ne kadar başarılı bir proje yürütürseniz yürütün insanlara doğru anlatmazsanız yalnız kalırsınız. Başta destek olan kullanıcılar nerelerde yanlış yapıldığını söylemeye başlar ve bu aşamadan sonra iletişimi yönetmek zorlaşır. Bu sebeple işin en başında kullanıcıları yazılım seçimi de dahil olmak üzere tüm süreçlere dahil edip, iyi eğitip onların da katkı sağlamalarını ve başarıya ortak olmalarını sağlamanız gerekir.
Bu liste uzar gider, ben tüm riskleri özetlemek için tek bir soru soruyorum. Danışmanlığını yaptığım projelerde de bu sorunun cevabını gerektiği gibi vermeden projeye başlamıyorum.
“Neden Yazılım Yatırımı Yapıyoruz?”
Bence en büyük risk bu soru cevaplanmadan ERP projesi yapmaktır.