Süreç ve Süreçlerin Önemi
IDC’nin pazar araştırmasına göre şirketler süreçlerindeki zaaflardan ve işlem kayıplarından haberdar değil ve bu sebepten gelirlerinin dörtte birini kaybetmektedir. Bu kaybın bu kadar büyük olmasının sebebi zaafların ve işlem kayıplarının sadece tek bir süreci verimsiz kılmaması, aslında tüm süreçleri direkt veya dolaylı olarak verimsizleştirmesidir, böylece bir süreç veya süreç adımında aksama olunca, bu verimsizlik tüm süreçleri ister istemez etkilemektedir. Eğer her süreç etkili bir şekilde işletilebilse, şirketlerin değişen pazar dinamiklerine karşı daha rekabetçi olacakları da açıktır.
Süreç madenciliğini anlatmadan önce sürecin ne olduğundan bahsetmek mantıklı gözükmektedir. Süreç için peşi sıra gerçekleştirilen ve bir ilk-son operasyonu olan faaliyetler zinciri demek yanlış olmaz. Sürecin varoluş amacıysa, beklendiği gibi ve etkin-etkili olarak işlemesini sağlamaktan ibarettir ve doğal olarak etkin-etkili süreçlere sahip olmak isteyen şirketlerin en başta süreçleri belirlenmeli ve tanımlanmalıdır. Buna göre, şirketlerde belirlenen ve tanımlanan temel süreçler; planlama, satın alma (Purchase to Pay), üretim, satış (Order to Cash), pazarlama, BT ve İK süreçleri olarak kabul edilir. Dijital dönüşüm çağında bu süreçlerin tümü artık yazılımların desteği (Örn. ERP, CRM, MES gibi) ile takip edilmekte ve kontrol edilmektedir.
Süreç Sorunları ve Süreç Madenciliği
Süreç madenciliği kullanılmadan önce yürütülen tüm süreçler tanımlanmış, yapılandırılmış ve ideal olarak kabul ediliyordu fakat gerçekte işleyişten sapma, operasyonların atlanması, operasyon sırasının hatalı olması, operasyonlarda beklemeler gibi sorunlar mevcuttu. Dahası süreç verileri de farklı yazılımlarda tutulduğu için süreçler birbirleriyle entegre değildi. Bu sorunların çözülmesi içinse en verimli süreçler (best practice) örnek alınır ve bu süreçlere bakılarak diğer süreçler iyileştirilmeye çalışılırdı. Bu iyileştirme çalışmaları kağıt-kalem, post-it ve Excel gibi çalışma tabloları kullanılarak ve süreç sahibi günlerce alıkonularak yapılırdı, ayrıca bu kadar çabaya rağmen sonuçların şeffaf olduğu da söylenemezdi. Süreç madenciliği kullanıldığında ise yukarıda bahsedildiği gibi süreç sadece iyileştirilmemekte ayrıca sürekli yeniden keşfedilmekte ve sürecin ideal-şeffaf bir şekilde çalışıp çalışmadığı da izlenmektedir. Aslında asıl amaç burada süreçlerin performansını ölçmektir. Bu anlamda süreç madenciliğinin en önemli özelliği şeffaflıkla birlikte süreçlerdeki darboğazları, israfları ve sapmaları ortaya çıkarmasıdır. Bunları gerçekleştirebilmek için diğer yazılımların olay günlüğü denilen (event log) kaydından yararlanılır. Bu olay günlüğünü kullanarak süreç kendiliğinden keşfedilir ve varyantlar gösterilir, sonrasında hem verimlilik hem de ideal süreç uyumluluğu için gerekli faaliyetler bu bilgilere dayanarak listelenir.
Süreç madenciliği için birkaç örnek vakadan bahsetmek gerekirse;
- Tüm süreçlerin iyileştirilmesi, kaynakların optimize edilmesi,
- Süreç kıyaslama, analiz, doğrulama ile denetleme işlemlerinin kolaylaştırılması,
- Otomasyon fırsatlarının yakalanması ve Robotik Proses Otomasyonu ile (RPA) süreçlerin hızlandırılması, israfların azaltılması,
- Dijital dönüşümün en verimli ve uyumlu şekilde gerçekleştirilmesi,
- Yeni bir yazılıma (genellikle ERP) geçmeden önce problemli süreçlerin ortaya çıkarılması ve hatalı süreçlerin düzeltilerek yeni yazılıma aktarılması,
ilk sırada söylenebilir.
Süreç Madenciliğinin Kullanım Alanları
Günümüz şartlarında şirketlerin rekabetçi olmaları için işlerin nasıl yürüdüğü çok iyi bilinmelidir. Bu tam da süreç madenciliğinin alanına giren bir konudur.
Örneğin;
- Hangi tedarikçiler ürünlerini tam zamanında tedarik edebiliyor?
- Tedarikçilerin fiyatlarında sapma var mı?
- Hangi çalışanlar/tezgahlar belirlenmiş sürecin dışında çalışıyor, darboğaz oluşturuyor?
- En iyi satışçı ile en kötü satışçı arasındaki çalışma farkı nedir?
- Ödeme şartlarına göre hangi faturalar zamanında ödenmemiş?
sorularına aranan cevapları süreç madenciliği anlık olarak verebilir ve olumsuzluk yaşanmadan önce proaktif olarak nerede sorun yaşanacağını, operasyonların nasıl verimli yönetileceğini gösterebilir. Böylece şirket için rekabet üstünlüğü elde edilir.
Proses Performans Göstergesi (PPI)
Süreç madenciliği ile dahası proses performans göstergeleri (PPI) hesaplanır. PPI, sürecin sonunda ne olduğunu değil süreç içinde ne olup bittiğini gösteren bir hesaptır ve bu durum sadece süreç madenciliğine özgüdür. Bu göstergeler süreçlerin iç işleyişini iyileştirmek için nerede fırsatlar olduğunu gösterir, böylece problemin kökünü bulmakla uğraşılmaz. Sonuçta süreç madenciliği ile iyileştirme önerileri ve faaliyetleri ortaya konur, süreç hedeflerine ulaşılması için anlık izleme yapılarak proaktif bir yaklaşım sergilenir.
Süreç Madenciliğinin Şartları
Süreç madenciliği özenle kullanılması gereken bir teknolojidir ve faydalı olması için dikkate alınması gereken bazı şartları vardır. Bunlar;
- Net bir hedef belirlemek: Süreç madenciliğinin kaldıraç etkisinin görülmesi isteniyorsa, hedeflenen çıktı net olarak belirlenmelidir. Örneğin zamanında teslimatla ilgili bir problem varsa öncelikle bu konuda hedef belirlemek gerekir. Hedef çıktı net olarak belirlenmeden bu teknolojiyi kullanmak zaman ve para israfına neden olmaktadır.
- Doğru ekiple, doğru zamanda ve doğru veriyle çalışmak: Süreç madenciliğini kullanacak kişilerin bu konuda uzman kişilerle çalışması gerekir. Bu çalışmanın işe yaraması için uygun bir ekibe, doğru bir zamanlamaya ve doğru bir kılavuza ihtiyaç duyulmaktadır. Bu konuda eğitilmiş kişilerle bu işe girişmek çıktıları daha da iyileştirir ve süreçlerin doğru çalışmasıyla maliyetler kesinkes azalır.
- Etkili çalışma: Süreç madenciliği süreçlerdeki aksaklıkları, sapmaları ve bunları ortadan kaldırmak için gerekli yolları gösterir, şirkete kılavuzluk eder ama sorunları tek başına çözemez. Bu teknoloji ile ortaya çıkan sorunların çözülmesi için ayrıca başka metotlar ve teknolojiler kullanılmalıdır. Üretim sürecine odaklanılacaksa, çözüm için yalın üretim metotlarına başvurulmalı ve bir MES yazılımının üretim sahasına konumlandırılması gerekir. IK ve Muhasebe sürecine odaklanılacaksa RPA teknolojisine ihtiyaç duyulabilir.
Süreç madenciliği ile şirketin enerjisi doğru yere kanalize edilir ve süreç hedeflerine hızla ulaşılır.
İlgili Linkler: