… BU PROJEMİZ İÇİN RİSKTİR!

O zaman bakmamız gereken ilk şey riskin ne olduğudur.

Kendisinden eğitim alma şansına eriştiğim efsane Hoca rahmetli Prof. Dr. Muhan Soysal bizzat anlatmıştı. “ODTÜ İşletme Fakültesi’nde Stratejik Yönetim dersinin dönem sonunda tek soruluk bir sınav yapan hoca, tahtaya "What is risk?" yazar. En yüksek geçer notu, boş yanıt kâğıdının en altına sadece "This is risk" yazan öğrenci[1] alır”.

Demek ki bir diğer yapmamız gereken şey de kapsamı daraltmaktır. Biz burada sadece ERP proje risklerinden söz edeceğiz. Başka bir değişle projemizde öngörülemeyeni planlayacağız.

Proje riski, oluşması durumunda kapsam, zaman çizelgesi, maliyet ve kalite gibi bir ya da daha fazla proje hedefi üzerinde pozitif ya da negatif etkisi olabilecek belirsiz bir olay veya durumdur. Bir risk, bir ya da daha fazla nedenden kaynaklanabilir ve gerçekleşmesi halinde bir ya da birden fazla etkide bulunabilir. Bunun nedeni, olumsuz ya da olumlu sonuç olasılığı yaratan bir gereksinim, varsayım, kısıt ya da koşul olabilir.[2]

Tanımda bulunan “pozitif ya da negatif etki” sözcüklerinin altını özellikle çizdim. Çünkü “genellikle risk olumsuz bir durum yani tehlike olarak değerlendirilir. Bu nedenle risklerin olumsuz etkilerinden zarar görmemek için olasılıklar göz önüne alınarak, önlemler almaya yönelik, çalışma ve planlama faaliyetlerini içeren ve risk yönetimi olarak anılan bir disiplin ortaya çıkmıştır”. Oysa tehdit olarak değerlendirebileceğimiz riskin negatif tanımının ötesinde bazı olaylar, örneğin bir işi yapabilmek için daha kolay bir yol bulmak ya da bazı durumlar, örneğin projemizde tedarik edilecek bir malzeme ya da hizmet fiyatlarının düşük olması bize yardımcı olan durumlardır. Bir başka örnek de iddialı bir kaynak optimizasyon tekniğini benimsemek, böylece daha az kaynak kullanma şansına ulaşmak da bir risktir. Bu duruma fırsat deriz ve riskin pozitif yönünü oluşturur.

Proje riski tüm projelerde var olan belirsizlikten kaynaklanır. Projemizde her zaman beklenmedik sorunlar çıkabilir. Ekip üyeleri hastalanır ya da istifa edebilirler. Kaynaklarımız kullanılmaz hale gelebilir.

Proje başlangıcında öngörülebilen riskler, belirlenmiş ve analiz edilmiş olan risklerdir. Bunlara verilecek yanıtların planlanması mümkündür ve mutlaka projelerin hazırlık aşamasında planlanmalıdır. Öngörülemeyen riskler proaktif bir şekilde yönetilemez, bu nedenle bu tür riskler için yönetim yedeği hazırlanmalıdır. Gerçekleşmiş olumsuz bir proje riski bir sorun olarak değerlendirilir.[3]

Riski yönetmek, riski planlamak ile olasıdır. Planlamamızı bitirdiğimizde, projemiz için risk oluşturabilecek durumları tanımlamış, projemizi nasıl etkileyebileceğini belirlemiş ve bu riskin gerçekleşmesi durumunda nasıl karşılık vereceğimizi planlamış oluruz.

Risk planlaması üç aşamalı bir süreçtir.

1. Risklerin Tanımlanması: Bu işin en sağlam yolu tüm proje ekibinin katılımı ile – örneğin beyin fırtınası ya da delphi tekniğini kullanarak – olası tüm risklerin listesini çıkarmaktır.
2. Risklerin Olasılık ve Etki Analizinin Yapılması:  Oluşturduğumuz risk listesinden hareketle her bir risk için olasılık ve etki değerlendirmesi yapılır. Bu değerlendirme her şirket için özeldir. Çünkü bir şirketin bir risk için duyarlılığı başka bir şirketten farklı olabilir. Değerlendirme niteliksel ya da niceliksel olabilir. ERP projelerinde niteliksel analizin daha uygulanabilir olduğunu düşünüyorum.

Bu analizde risklerin olasılık ve etkileri DÜŞÜK, ORTA VE YÜKSEK olarak sınıflandırılır.

Olasılık ve etki matrisinden (Tablo 1) hareket ile Risk Değeri belirlenir.[4]

Tablo 1

3. Risk Yanıtlarının Planlanması: Fırsatları geliştirmeye ve proje hedeflerinin karşı karşıya olduğu tehditleri azaltmaya yönelik seçeneklerin ve eylemlerin belirlenmesidir.

Gerçekleşmesi durumunda proje hedeflerini olumsuz etkileyebilecek tehditler ya da riskler için genellikle şu üç strateji kullanılır: kaçınma, devir ve azaltma. Dördüncü strateji olan kabul etme ise hem olumsuz risklere ya da tehditlere, hem de olumlu risklere ya da fırsatlara yönelik olarak kullanılabilir.

Olumlu risklere ya da fırsatlara yönelik stratejiler ise, yukarıda belirtiğimiz kabul etme stratejisine ek olarak yararlanma, geliştirme ve paylaşmadır.

Risk yönetimi sadece proje başında bir kez yapılan çalışma değildir. Risk listesi periyodik olarak gözden geçirilmeli, gereğinde güncellenmelidir. Risk Yönetiminin ana faydası risk yanıtlarının sürekli optimize edilmesi için proje yaşam döngüsü boyunca risk yaklaşımının verimini arttırmasıdır. Amacımız projemizde karşılaşabileceğimiz tehditlerin olumsuz etkilerini en az indirmektir.