Bir işletmenin tüm bölüm ve faaliyetlerini yönetmede yardımcı olan, çoklu modül uygulamalı yazılım ile desteklenen, kurumsal kaynak planlaması (ERP) projelerinin yönetimi, bilgilerin, becerilerin, araçların ve tekniklerin, projenin gereksinimlerini yerine getirmek amacıyla proje aktivitelerine uygulanmasıdır.
Yönetim kavramı ile ilgili ilk çalışmalar hemşehrimiz (doğumu Temmuz 1841, İstanbul) Fransız yönetim kuramcısı Henri Fayol tarafından formüle edilmiştir. Bugün proje yönetimi metodolojisinde en çok sözü geçen kuruluş olan PMI (Project Management Institute) Henri Fayol’dan yıllar sonra ama büyük bir benzerlikle proje yönetimi ilkelerini belirlemiştir. Bu konunun önemi; önde gelen tüm ERP yazımlarının bir proje yönetim metodolojisinin (SAP için ASAP, MS Dynamics için SureStep gibi) olması ve gene tümünün de PMI’ın proje yönetim metodolojisi esas alınarak oluşturulmasıdır. Yeniden konumuza dönersek; proje yönetimin ne olduğu ve metodolojisi bellidir. Önemli olan bu metodolojinin NASIL ve KİM tarafından uygulanacağıdır. Üst yönetimin desteğini ardına almış ve iyi yönetilen bir ERP projesinin uygulamaya alınamaması gibi bir sorun yoktur. Eğer ERP proje yönetimini bazı bölüm çalışanlarının işlerinden arta kalan zamanlarında yürütebilecekleri bir iş olarak ele alırsak ya da proje yönetimini salt başkalarına iş gördürme etkinliği şeklinde tanımlarsak, sonuç büyük bir olasılıkla başarısızlıktır. ERP projelerinde üç noktayı kabul ederek işe başlamalıyız: ERP projeleri işletmelerin tali işi değildir. ERP projeleri bilgisayar projesi değildir. Elinizde uygulanmış ve kabul görmüş bir metodolojiniz yoksa, ERP projesini yönetemezsiniz. İşletmelerde bölüm yöneticilerinin başlangıçta ERP’nin kendilerinin iş yapış biçimini etkilemeyeceği yönünde bir inançları vardır ve bu nedenle söz konusu “tali” işe pek karışmak istemezler. ERP bir bilgisayar programı olarak görüldüğünden çoğu kez ihale BT bölümünde kalır. BT yöneticisi de artık müşteri tarafının doğal proje yöneticisidir.
Bu durumda karşımıza çıkan sorun, BT yöneticisinin proje yönetimi misyonuna sahip olup olmamasından çok, şirketlerin organizasyon yapılarından kaynaklanmaktadır. Benzer bir yaklaşım, seçilen çözüm ortağı için de geçerlidir.
Projelerde, proje yönetimi ile ilgili sorunlarla karşılaşmamak için baştan itibaren işletmeler profesyonel destek almalıdırlar. Bu konuda iki yaklaşımdan söz etmek olasıdır:
1. ERP projelerinde profesyonel proje yöneticileri ile çalışılmalıdır. Bu durumda doğrudan sponsora bağlı proje yöneticisi, müşteri ve çözüm ortağı tarafından atanan ekip liderleri ile ‘proje yönetim ekibini’ oluşturacak, proje yönetimine özgü araç ve teknikler ile projenin profesyonel bir şekilde yönetilmesini sağlayacaktır.
2. ERP projelerinde profesyonel proje denetmenleri ile çalışılmalıdır. Bu durumda ise gene doğrudan sponsora bağlı denetmen, müşteri ve çözüm ortağı proje yöneticisi rollerinin ortasında, tarafsızlık ilkesi ile koordinasyonu ve iletişimi etkin kılacak, projenin metodolojiye uygun bir şekilde ilerlemesini sağlayacaktır.
İki yaklaşım arasındaki temel fark, proje yöneticisinin proje hedeflerine ulaşmada doğrudan sorumlu, proje denetmeninin ise, proje boyunca ortaya çıkabilecek riskleri yönetmekten, projenin en etkin şekilde yönetilmesini sağlamaktan dolayısı ile projenin metodolojiye uygun bir şekilde ilerlemesinden sorumlu olmasıdır.
İlgili Linkler: