Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığı ile Gümrük ve Ticaret Bakanlığı İç Ticaret Genel Müdürlüğü tarafından ortak olarak yayımlanan 1 sıra nolu e-Defter tebliği ile yevmiye defteri ve büyük defterin elektronik defter olarak, duyurulan format ve standartlara uygun biçimde elektronik dosya olarak hazırlanması; bastırılmaksızın kaydedilmesi; değişmezliğinin, bütünlüğünün ve kaynağının doğruluğunun garanti altına alınması, ilgililer nezdinde ispat aracı olarak kullanılabilmesi ile ilgili hukuki ve teknik düzenlemeler getirilmiştir. İlerleyen dönemlerde envanter defteri, karar ve işletme defteri gibi diğer yasal defterlerle ilgili duyuru yapılacağı belirtilmiştir.
Gelir İdaresi Başkanlığı, yevmiye defteri ve büyük defterlerini elektronik defter biçiminde oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyen mükelleflerin birtakım koşulları yerine getirmelerini istemektedir. GİB’in koşullarına göre; (a) Gerçek Kişi Mükellefler için: 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu hükümleri çerçevesinde üretilen nitelikli elektronik sertifikaya sahip olunması; (b) Tüzel Kişi Mükellefler için: 397 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği çerçevesinde elektronik fatura uygulamasından yararlanma iznine sahip olunması ve bu çerçevede Mali mühür temin edilmiş olması,
elektronik defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında uyumluluk onayı almış bir yazılım kullanılmasıdır.
Defterlerin elektronik ortamda hazırlanması için XML formatında bir standart olan ve uluslararası kullanıma sahip XBRL (eXtensible Business Reporting Language) Genişletilebilir İşletme Raporlama Dili esas alınmıştır.
e-Fatura uygulamasına geçen her mükellef aynı zamanda e-Defter uygulamasına da geçmek zorundadır. e-Defter uygulamasını kullanmak isteyen mükellef ise e-Fatura uygulamasına geçmiş olmalıdır. Şirketler, e-Defter uygulaması için yazılımlarını kendileri geliştirerek ve GİB tarafından yapılan testleri tamamlayarak onay alabilir ya da www.edefter.gov.tr adresinde yayınlanan uyumluluk onayı alan bir ticari e-Defter yazılımı temin ederek e-Defter uygulamasından yararlanabilirler. Uygulama kapsamında defterler aylık dönemler itibariyle oluşturulacak ve mükellefler tarafından mali mühür ya da elektronik imza ile imzalanacak ve deftere ait özet bilgileri içerir berat dosyası oluşturacaktır. Daha sonra bu berat dosyası internet üzerindeki e-Defter uygulaması aracılığıyla GİB sistemine yüklenecektir.