Süreç, birbirini takip ederek bir amaç doğrultusunda değer yaratan faaliyetler dizisi olarak adlandırılır. 4.Sanayi Devrimine geçtiğimiz günümüz rekabet koşullarında, şirketlerin sürdürülebilirliği ve büyümesi adına atması gereken önemli adımlardan birisi, kazanılan tecrübeleri ve iş yapış şekillerini kayıt altına alarak iyileştirme çalışmaları aracılığıyla süreçleri geliştirmekten, bir diğer anlamda kurumsallaşmaktan geçer. Tüm bu faaliyetleri gerçekleştirebilmek amacıyla etkin süreç yönetimi altyapısı kurmak gereklidir.
Süreçlerle Yönetim çalışmaları kapsamında şirket faaliyetlerini belirleyerek akış halinde süreçleri düzenlemek, dokümante etmek ve performans ölçüm çalışmaları gerçekleştirmek gerekir. Süreçlerin belirlenmesi konusunda literatürde birden fazla yöntem mevcuttur; SCOR, ITIL, eTOM, APQC gibi kaynaklardan bulunduğunuz sektöre özel hazırlanmış şablonlar kılavuz olarak belirlenebilir veya operasyonel seviyedeki yöneticilerle beraber çalıştaylar gerçekleştirerek yürüttükleri operasyonları kaleme almak yoluyla süreçler kaleme alınabilir. Hazırlanan taslak süreç modellerinin süreç katılımcı ve sahipleri ile beraber üzerinden geçilmesiyle şirkete özgü dokümanlar hazırlanır. Bu çalışmalar esnasında süreçlerin olmazsa olmaz koşullarından olan performans kriteri belirleme çalışmaları gerçekleştirilir. Yönetim Bilimci Peter Drucker’ın da belirttiği üzere “ölçemediğiniz hiçbir şeyi yönetemezsiniz.” Şirketi yalnızca finansal göstergelerle yönetmek, arabanızı dikiz aynasıyla sürmeye benzer. Bu nedenle süreçlerinizdeki kritik performans göstergelerini belirleyerek mali göstergelere ek olarak, gelecek projeksiyonda gideceğimiz yönü gösterecek olan müşteri memnuniyeti, teslimat ve kalite performansı gibi kriterlerin kısa periyotlarda ölçülmesini, CEO seviyesine raporlanmasını ve aksiyon alınmasını sağlamamız gerekmektedir.
Endüstri 4.0 ile beraber bulunulan ekosistemde bir adım öne çıkabilmek amacıyla süreçlerle yönetim konusunda da otomasyona geçiş sağlanmalıdır. Bu kapsamda; yıllık ve altı aylık performans raporlamaları yerine aylık, haftalık ve anlık periyotlarla izleme yapılmalı, daha çevik hareket etme kabiliyeti kazanılmalıdır. Pratikte süreç yönetimi konusunda kullanılan yazılımlar üç ayrı şekilde sınıflandırılabilir. Birincisi; ofis programları aracılığıyla süreç akışlarını çizmek ve manuel yapılan işlemlerle performans hesaplamaları yapmak, ikincisi; konuya özel profesyonel yazılım aracılığıyla süreçleri yönetmek, üçüncüsü ise; ikincisine ek olarak, yürütülen süreçleri, kullanılan yazılım aracılıyla modellemek ve şirketin tüm yazılımlarını bu süreç yazılımı aracılığıyla kodlayarak süreç akışını sağlamak, otomatik ölçüm gerçekleştirmek. Maliyeti en yüksek olan yazılım tipleri üçüncü yöntemde belirttiklerimdir. Çünkü bu metotta, tüm iş süreçlerini yazılım üzerinden kodlayarak daha kapsamlı çalışmalar gerçekleştirilir. Banka gibi birden fazla bayide operasyon yürüten, en ufak bir hatada şirkete maddi açıdan kayba neden olabilecek durumlarda bu yöntem tavsiye edilir. Örnek vermek gerekirse, kredi verme koşullarında bir değişiklik gerçekleştirildiğinde, merkezden ilgili değişiklik yazılım üzerinde kodlanır ve tüm bağlı kuruluşlarda değişiklik hızlıca devreye alınır. Eğer yönettiğiniz firmada böyle bir durum söz konusu değilse, bir ve ikinci yöntem olarak belirtilen model üzerinden gitmek en doğru olanıdır.
Özetlemek gerekirse, süreç sahipleri ile beraber ofis programları aracılığıyla herkese rahat gelecek şekilde süreçler belirlenir, eş zamanlı olarak ölçüm altyapısı kurulur. Belirli bir olgunluğa gelinmesi ile beraber ofis programlarının ihtiyaçları karşılamadığına kanaat getirildiği noktada, süreç yönetimi sürecinin kolay takip edilebilir ve yönetilebilir hale gelmesi amacıyla süreç yönetimine özel yazılım tedarik edilebilir. Bu bağlamda süreç yönetimi sisteminin etkinliği; kullanılan yazılımın tipi ne olursa olsun, sürecin herkes tarafından doğru bilinmesi, periyodik olarak ölçümlendirme ve hedef gözden geçirme çalışmaları yaparak iyileştirmeye açık noktaların tespit edilmesi ve sürekli iyileştirme çalışmalarının gerçekleştirildiği altyapı ile sağlanır.
İlgili Linkler: