Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) sistemi birçok modül uygulamalarından oluşan; işletmelerin, aktiviteleri ve kaynakları ile ilgili planlama, yürütme ve kontrol faaliyetlerini gerçekleştirmelerine olanak veren entegre bir yazılım paketidir. 

Bu tanım doğrultusunda ERP uygulamaları basit bir Bilgi Teknolojisi (BT) adaptasyonu şeklinde değerlendirilmemeli, kurumsal dönüşüm projeleri olarak ele alınmalıdır. Birçok şirket bu süreci teknolojik yenilik ve organizasyonel değişim yönetimi açısından oldukça zorlu bir deneyim olarak nitelendirmektedir. ERP’ye geçiş kararı alan işletmelerin bu uzun soluklu dönem sonucunda başarıya ulaşabilmeleri için kritik faktörlerden ilki, üst yönetimleri tarafından ilk aşamadan itibaren sürekli desteklenmeleri ve motive edilmeleridir. Bilimsel araştırmalar göstermektedir ki projelerin başarısı ile organizasyonun yapısı ve kültürü arasında güçlü bir bağ bulunmaktadır.

Seçilecek ERP yazılımı ve tedarikçileri ile kurulacak ilişki evliliğe benzeyen uzun vadeli bir ilişkidir; geri dönüşü mümkündür, fakat maliyetli ve sorunlu olacaktır. ERP seçiminde mutlaka uzun vadeli düşünülmeli, şirketin kurumsal stratejilerine ve vizyonuna bugün ve gelecekte cevap verebilecek olan yazılım seçilmelidir.

Bir sonraki aşama olan Kavramsal Tasarım aşaması, iş süreçlerinin detaylı ve uçtan uca, yazılımın işlevlerine uygun bir şekilde yeniden tasarlanmasıdır. Bu aşamada birçok farklı birimin katılım sağlayacağı çok sayıda çalıştay/toplantı gerçekleşmektedir. Buradaki başarı faktörü, işletmenin ölçeği, farklı birim sayısı ve iş yapış çeşitliliği doğrultusunda bu aşama için gerekli zamanın ayırılmasıdır. Bu aşama, iş süreçlerine yönelik iyileştirmelerin de gerçekleştirilmesi için fırsat olarak görülmelidir.

ERP uygulaması, tasarlanan süreçlerin yazılıma yansıtılmasıdır; dolayısıyla tasarım sonraki tüm aşamalar için temeldir. Bu aşamada ortaya çıkan karar noktalarının tüm yönleri ile değerlendirilerek sonuçlandırılması önemlidir. Çünkü sonraki aşamalarda bu noktalara geri dönmek, ilişkili birçok noktayı da gözden geçirmeyi gerektirecektir. Bu aşamada farklı iş birimleri ilk defa aynı masa etrafında toplanarak birbirlerinin yaptığı işlerin detaylarını, zorluklarını ve önemli noktalarını öğrenme fırsatı bulacağından; bu aşama günümüzde işletmelerin en çok şikâyet ettikleri konuların başında gelen farklı birimlerin birbirinden habersiz, silolar şeklinde çalışmalarını sona erdirecek önemli bir fırsattır.

ERP uygulaması aşamasında ise en kritik başarı faktörü, uygulamanın yeterli sayı ve detay seviyesinde test edilmesidir. Etkin şekilde yürütülen testler sonucunda sistemin devreye alınmasından sonra karşılaşılabilecek birçok sorun proaktif olarak çözümlenebilmektedir. 

Testlerin ve tüm uygulamanın başarısını etkileyecek önemli bir diğer konu ise ERP’lerde işlemler için önceden sisteme tanıtılan veri yapıları (malzeme, tedarikçi, müşteri, ürün ağacı, vb.) olan ana verilerdir. Bu yapıların gerçeğe uygun, kaliteli ve doğru olması yapılacak işlemlerin de doğruluk oranını artıracaktır. 

Diğer başarı faktörü ise eğitimdir. ERP projesinde görevli ekiplere yazılıma ilişkin eğitim aldırılması ve uygulamanın devreye alınmasından önce tüm kullanıcılara uygulamalı olarak eğitim verilmesi gerekmektedir. Son kullanıcıların benimsemeyecekleri bir sistem ne kadar mükemmel tasarlanmış olsa da başarısız olarak algılanacaktır.

Sistemin devreye alınmasından sonra karşılaşılması olası sorunların hızlı çözümlenmesini sağlayacak destek yapısının oluşturulması da önemlidir. ERP projeleri, uzun soluklu olduğu için sistemin devreye alınmasının ardından çoğu işletme sistemi izleme ve iyileştirme ivmesini azaltmaktadır. Hâlbuki sistemin esas başarısı, ERP öncesindeki döneme göre işletmeye sağladığı faydalar ile ölçümlenmelidir. Dolayısıyla sürekli gelişim ve iyileşmeye açık olan iş süreçlerini odağında bulunduran ERP sistemlerinin de sürekli iyileştirilmesi önemlidir. 

Söz konusu aşamalar ve ilişkili başarı faktörleri Şekil 1’de verilmektedir:

Şekil 1. ERP Uygulama Projelerine İlişkin Kritik Aşamalar ve Başarı Faktörleri

ERP projelerine dâhil olan ekiplerin koordinasyonunun yanı sıra entegrasyon noktalarını takip ederek tüm süreç sahiplerinin ve proje ekibinin aynı noktada buluşmasını kurumsal bilgi yönetimi ile birlikte sağlayacak etkin bir proje yönetimi de son derece önemlidir. 

ERP projelerindeki başarı faktörlerini belirlemeye yönelik literatürdeki birçok çalışmada belirlenen başarı faktörlerinin başarısızlık faktörlerinden farklı olduğu görülmektedir. Bu bağlamda, şirketler başarı için farklı faktörlere odaklanırken başarısızlığı engellemek için farklı faktörlerden kaçınmak durumundadır. Her işletme, kendi kurum kültürü doğrultusunda başarı ve başarısızlık faktörlerini tanımlamalıdır.

Sonuç olarak, ERP uygulayacak bir işletmenin, şirket vizyonu doğrultusunda kendi operasyonlarını yeniden tasarlayıp resme dökeceği düşünülürse, ERP sistemleri boş bir çerçeve, tuval, resim malzemeleri (boya, fırça,  vb.) ve bu malzemelere ilişkin kullanım kılavuzundan ibaret olan bir resim setine benzetilebilir. Şirketler, bu tuval üzerine malzemeleri kullanarak kendisini en iyi ifade eden resmi oluşturmalı, boş olan çerçeveyi en uygun şekilde doldurmaya çalışmalıdır.