ERP sistemleri kurumun ana omurgasını oluşturmaktadır. Yoğun rekabet ortamında değişimin sürekliliğini yakalayabilmek, hedef ve politikalarla uyumlu çözümleri bulabilmek için başlangıçta doğru yazılım teknolojilerinin seçilmesi gerekmektedir.
ERP projesinin en başında ERP seçim komitesinde görev alacak üyeler ve proje yöneticisinin seçilmesi gerekmektedir. Eğer proje yöneticisi bünyede yok ise bu konuda tecrübeli bir kişi firmaya kazandırılmalıdır. Akabinde yazılım seçiminde yapılacak çalışmalar aşağıdaki gibidir:
- Yönetimin gelecek öngörüleri alınmalı,
- Mevcut Durum Analizi (MDA) çalışması konusunda uzman danışman firmaya yaptırılmalı,
- CV taranması yapılarak projede anahtar kullanıcı olacak çalışanlar seçilmeli,
- Anahtar kullanıcılarda eski / yeni çalışan karma yapısı oluşturmak için belirlenen pozisyonlara çalışma arkadaşları alınmalı,
- Proje kapsamı belirlenmeli,
- Proje master planı oluşturulmalı,
Seçilen ERP yazılımının işletmenin mevcut insan kaynağı ve bilgi kaynakları ile uyumu önemlidir. Yazılım seçim süreci aşağıdaki genel adımların içermektedir.
- Seçilen ERP yazılım firmalarından genel sunum alınmalı,
- Yapılan MDA çalışması ve hazırlanan data paketi, firmaya verilerek yazılım üzerinde firma bilgileri ile detaylı sunumu alınmalı,
- Tanıtımı alınan ERP yazılımının diğer firmalarda benchmark yapılmalı,
- Yazılım seçimi yapılmalı,
ERP yazılımı satan firma ile danışman firma aynı ise yukarıdaki tek süreçte seçim yapılabilir. Yazılım ve danışman firma ayrı ayrı seçim yapılması durumlarda, yazılım seçimindeki adımlar aynen danışman firma seçiminde de uygulanmalıdır.
Yazılım seçiminde matematiksel bir sonuca ulaşmak için firmalar kendilerine özgü kriterler belirleyebilirler. Örneğin,
- Referanslar
- Kullanım kolaylığı
- Teknolojik alt yapı
- Yetkilendirme
- Satış sonrası destek
gibi. Bu kriterleri ağırlık katsayısı ve 10 üstünden değer biçerek yazılımlar sıralanabilir.
Bunun yanında, yazılımın uyarlanması için alternatif danışman firma var ise bunların arasında seçim yapmak için farklı kriterler uygulamak gerekmektedir. Örneğin,
- Danışman Cv
- FCP (yapılan tam projeler)
- Fiyatı
- Referansları
gibi.
Her ERP sistemi uygulamasının başarılı olacağı söylenemez. Fakat temel bazı kriterlere dikkat edildiğinde başarıya ulaşmaması için de bir neden yoktur. Kurumların kendilerine en uygun ERP yazılımını seçmesi, uygulama için stratejik bir yol haritası ve proje planı oluşturması, iş süreçlerini etkin bir şekilde tasarlaması, çalışanlarına gereken eğitimi vermesi, şirket içinde kültürel değişimi gerçekleştirmesi, ERP sisteminin başarısına önemli oranda katkıda bulunacaktır.