Organizasyonlar ne kadar mükemmel olurlarsa olsunlar, kuruldukları dönemde ne kadar etkin ve verimli çalışırlarsa çalışsınlar, ilerleyen zamanda kontrol edemedikleri çevresel etkenler ve kendilerinden daha hızlı gelişen teknolojik ve ticari unsurlar ile rekabetin etkisi karşısında varlıklarını sürdürmek için değişime ihtiyaç duymaktadırlar. Bu değişim için işletmenin durmaya, değişim için bir zaman dilimi boyunca bulunduğu rekabet ortamından uzaklaşmaya tahammülü yoktur.
Bir diğer deyişle, gerekli olan değişimin, tüm işletme fonksiyonları aktifken ve rekabet ortamında faaliyet gösterilirken gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Bu anlamı ile yeniden yapılanma projelerindeki en önemli ve odaklanılması gereken konu değişimden ziyade değişimin nasıl yönetileceği konusudur.
Her yeniden yapılanma projesinin başlangıcında işletmenin işinin, stratejisinin ve içinde bulunduğu rekabetçi ortamın analizi gerekmektedir. İş tanımının ve kurum stratejisinin, değişen çevresel etkenler altında gözden geçirilmesi gerekmektedir.
Öte yandan, kurumsallaşma ve yeniden yapılanma projelerindeki temel hedefler;
• Bireylerin etkisinden olabildiğince bağımsız olmak, İşletme fonksiyonları ve operasyonlarının bireylerden bağımsız olarak çalıştırılabilir olması, işletmenin tek tek bireylere olan ihtiyacının azaltılması, bireylerden ziyade yetkinliklere odaklanılması kurumsallaşma felsefesinin temelinde yer alan olgudur. Bir diğer deyişle, kişisel hafızadan kurumsal hafızaya geçilmesi için görevler ve bu görevleri yerine getirmek için gerekli yetkinliklerin büyük bir keskinlik ile tanımlanabilmesi gerekmektedir.
• Çoğaltılabilir – çoklanabilir olmaktır. Kişisel hafızadan kurumsal hafızaya geçilmesi, nasıl ki kurumsallaşma felsefesinin temelinde yer alan olguysa, çoklanabilir bir kurum hafızasına erişilmesi, iyi uygulama örneklerinin bir sistematik dâhilinde çoklanabilmesi, bireysel deneyimden kurumsal deneyime geçilmesidir.
Bu anlamı ile kurumsallaşma projelerinde, işletme stratejisinin gözden geçirilmesinin ardından, her işletme fonksiyonu için stratejik amaçlara uygun operasyonel planların ve bu operasyonel planlara uygun görevlerin ortaya konulması, ortaya konulan bu görevlere uygun yetkinlik planlarının yapılması gerekmektedir. Bu noktada en fazla odaklanılması gereken konu, işletmenin hali hazırdaki görev operasyon planları ve görev tanımlarının, yeni yapılanmaya uygun olup olmadığının kontrol edilmesi konusudur. Değişim projeleri genellikle bu aşamada kesintiye uğramaktadır. Çeşitli nedenlerden kaynaklanan değişime direnç (personel, yönetimin değişim sorumluğunu üstlenmemesi vb.) mevcut operasyonel planlar ve görev tanımlarında revizyonlar yaparak yeni sisteme geçiş yapma eğilimi göstermektedir. Gerçekten yapılması gereken kurumsal dönüşümün karşısındaki en büyük tehditle, mevcut sistem üzerinde revizyonlar gerçekleştirerek yeni bir organizasyona erişmeye çalışırken karşılaşılmaktadır. Bu engelin aşılmasının tek yolu, şirket üst yönetiminin değişim kararlılığıdır.
Değişim yönetimindeki en önemli konu ise, tasarlanan sistemin yukarıda da belirtildiği gibi, bireysel etkenlerden olabildiğince uzak ve çoklanabilir olmasıdır. Bu iki gereksinimi karşılayabilmek için esnek ve kurum beklentilerine uyum gösterebilen bir kurumsal kaynak planlama yazılımı kullanılmasıdır. Değişim projelerinin büyük çoğunluğunda işletmeler kullandıkları ERP yazılımlarını değiştirmek zorunda kalabilmektedirler. Zira hâlihazırdaki sisteme hizmet vermek üzere tasarlanmış olan yazılım, yeniden yapılandırma projesi sonucu ortaya çıkacak yönetsel modele uyum sağlayamamaktadır. Bu durumun engellenebilmesi için olabildiğince esnek ve farklı yönetim modellerine uyum sağlayabilecek kurumsal kaynak yazılımlarının kullanılması gerekmektedir.