İşletmeler örgütsel değişim, yeni teknolojilerin ortaya çıkması, büyüme, şirket satın alımı vb. faktörlerin etkileriyle farklı zaman noktalarında bünyelerine farklı yazılımlar sokmaktadırlar. Çeşitli araştırmalar bu yatırım tarzının pek çok şirkette gerçek gereksinimin çok üstünde yazılım bulunmasına yol açtığını ve oluşan yapının çarpık ve hantal olduğunu ortaya koymaktadır. Bu yapının kök nedeni olarak şirketlerin özenli biçimde stratejik portföy yönetimi yapmamaları gösterilmektedir.
Tanım
Uygulama Portföy Yönetimi (application portfolio management) uygulama yazılımlarının kategorilere ayrılması, değerlendirmesi ve rasyonelleştirilmesi işlerinin sürgit yapılmasıdır.
Sorunlar
Stratejik portföy yönetimi yapmayan şirketlerde gözlenen bozuklar başlıca aşağıdaki başlıklar altında toplanmaktadır:
- Şirkette birbirleriyle çakışan teknolojiler, tekrarlı işlevler ve enformasyon siloları içeren kompleks mimariler oluşturmaktadır
- Yazılım portföyü ile şirketin rekabet ve yönetim stratejilerinin hizalanmasında problemler yaşanmaktadır
- Süreçler verimsizleşmekte, kaynak kayıpları olağan hale gelmektedir
- Birinci sınıf servislerin verilmesi sıkıntıya girmekte, iç ve dış müşteri tatmini arzulanan düzeylere erişememektedir
- Ölçeklenebilirlik gereksinimleri karşılanamamakta, maliyetler karlılıktan daha hızlı artar hale gelmektedir
- Büyük çaplı entegrasyon projeleri zorunlu hale gelmekte, kaynaklar görece etkisiz alanlara harcanmaktadır
- Yazılım yaşam çevrimi yapmak güçleşmektedir.
Bu sorunların giderilmesi için öncelikle yazılım portföy rasyonelleştirmesi yapılmalıdır.
Adımlar
Yazılım portföy rasyonelleştirmesi şu başlıkları içermektedir:
- Yazılım lisans optimizasyonu
- Yaşlı, tekrarlı ve düşük değerli yazılımların kullanımdan kaldırılması
- Server optimizasyonu
- Veri depolama optimizasyonu
- Standart ortak teknoloji platformunun oluşturulması
- Yararların duyurulması
Yazılım portföyünün rasyonelleştirilmesi işletmelerde seyrek yapılan bir çalışma olsa da gerçekte her yeni yazılım kullanımına geçişte göz önünde bulundurulması gereken bir bakış açısı ve ilkeler bütünüdür.
Bazı Engeller
Uygulama portföy yönetiminin başlangıç fazlarında karşılaşılan gelen engeller:
- Yönetişim sürecinde belirsizlik; hangi kural ve pratiklerin nasıl uygulanacağı tam bilinemeyebilir.
- Uygulama değerlendirme fazla ciddiye alınmayabilir.
- İş yöneticileri farkındalık ve sorumluluk sıkıntıları çekebilirler.
Yararlar
Yazılım portföy rasyonelleştirme çalıştırmaları bir ilk yatırım maliyeti gerektirse de sonucundaki kazanımları şöyle sıralayabiliriz:
- Toplam sahip olma ve karmaşıklık maliyetleri azalacağı için IT bütçeleri rahatlayacak ve işletmenin rekabet gücüne, büyümesine ve inovasyon yapmasına katkıda bulunacak şekilde kullanılması kolaylaşacaktır
- Yazılımların gereksiz yayılma ve kontrol edilemeyecek tarzda büyüme riskinin önüne geçilecektir
- Şirketlerin çeviklikleri artmakta, dış değişime yanıt verme refleksleri gelişmektedir
- Satıcı konsolidasyonu sağlanabilecek, tedarikçi yönetim yükü azalacaktır
- Yazılım portföyünün rasyonelleştirilmesi dijital dönüşüm çalışmalarının daha iyi yönetilmesini ve hız kazanmasını sağlar.
- Paranın nerelere harcandığını görünür kılar, böylelikle yaratılan değerin ölçülebilmesini kolaylaştırır.
- Uygulamaların çok farklı boyutlarda; işletmeye sağladığı değer, aciliyet, finansal geri kazanım vb. önceliklendirilmelerini sağlar.
Sonuç
Yazılım portföy yönetimi hangi uygulama yazılımlarının bakımının yapılacağı, hangilerinin değiştirileceği, hangilerine yatırım yapılacağı, hangilerinin kullanımdan kaldırılacağı bilgilerini üretir. Bakım bataklığından korunmayı sağlar!
Portföy perspektifi mevcut uygulamaları işletme departmanlarında ve süreçlerinde kullanılabilecek potansiyel uygulamalar boyutunda değerlendirir ve dönüştürür.
Giderek dijitalleşen şirketler genel sağlıklarını korumak istiyorlarsa yazılım portföy yönetimi ve rasyonelleştirilmesi konusuna büyük önem vermek zorundadırlar!