Gün geçtikçe daha da zorlaşan rekabet ortamında, işletmelerin güçlerini kaybetmeden ayakta kalabilmek ve varlıklarını sürdürebilmek için Verimlilik, Kalite ve Maliyetlerini kontrol altına alması kaçınılmaz bir hal almıştır.
Hızlı değişen iş koşullarını önceden tahmin edebilmek ve fırsatlara karşı hızlı karar verebilmek için güçlü bir bilgi toplama ve raporlama imkânı sağlayan bilgi sistemlerine ihtiyaç vardır. Tüm bunların sağlanabilmesi için en önemli araçlardan birinin ERP yazılımı olduğu herkes tarafından bilinen bir gerçektir.
Başarılı bir ERP projesi uzun vadede şirkete milyonlar kazandırabileceği gibi, başarısız bir proje ise milyonlar kaybettirecektir. Başarısızlık riskini minimuma indirmek için iyi bir planlama ve iyi bir proje yönetimi gerekir. Proje hedefini ulaşılabilir tutmalı ve şirketin stratejisine, iş yapış şekillerine uyum sağlayan bir yazılım ile yola devam edilmelidir.
Satın alınacak olan ERP yazılımıyla danışman firma ile şirket arasında uzun yıllar birlikteliğin devam edeceği bir evliliğin ilk adımı atılmış olur. Mutlu bir birlikteliğin devamı için taraflar arasında uyumsuzluk olmamalı ve ileride değişen iş yapış şekillerine hızlı bir şekilde uyum sağlanabilmelidir.
Unutulmamalıdır ki ERP Projesi bir bilgi işlem projesi değildir. İşletmenin bütününü kapsayan, sahibi Üst Yönetim olan bir projedir. Bu nedenle Üst Yönetim desteği projenin en önemli etkenidir ve projenin her safhasında kendisini hissettirmelidir. Proje yöneticisi ve ekibi işletmedeki boş vakti en çok olan kişilerden seçilmemeli ve üst yönetimin tayin ettiği, işletmenin süreçlerine hâkim, tam zamanlı olarak çalışabilecek ve mümkünse değişmeyecek kişilerden seçilmelidir. Bu ekip ile mevcut iş süreçlerinin durum analizleri (AS-IS) yapılmalıdır. Bu aşamada yönetim danışmanlığı hizmeti almak yararlı olabilir. AS-IS dokümanları ortaya konularak incelenmeli, yapılması gereken iyileştirmeler tespit edilmeli ve olması gerekenler (TO-BE) belirlenmelidir.
Bu çalışmalar sonucunda ERP yazılımından beklentiler dokümanı (RFP) oluşmuş olmalıdır. Bu RFP dokümanı yazılım seçiminde doğru kararı verebilmek için son derece önemlidir.
Seçilen ERP paketini firmanızda uyarlayacak danışman firma ile şirketiniz bünyesinden oluşan anahtar kullanıcıların iletişimi üst seviyede olmalı ve firma geneline yayılmalıdır. Uyarlama çalışmaları boyunca proje hedefleri ve gelinen yerler Üst Yönetim tarafından sıklıkla denetlenmelidir. ERP, kurumlar için hayati öneme sahip stratejik bir araçtır. Bu kadar önemli bir proje sahipsiz bırakılmamalıdır.