TED Üniversitesi, öğrenci yönetiminde kullandığı mevcut sistemi koruyarak idari süreçlerini buluta taşıdı. TEDÜOne Dönüşüm Programı kapsamında yürütülen OneCore projesi, beş aylık çalışmanın ardından 1 Eylül 2026’da kullanıma açıldı.

Proje, üniversitenin yanı sıra iktisadi işletmesini, TEDUTech’i ve vakfını da kapsadı. Bu yapıların finans, insan kaynakları ve satın alma süreçleri ortak bir altyapıda birleştirildi. Çalışmada TED Üniversitesi ekipleriyle birlikte Arete Consulting, VesaCons ve RTC yer aldı.

Arete Consulting’in paylaştığı bilgilere göre, üniversite daha önce süreçlerini SAP ECC üzerinden yürütüyordu. Buluta geçiş planlanırken öğrenci işlemleri için yıllar içinde üniversitenin ihtiyaçlarına göre şekillenen yapının korunması tercih edildi. Öğrenci yaşam döngüsünü yöneten SLcM ile alacak ve tahsilat işlemlerinde kullanılan FI-CA, kurumun kendi altyapısında çalışmaya devam etti. Finans, muhasebe, satın alma, proje ve bütçe yönetimi ise SAP Cloud ERP’ye taşındı.

Bu iki ortamın birlikte çalışması için SAP BTP ve Integration Suite üzerinden bağlantılar kuruldu. Öğrencilere ilişkin tahsilat işlemleri buluttaki finans sistemiyle bütünleştirildi. Kullanıcıların sistemlere tek girişle erişebilmesi için tek oturum açma altyapısı da devreye alındı.

Arete’nin aktardığı uygulama detaylarına göre, kuruma özgü ihtiyaçlar karşılanırken bulut ERP’nin standart yapısının korunmasına dikkat edildi. Bütçelerin proje bazında takip edilmesi, satın alma talebi oluşturulurken bütçe kontrolü yapılması, kalem bazında limit belirlenmesi ve bütçe kalemleri arasında aktarım yapılması sağlandı.

İnsan kaynakları süreçlerinde SAP SuccessFactors kullanıldı. RTC e-Dönüşüm çözümleriyle gelen e-faturaların onaylandıktan sonra otomatik olarak tedarikçi faturası kaydına dönüştürülmesi sağlandı. e-Hesap Özeti entegrasyonları ve Arete’nin e-FinanceXpert ürünü de projede yer aldı.

Personel zimmetlerinin takibi de çalışma kapsamında ele alındı. Kullanıma alınan çözümle çalışanlara teslim edilen demirbaşların dijital onayla kaydedilmesi, bina, kat ve oda bilgileriyle izlenmesi ve işten ayrılış sırasında zimmet kontrolü yapılması mümkün oldu.

Üniversite, OneCore ile kendisine bağlı yapıların süreçlerini birlikte yönetmeyi ve verileri ortak, tutarlı bir yapı üzerinden takip etmeyi hedefliyor. Sistemin kullanıma açılmasının ardından, süreçlerin geliştirilmesi ve kullanıcı deneyiminin iyileştirilmesini kapsayan ikinci faz çalışmalarına da başlandı.

Bu haber, Arete Consulting’in paylaştığı proje bilgileri, TED Üniversitesi adına yapılan OneCore paylaşımı ve VesaCons’un canlıya geçiş açıklamasından yararlanılarak hazırlanmıştır.