Günümüz ekonomik koşulları maalesef tüm dünya ülkelerinin başlıca konusu durumunda. Eskiden sadece ülkemizi aşırı etkilediğini düşündüğümüz enflasyon, en gelişmiş Avrupa ülkelerinde bile hayatı negatif etkilemeye başladı.
Bunun yanında Çin’in elektrikli araçlardaki başarısı Avrupalı Otomotiv devlerinin pazar paylarında büyük düşüşlere sebep oldu.Tasarımlardaki radikal değişiklikler ile yapılan karşı hamleler ibreyi tersine çevirmeye yetmemekle beraber yapılan tasarımsal hatalar da işin tuzu biberi oldu. Pek tabi ki Avrupa’nın tedarikçisi konumundaki ülkemiz de bu düşen pazar payı sebebi ile ayrıca etkilendi. Tüm bunlara sürekli artan işletme maliyetlerine rağmen hemen hemen sabit kalan kur etkisi de eklenince tüm işletmeler küçülmeye ve tasarruf tedbirine başvurmak zorunda kaldılar.
Özellikle Üretim sektöründe faaliyet gösteren işletmelerde sürekli para harcayan, masrafkalemi olarak görünen iki bölüm vardır. Ne üretiyor olursanız olun bu hep böyledir. Bakım ve Bilgiişlem departmanı.
Bu departmanlar ile Üst yönetimle ya da Finans departmanları arasında sürekli bir gerginlik durumu vardır. “Çok masraf ediyorsunuz, çok para harcıyorsunuz” gibi eleştirilerin ardı arkası kesilmez. Aslında mecburi yapılan bu harcamalar, üretime direk etki etmediği için ya dabölümlerin katma değerli bir ürün çıktısı olmadığı için sürekli göze batar.
Yakın zamana kadar hep aynı şekilde süregelen bu yargı en azından Bilgiişlem departmanı için, RPA ile ters yönlü bir değişime uğramaya başladı. Şimdi oyunun kurallarınıyeniden yazma zamanı.
Bilgiişlem artık, “para harcayan” departman statüsünden çıkarak, tasarruf ettiren, para kazandıran, daha az emekle daha fazla işgücü sağlayan ve hatta “insan” faktörünün dezavantajlarını bertaraf ederek verimliliği en üst seviyeye taşıyan projelere imza atabilir.
Nasıl mı?
RPA ile...
RPA işletmelerin ihtiyacı olan verimlilik artışını ve tasarruf çalışmalarını destekleyebilir. Daha az işgücü ile daha çok iş yapmanın önünü açabilir.
Eminim ki her işletmede X günde, X haftada, X ayda gibi belli periyotlarda yapılması gereken birçok iş var. Fatura girişleri, veri girişleri, listelerin güncellenmesi, raporların çalıştırılması ve sonuçların özetlenerek kayıt altına alınması gibi sayısız senaryo bir çırpıda aklınıza gelebilir. Aslında çok katma değersiz bir işlem olan bu veri giriş operasyonunun kendisi olmasa da sonucu işletmeler için çok önemli. Bu sebeple her seferinde, tam zamanında ve tamolarak doğru yapılması gereken bu tarz işlerin insan hatasından arındırılması kritik bir öneme sahip. Bu sebeple bile birçok kritik işte, veri girişini yapan ayrı ve veriyi kontrol eden farklıdır. Verinin kalitesinin bize maliyeti daha fazla işgücüdür.
Ancak bu hep böyle olmak zorunda değil. İyi bir süreç analizi ile işletmelerinizdeki bu dar boğazları aşmak, Dijital Yaka çalışanlar ile hatasız projeler oluşturmak, verimliliği artırmak, değişik platformlar arasındaki entegrasyonu sağlamak, daha az çalışanla çok daha fazla iş yapmak ya da katma değersiz veri girişi gibi işlemleri RPA’e yaptırarak asıl katma değerli iş olanverinin analizinde ve karar destek süreçlerinde çalışanlara daha fazla zaman tanımak RPA ilemümkün.
Peki nerden ve nasıl başlamalı?
Öncelikle kullanacağınız platforma karar vermelisiniz. Kısa bir araştırma, birkaç demoyada benzer kullanıcı deneyimleri sizi sonuca götürecektir. RPA ekosisteminde 3 temel yapı bulunur. Projelerin kodlandığı Development (Geliştirme) sistemi, kodların çalışacağı dijital yakanız robotlar, hangi robotun ne zaman ne yapacağı gibi yönetsel işleri yapan ana kontrolbirimi. (Orchesrator).
RPA çalışmaları öncelikle aday projeleri belirlemek ile başlar. Mümkün olduğunca fazla sayıda aday proje belirleyin. İlk aşamada gerçek RPA proje adaylarının yanında rapor talepleri yada raporun her sabah gönderilmesinin sağlanması gibi birçok istek gelebilir. Ayırt etmeksizin bütün adayları toplayın. Sonra bu projelerin FTE analizlerini yapın. En dramatik, en faydalı,kazancı en yüksek proje ile işe başlamak hem üst Yönetimi hem de ilgili departmanları ikna etmek için elinizi güçlendirecektir.
Başlangıç projenizi de belirlediğinize göre şimdi işin geliştirme kısmına geçebilirsiniz.Piyasada birçok firma geliştirme konusunda size destek verebilir. Yani bu işi komple outsourceedebilir ya da kendi bünyenizdeki RPA Developer ile çalışabilirsiniz. Genellikle bir doküman,bazen de bir video kaydı ile işin kullanıcılar tarafından nasıl yapıldığına dair bilgiler toplanması önemlidir. Sürekli kullanıcıya işlem adımlarını sormak yerine bu kaynakları kullanarak kodlamanın devam etmesi işi hızlandıracaktır.
Ancak burada atlanmaması gereken çok önemli bir nokta var. Kullanıcılar muhtemelen tek düze bir algoritma ile yapıyı size aktaracaklar. Buraya girilir, buna tıklanır, bu alan doldurulur vb. Tabi ki bu bilgiler çok önemli ve temel yapıyı oluşturuyor. Ancak başarılı bir proje, çalışması esnasında çıkan İSTİSNA yönetiminin zenginliği ve kalitesi ile belli olur. Sayı girilmesi gereken biryere metin girilirse, girilen sayı olması gerekenden çok büyükse, ondalık binlik ayıraçları farklı geldi ise, kullanılan program bir hata mesajı döndürdü ise ya da kullanılan bir web sayfası normalden daha yavaş çalışıyorsa gibi birçok istisna çıkabilir. Mümkün olduğunca bu istisnaların yönetilmesi, kodun bu istisnalara karşı hazırlıklı olması çok önemlidir.
RPA projelerinin en büyük düşmanı “Bizi işimizden edecek” endişesi yaşayan çalışanlarve “Bu iş öyle insansız yapılmaz” düşüncesine sahip yöneticilerdir. Ancak bu doğru değil. RPA projelerinin amacı çalışanları işten çıkarmak asla değil. Katma değersiz ve sürekli yapılan standart işleri insan yerine Robot yazılımlara yaptırarak çalışanların motivasyonunu yükseltmek, daha dingin bir kafa ile, yapılan işlemin sonucunu analiz etmesini sağlamak, fazla mesai baskısından kurtularak daha verimli çalışmasını sağlamak, bıkkın bir çalışan profilinden aktif dinamik bir çalışan profiline kavuşmasını sağlamak.
Pek tabi ki RPA projesi ile çalışan sayısında tasarruf sağlanacaktır. Ancak bu bizi ya ihtiyaç olan yeni çalışanın istihdam edilmemesine ya da mevcut çalışanların başka işlere kanalize edilmesi götürmelidir. Birçok firma üçüncü bir yol daha izliyor. Gerçekten bir fazla çalışan kaynağı oluşursa, talep usulü ile bu çalışanlardan yatkın olanları RPA proje ekibine aktararak yazılım geliştirme ya da diğer süreç analiz işlemlerinde istihdam etmek.
Artık kodlamamızda yaptığımıza göre dijital yakamızı işbaşı yaptırabiliriz. Sonuçlarıizleme, istisna yönetiminin yeterli olup olmadığını kontrol etme zamanı gelmiştir. Bu aşamada robotun çalışmasını izletmek son kullanıcılar üzerinde inanılmaz bir etki bırakıyor. Biraz endişe artacak, kabul. Ama sonrasında saatlerce uğraştığı işlemlerin takır takır yapılarak önüne gelmesi hepsinin keyfini artıracaktır. 1,2 hafta sonra işin keyfini ve faydasını gören çalışanlardan birer ikişer talepler yağmaya başlayacaktır. Her bir talep verimlilik artışı, otomasyon, çalışan memnuniyeti, kaliteli veri girişleri, standardizasyon, işlerin çok daha kısa sürede tamamlanması ve dolayısıyla tasarruf olarak geri dönecektir.
RPA projelerini sırtlayan bir departman olarak artık “Masraf Merkezi” listesinden bilgi işlem departmanını çıkararak bakım departmanını bu listede tek başına bırakabiliriz.
Artık mümkün...