İşletmelerin kuruluş amacı kar elde etmektir. İşletmeler satış fiyatlarını belirlerken özellikle birim maliyetler konusunda doğru ve tam bilgiye ulaşmakta zorlanmakta, toplam maliyetler üzerinden hesaplamalar yapmaya çalışmaktadırlar. Maliyetleri doğru hesaplamanın yolu bilgisayar sistemlerinde kayıtların doğru tutulmasından geçer. “Ülkemiz işletmelerinin ancak %3’ünde bilgisayar, geri kalan %97’sinde ise hala klasik maliyet tespit yöntemleri kullanılan” 1980’li yıllardan günümüze gelindiğinde, bilgisayar sektöründeki değişimler sonucu maliyetlerini hesap makinesi ve defter ile hesaplayan işletmeler artık kalmamıştır. Kurumsal Kaynak Planlaması (KKP-ERP) gibi özel programlar kullanılmasa da maliyetler bilgisayarlardaki ofis programları yardımıyla hesaplanırken, büyük boy kağıtlara yapılan klasik maliyetler tarih sayfalarında yerini almıştır. Kayıtlarını doğru tutmak isteyen işletmeler özellikle son 20 yıldır bilgisayar kullanmakta ve programlar yardımıyla yapılarını geliştirmeye çalışmaktadırlar. Bu aşamada KKP Sistemleri, işletme kayıtlarını doğru bir şekilde tutarken maliyetleri doğru bir şekilde hesaplama yeteneği sunmaktadır.
2000 Yılında yaşadığım bir olayı burada paylaşmakta fayda görüyorum.
“Türkiye’deki en büyük holdinglerinden birine bağlı uluslararası bir firmanın maliyet muhasebesi sorumlusu olarak 12 yıl boyunca sadece bir kez maliyet muhasebesi denetimine tabi olmuştum. Yabancı ortağın maliyet muhasebesi ile ilgili dört ciltlik detaylı standartları vardı. Hollandalı denetçi ile genel muhasebe denetimiyle ilgili olarak daha önce de çalışmıştık. Çok tecrübeli ve yetenekli bir kişi olarak muhasebe ve maliyet mantığına çok hakimdi. Buna rağmen takıldığı noktalarda detaylı prosedürlerine bakma ihtiyacı duyuyordu.
İki hafta süren denetim, Lotus 123 programı (Microsoft Excel'den önceki lider, elektronik tablolama programı) ile hazırlanmış maliyet muhasebesi dosyası yanında stokların maliyet yapısını ve masraf dağıtım detaylarını içeriyordu. Denetim esnasında bir tek hata vardı; elektrik faturasındaki dağıtım yüzdesi… Elektrik faturasının yardımcı iş merkezlerine dağılımındaki hata yaklaşık %2 kadardı. Üretim maliyetleri içinde elektrik faturasının yeri toplamda yaklaşık %5 ve bu hatanın üretim maliyetleri içindeki payı binde bir olduğundan kuruş hesaplarında bile gözükmeyecekti. Toplam stok maliyetleri ve stok birim maliyetlerine etkisi bundan çok daha küçük idi. 2000 Yılında dolar kur ortalamasının 623,700 TL olduğu bir süreçte dövizle maliyet hesaplamasında bu rakam hiç görünmüyordu. Böyle bir hata Normal şartlarda iç denetim raporuna yazılabilirdi. Ancak denetçi, bu hatanın ürün maliyetini hiç etkilemediğini rahatlıkla görebiliyordu. Bu nedenle hatayı rapora yazmadığı gibi, maliyetlerdeki başarımdan dolayı yönetime bir teşekkür mektubu yazmıştı.
Aynı şirket 1998 yılında holdingin bir başka şirketiyle ‘birleşmeye’ ve büyük şirketin himayesinde KKP sistemi kurmaya karar vermişti. İki yıl sonra Hollandalı denetçi Genel Muhasebe denetimi için geldiğinde stokların birim maliyetleri bir yana, toplam maliyetleri bile görememekten ve ‘en basit stok ve üretim raporlarını bile alamamaktan’ şikâyet ediyordu.”
KKP, belli bir kurumsal olgunluğa erişmiş işletmelerin, satın alma sürecinden satış sürecine kadar olan tüm endüstriyel süreçleri finansal yapı altında birleştiren, satıcı, müşteri, üretim ve muhasebe odaklı bir yönetim bilişim sistemidir. KKP Sistemleri işletmedeki kaynakların uygun yönetilebilmesi amacıyla kullanılan yazılımlardır. İlk 500 içinde yer alan uluslararası firmalar bile yeterli olgunluğa sahip olmadıklarında KKP uyarlama süreçlerinde istedikleri sonuçları almakta zorlanabilirler. KKP Sistemlerindeki başarılardan bazıları stok, maliyet ve karlılık raporlarının doğru olması ile ölçülebilir. Üstelik bu raporlar alınması gereken genel nitelikli raporlardır. Yöneticilerin tahminlerinin, öngörülerinin yanlış olması veya alınan kararların yanlış uygulanması KKP’nin başarısızlığı değildir.
KKP yazılımlarının kullanılmasındaki amaçlardan birisi de, üretim maliyetlerinin en doğru ve en kısa sürede hesaplanması, mevzuata ve standartlara uygun biçimde muhasebeleştirilmesi ve raporlanmasıdır. Maliyetlerin doğru hesaplanması ve muhasebeleştirilmesi tüm işletmelerde ciddi sorun olmaktadır. Kurumsal Sistemlere geçişte, süreçlerin mevzuatlar çerçevesinde doğru kurgulanması önem kazanır. Kurumsallaşmak ise başlı başına zorlu ve zaman alıcı bir süreçtir.
Kurumsal Sistemler uluslararası firmaların da başarmakta zorlandıkları bir süreçtir. Bu nedenle yönetimin kararlı bir şekilde sistem kurulumuna gereken önemi vermeleri beklenir. Ülkemizde Maliyet Muhasebesi ile ilgili standartların özellikle muhasebe yöneticileri tarafından yeterince kullanılmaması, üst yönetimin bu raporlar üzerinde fazla durmaması ve eski alışkanlıkların sürdürülmesi, süreçleri zorlaştırmaktadır. Sistem kurulumu bilgi, disiplin ve özveri ister. Farklı disiplinleri içinde barındıran bir sistem olması nedeniyle bu yazılımları sadece özveri ile yapmak yetmez, ciddi bilgi birikimi ve deneyim gerektirmektedir.
KKP ve Maliyet Muhasebesi birbirini tamamlayan ve bütünü yöneten kavramlardır. Her ikisinin de ortak noktası bütünü yönetmeleridir. İşletmelerin önemli bir bölümü Kurumsal Sistemleri kurmakta yetersiz kalmaktadırlar. Bu yazılımlardan beklentiler, başarı faktörleri, işletmelerin KKP programlarını başarılı uygulama nedenleri üzerinde durulması gerekir.
Maliyet Muhasebesi, Üretim maliyetlerinin hesaplanması, üretim ise stokların kullanımı sonucu mamul elde edilmesidir. Stoklarla ilgili çeşitli kavramların tanımlanmasında yazılım sistemlerindeki yapıların doğru anlaşılması önemlidir. KKP yazılımlarında başarının yarısı stoklara bağlıdır. Stoklar doğru tanımlanmadan yazılımın, kurulan sistemin başarısından ve maliyetlerin doğru hesaplanmasından bahsetmek zordur. Türk Ticaret Kanunu, Türkiye Muhasebe Standartları ve Uluslararası Finansal Raporlama Standartları çerçevesinde yapılan değişiklikler hem yazılımları kullanan ve sistem kuran işletmeler, hem de yazılımlar açısından dikkatle ele alınmak zorundadır.
Başlangıçta “her şeyi bir kerede ve doğru yapalım” mantığı KKP Sistemlerinin katilidir! Öncelik, işletmede standart olarak yapılan işlerin kurgulanması ve sisteme hakimiyetin sağlanmasıdır. Daha önce operasyonların ve işlemlerin geliştirilmesine geçilmelidir. KKP’yi bir fırsat olarak görüp yöneticilerin ve çalışanların hayal ettikleri süreçler çalışanların zorlanmalarına ve yazılımlardan soğumalarına neden olur.
Standart maliyetlendirme, hesaplanan aşırı ve eksik kapasite bilgilerinin stoklar dışında farklı hesaplara aktarılması, hizmet maliyetlerinin hesaplanması, farklı stok değerleme yöntemlerinin kullanılması, tam maliyetlerin hesaplanabilmesi gibi çeşitli konular ancak sisteme tamamen hakim olduktan sonra geliştirilecek konular arasında olmalıdır. Araştırma - Geliştirme, Pazarlama, Satış, Dağıtım, Yönetim ve Finansman gibi genel yönetim maliyetlerinin üretim maliyetlerine eklenmesi farklı bir çalışmadır. Başlangıçta “her şeyi bir kerede yapalım” mantığı yerine adım adım detaylarda ilerlemek daha doğru bir yaklaşımdır.