Dünya küçük! Artık rakiplerimiz veya paydaşlarımız yerel noktalardan değil dünyanın her hangi bir yerinden olabilmektedir. Bu yüzden satın alırken, üretirken ve mümkün olursa satarken kazanmak zorundayız. Satın almayı, üretimi ve satış üçgenini, bir kaç müşteri, bir kaç hammadde/mamul ve bir kaç proses ile yürütebilmek evvelden mümkündü. Gittikçe sertleşen dünya ekonomisinde ise bunları bilgi olmadan, kontrol etmeden yürütmek artık çok zorlaştı.
İşte Kurumsal Kaynak Planlaması (KKP) size veya işletmenize bu bilginin nasıl oluşturacağınızı ve nasıl kontrol edeceğinizi sağlayan bir araç olacaktır. Doğru bilgiyi oluşturmanız için ilk aşamada bilginin doğru girilmesi ve kontrol noktaları ile düzgün bir akışa oturmanız gerekir. Bilgi bulunduğumuz çağın en büyük gücüdür. Bu bilgiyi oluşturmak ne yazık ki hemen mümkün olmuyor. İşletmelerin bu bilgileri oluşturmaları en 3 yılı almakta ve daha sonra yıllar veya aylar arasındaki değişimleri izleme şansını bulabilmektesiniz. Bu kapsamda oluşturulan bilgilerin temeli çok sağlam atılmalı. Zira binanın ara katlarda tadilat yapabilirken temel de bir değişiklik yapmanız ya çok maliyetli ya da mümkün olmayacaktır. Olumsuz koşullar ile karşılaşmamak için planlama yapmanız oldukça önemlidir. Planlama yapmanız içinde doğru bilgi oluşturmanız gerekir. Eğer böyle bir sürecin içindeyseniz deneyimli önerilere açık olmanız gerekir. Aşağıda KKP alım sürecinin başında, aldığından dolayı pişman veya başarısız olan üst düzey yönetici/patronlarımıza altın öğütlerimizi (deneyimlerin özü) paylaşmak istedik.
- KKP’ye geçme kararı tamamıyla en üst yönetimindir. Bu karar asla orta kademeye devredilemez. Dolayısı ile üst yönetim her kritik karar sürecinde olacaktır. İlk işiniz neden KKP’ ye geçme kararı aldığınızı yazılı hale getirmeniz olacaktır. Ekibinizi toplayarak veya oluşan bilgiye hakimseniz (ki seçeceğiniz danışmanda bunu yapabilir) temel ihtiyaç listenizi hazırlayarak Kurumsal Kaynak Planlaması veya namı değer ERP’ye 1-0 önde başlamış olursunuz. Bu liste yapma işini asla bir başka kademeye veya yazılım firmasına devretmeyiniz.
- Sektörünüz ne olursa olsun, yazılımı seçerken sektörünüzdeki terminolojiyi bilen 3 firmayı görüşme listesine ekleyiniz. Sektörünüze girmek isteyen en fazla 3 firmayı da yeni teknolojiler ve farklı bakış yakalamak için görüşme listenize alın. Bu firmalar size ciddi bir bilgi paylaşımı yapacaktır.
- Mali yıl başlamadan en az 6 ay evvel üst yönetim olarak hazırlanın. Sektörel farklılık gösterse de yaz ayları işletmelerin ve çalışanların durgun zamanlarıdır. İşletmeyi dinamik tutmak için bu dönemde eğitim, toplantı ve değerlendirmelerinizi yapacağınız zamanı çok iyi belirleyebilirsiniz.
- Yazılım firmalarını seçtikten sonra test sürüşüne davet edin. İşletmelerinizin kendi verileri ile bunu yapmasını isteyiniz. Ve bunun için yazılım firmalarına mutlaka bir bedel ödeyiniz. Zaten bu bedeli, mümkün olursa yazılımı aldığınız firmanın fiyatından düşürmeye çalışırsınız.
- En çok kafayı gereksiz modüller karıştırır. Kullanılmayacak modülleri görüşme kapsamını almayınız.
- Donanım bilgisine sahip bilgisayarcı veya muhasebe bilgisine sahip muhasebeci ile yazılım almaya kalkışmayın. Bu kararlar çılgınca safariye gitmek gibidir. Vahşi hayatın içinde bir iki araç gereçle yaşamaya çalışmak ne kadar mümkünse alacağınız sonuçlarda o kadar iyi olacaktır.
- Danışmanlık seçiminizi ne yazılım firmasından nede kendi firmanız üzerinden yapmayınız. Parasını ödeyin bırakın sizin adınıza dışarıdan birileri bu organizasyonu yürütsün.
- Unutmayın ki KKP başarısızlıklarının çok büyük bölümü organizasyonlardan kaynaklanırken, çok az bir bölümü uygun seçilmeyen yazılımdan kaynaklanmaktadır. Ekibinizi bu kapsamda iyi seçin ve süreç sonrasında da mutlaka koruyun. Kötü yazılımdan ziyade kötü organizasyon olabileceğini unutmamaya özen gösterin.
- KKP projelerinde başlayan ekipteki arkadaşların %30 - %40 civarında proje boyunca işi bırakmaktadır. Bu ekibin moralini yüksek tutmak üst yönetici veya patronun sorumluluğundadır. Ekibinizdeki kişi projeyi zora sokmadığı sürece çıkartmayın veya çıkmasına müsaade etmeyin.
- KKP bütçesinin tek seferlik olduğunu düşünmeyin. İşletmenizin dinamik olduğunu, KKP sisteminin de bu dinamikler doğrultusunda geliştiğini ve bunu bilişimciler ile birlikte yapmanız gerektiğini aklınıza bulunmasına özen gösterin. Ve her yıl belli bir bütçe ayırmayı planlarınıza yerleştirin.
- Sözleşme yapacaksanız tipik evlilik sözleşmelerini baz alan bir yapıda olmasın. Hassasiyetler önemlidir, Unutmayın ki bilişimciler mantıklı düşünseler de bazı olaylara motivasyon ile bakmaktadır. Onlarında motivasyonunu es geçmeyiniz.
Özetle, bütçeniz uygun ise KKP geçişinizi geciktirmeyin. Geciken her yıl işletmenizden giden büyük bir amortismandır. Değerini kaybetmeden, değer yenilemeyi yapacağınız çalışmalara imza atın. Bu süreçten çekinmeyin, bahsettiğimiz doğru hamleleri yaparsanız işletmenizin kazanacağı değer her geçen gün artacak ve çalışanlar ile oluşturacağınız işletme kültürü sizi doğru limanlara götürecektir.