Ana veri yönetimi, şirketlerde çok farklı süreçlerden beslenmesi gereken, biraz da bu nedenle, sorumlularının tam belirlenemediği bir iş olmaya devam ediyor.  Bir de işin gerçeği, önemsenmeyen bir iş ana veri yönetimi.  Profesyonel yaşantımdaki deneyimlerim, ağırlıklı beyaz yaka çalışanların yer aldığı süreçlerde ana veri yönetiminin çokça verimsizliğe yol açtığı yönünde. Bu verimsizlikler nasıl giderilebilir, üzerinde düşünmeye değer..

Gelin hep beraber önce ana veri yönetimini yapay zeka nasıl yorumluyor, ona bakalım, sonra da bu konudaki kişisel deneyimlerimi sizlerle paylaşmak isterim. 

Yapay zeka: SÖYLE HALİNİ ÇIKSIN FALIN

1. Görünmeyen İş Yükü

Ana veri yönetimi, işletmenin günlük operasyonlarında doğrudan görünmeyen bir altyapı olarak kabul edilir. Çoğu çalışan, ana veri yönetiminin önemini ancak veri yanlış olduğunda ya da eksikliklerden dolayı hatalar oluştuğunda fark eder. Bu nedenle, üst yönetim ve çalışanlar için öncelikli olarak değerlendirilmez.

2. Kısa Vadeli Hedeflere Odaklanma

İşletmeler, genellikle hızlı sonuçlar almak ve doğrudan kâr sağlayan projelere odaklanmak isterler. Ana veri yönetimi, uzun vadede verimlilik, doğruluk ve tutarlılık sağlasa da, kısa vadede doğrudan bir gelir veya görünür fayda sağlamaz. Bu nedenle, çoğu yönetici, bu projeyi erteleyebilir veya daha düşük öncelikli olarak ele alabilir.

3. Teknik Bir İş Olarak Görülmesi

Ana veri yönetimi, sadece bir IT veya teknik süreç olarak algılandığında, iş birimlerinden destek almak zorlaşır. Oysa ki, ana veri yönetimi sadece teknik bir konu değil, iş süreçlerini doğrudan etkileyen stratejik bir unsurdur. Bu yanlış algı, üst yönetimin ve iş birimlerinin bu alandaki projeleri göz ardı etmesine yol açabilir.

4. Veri Sahipliği Sorunları

Ana veriler, farklı departmanlar tarafından kullanılır, ancak herkesin sorumluluk almak istememesi ya da kimin sorumlu olacağına dair bir belirsizlik bulunması yaygın bir durumdur. Örneğin, satış departmanı müşteri verilerini tutarken, finans departmanı aynı veriyi farklı formatta veya standartta kullanabilir. Bu sahiplik eksikliği nedeniyle, veriler güncel veya doğru bir şekilde yönetilmeyebilir.

5. Yetersiz Eğitim ve Farkındalık Eksikliği

Ana veri yönetimi sürecine yönelik farkındalık eksikliği, çalışanların bu süreçlerin önemini anlamalarını zorlaştırır. Özellikle, ERP sistemleri gibi karmaşık yapılarda ana verinin tüm süreci nasıl etkilediği konusunda eğitim verilmezse, çalışanlar bu verilerin doğruluğuna gereken özeni göstermeyebilirler.

6. Kaynak Yetersizliği

Ana veri yönetimi projeleri, çoğu zaman ek bütçe, teknoloji ve insan kaynağı gerektirir. Bu tür projeler kısa vadede doğrudan gelir getirmediği için, işletmeler kaynaklarını bu alana ayırmak istemeyebilirler. Bunun yerine, ana veri yönetimi ile ilgili işler arka planda, başka görevler arasında sıkışıp kalabilir.

7. Doğru Araçların Eksikliği

Ana veri yönetimini kolaylaştıracak doğru araçların olmaması, süreçleri yavaşlatır ve veri yönetimini zorlaştırır. Uygun yazılımlar ve otomasyon araçları olmadan, veri güncellemeleri manuel yapılır ve hata olasılığı artar. Bu da ana veri yönetiminin daha az önceliklendirilmesine neden olabilir.

8. Veri Yönetiminin Karmaşıklığı

Ana veri yönetimi süreci, verinin temizliği, standardizasyonu, entegrasyonu ve düzenli olarak güncellenmesi gibi çeşitli karmaşık aşamaları içerir. Bu işlemlerin karmaşıklığı, işletmelerin ana veri yönetimine mesafeli yaklaşmalarına sebep olabilir.

Sonuç olarak

Ana veri yönetimi önemsenmediğinde, işletmeler yanlış veriyle çalışmak zorunda kalabilir, bu da verimsizlik, müşteri memnuniyetsizliği, karar alma süreçlerinde hatalar gibi sorunlara yol açar. Ancak ana veri yönetimine gereken önem verildiğinde, işletme süreçleri daha sağlıklı, karar alma mekanizmaları daha isabetli ve verimlilik artışı gözle görülür hale gelir. Bu nedenle, işletmelerin ana veri yönetimini bir maliyet unsuru değil, uzun vadeli bir yatırım olarak görmeleri önemlidir.

İcraatın içinden:

DIŞI SENİ, İÇİ BENİ YAKAR

Yapay zeka aracı,  ana veri yönetiminde istenen sonuçlara neden ulaşılamadığını böyle özetledi. Şimdi de benim deneyimlerim..

Endüstride farklı şirketlerde yönetici ve yönetim danışmanı olarak çalışırken en zorlandığım konu, ana verinin niye doğru düzgün yönetilmesi gerektiğini anlatmak oldu. Özellikle de farklı departmanların ana veriyi besliyor olması en büyük handikap.

• Pazarlamacılar, data işini zeten çok sevmezler,
• Finansal ekipler, fatura bilgileri dışında konu onları ilgilendirmez diye düşünürler,
• IT’ciler, ‘biz altyapıyı kuruyoruz, gerisi sizin işiniz !’ ciler,
• Ürün geliştirmeciler-Argeciler, ‘ERP bizle ilgili değil ki’ciler,

Üst yönetim, ‘bu kadar abartılacak bir şey yok, iki kod, iki ürün ağacı, iki müşteri’

Kala kala geriye, planlamacılar, ürün yöneticileri, (varsa) endüstri mühendisliği bölümleri kalır ilgilenecek. Ama onların da güçleri ve bazen de vizyonları ana verinin bütününü yönetmeye yetmez.

Bu ana veriler gerçekte nasıl yönetiliyor diye bakarsak, gözlemlerim şunlar:

Biz herkese ayrı iş tanımları vermeyi, olabildiğince kimsenin diğerine (tabirimi mazur görün)“göbekten bağlı” çalışmasını gerektirmeyecek yapılar peşindeyiz.

Kötü haber: Ana veri yönetimi ne yazık ki böyle bir iş değil. Ana veriyi tanımlama, revize etme işleri pek çok kişiyi ilgilendiriyor ve çok hızlı olmak durumunda; sonuçta müşteri mal-hizmet bekliyor. Ana veri silme işi ise, kimsenin önceliğinde değil zaten.

Ana veri yönetimi geçiş üstünlüğü olan bir süreç olmalı iken, arada derede yapılan bir iş gibi algılanıyor. Oysa ki ürünü tanımlamazsanız sipariş bile giremezsiniz, ürün ağacını, rotasını tanımlamazsanız üretimi yapamazsınız. O zaman gelsin ‘kopyala-yapıştır’lar, ne olduğu tam bilinmeden kopyalanan alanlar ve bolca hatalar.

Ana verinin ufku:

BÖL VE YÖNET

Ana verileri uzun, orta ve kısa ufku olan (süreli/vadeli) diye ayırmakta yarar var:

Uzun süreli ana veriler genellikle ERP sistemlerine geçişte gündeme gelen ve çok gerekmedikçe değiştirilmeyen (kar/maliyet merkezi, malzeme grupları, muhasebe hesapları, kısa vadeli ana verilerin nasıl saklanacağı vb.) yapılardır.

Orta vadeli veriler ise, sektöre ve şirketin b2b/b2c olmasına göre değişmekle birlikte genellikle, müşteriler, tedarikçiler, çalışan verileri gibi günlük değişmesi beklenmeyen veri gruplarıdır. Şirket üretim yapıyorsa kalite planları, üretim snopsisleri vb. veriler de orta vadeli düşünülebilir. 

Kısa vadeli ana veriler ise, malzeme kimliği (no ve tanım), ürün ağacı, rotası vb. sıklıkla değişebilecek bilgilerdir.

Bu ayrımı yapmamımızın nedeni, ana verilerin, ufkuna göre farklı şekilde yönetilme ihtiyacı gerektirmesi.

Nelere dikkat etmeli:

UZUN VADE

Uzun vadeli ana verilerin şirket vizyonuna ve uzun vadeli stratejilerine uygun olması çok önemlidir. Örneğin bugün maliyet muhasebesi sisteminiz olmayabilir, ancak üç yıl içinde geçiş düşünüyorsanız ana verilerinizin bu geçişin altyapısına uygun olması önemlidir. O nedenle;

Uzun vadeli ana verilerin tanımlanmasını mini bir proje gibi ele alın, ERP geçişinde projenin başlangıç ve önemli bir adımı olduğunun bilinci ile üst yönetim ile birlikte geleceği dikkate alarak tasarlayın. Bu aşama ana veri mimarisinin kurulduğu aşama olarak düşünülmeli.

Tarifler:

ORTA VE KISA VADE

Uzun vadeli ana veriler proje olarak ele almak mümkünken, orta ve kısa vadeli ANA VERİLERİN YÖNETİMİ ‘ni süreç olarak düşünmek gerekli. Süreç olmanın bütün unsurları var sonuçta: Bir akış içinde gerçekleşir, tekrarlıdır, sahibi tanımlanabilir, performansı ölçülebilir, iyileştirilebilir.

Orta ve kısa vade arasındaki fark ise, belki de sadece karar vericilerin farklı olması. Örneğin daha önce olmayan fason üretim yaptırmaya başlamış veya bambaşka bir ürün grubunu devreye almış olabilirsiniz. Bu örnekler ve benzerlerinde ana verilerin nasıl kurgulanacağı kararlarını sadece kısıtlı bir grubun alması, daha sonra etkilenebilecek bir çok kullanıcının sorun yaşamasına neden olabilir.  En iyisi bu kararları, ana veri mimarisi ekibi  ile almak en doğrusu olacaktır. Bir kez karar alındıktan sonra uygulama, orta ve kısa vade için benzer olacaktır.

İş Akışı Niye Var:

SOMUT FAYDA

Eğer bir iş akışı yazılımı kullanıyorsanız, ana veri yönetiminde işiniz daha kolay. Orta ve kısa vadeli ana veri yönetim akışını prosedüre eder, her adımın sorumlularını tanımlar ve iş akış programınıza entegre edersiniz. Böylece ana verileri besleyen tüm sorumlulara anlık olarak uyarılar ulaşır, gecikmeleri analiz etmek çok kolaydır. Elbette akışı tanımlamak, uygulamaları izlemek, performansı değerlendirmek süreç sahibinin sorumluluğunda olmalı.  Süreç sahibinin de, şirketin bütün süreç yönetim sistemlerine hakim bir yönetici olmasına özen göstermekte yarar var. IT sorumlularının ana veri yönetiminde süreç sahibi olmaları bana sorarsanız doğru değil.

İş Akışımız yok:

NASIL İLERLEMELİ

Bir iş akış yazılımınız yoksa da ana veri süreçlerini yönetmek çok zor değil, ama uygulama zahmetli. Yine iş akışı tanımlanmalı, görev tanımlarına eklenmeli. ANA VERİ YÖNETİMİ mutlaka prosedüre edilmeli. Yoksa her yeni gelen çalışana göre eğilip bükülür ve sonra tanınmaz bir hal alır.

Temiz veri:

ACİL DEĞİL, AMA ÖNEMLİ

Ana veri bakımı önceliklerde hiç bir zaman yer almayan bir konu başlığı. Oysa ki bu da sürecin parçası. Genellikle yeni bir ERP yazılımına geçerken bu bakımlar yapılır, ama unutmamalı ki, temiz bir ana veri yapısı pek çok hatanın önüne geçer.