Kurumlar, ERP ihtiyaçlarını belirlerken kritik ve sektörlerine özel yönleri öne çıkarmalılar. Çünkü bu yönler, iyi kurgulanmazsa ERP süreçlerinde darboğaz yaratma riskleri yüksek olur. Makine sektörünün de başta ürün özelliği olmak kendine özgü ve kritik özellikleri var. Bu yazıda, makine sektörünün sipariş ve üretim yapısı başta olmak üzere kritik süreçleri nelerdir ve ERP’de nasıl çözümlenir, ERP seçiminde nelere dikkat etmeliyiz konularını kısaca ele alacağız.

Makine Sektöründe Satış Sonrası Hizmetin ERP’de Yeri
Öncelikli ele alınması gereken konu, satış sonrası hizmet (SSH) çözümleri olmalı. Çünkü ana ürün makine, müşteride uzun yıllar kullanımda kalacaktır. Bir üretim yada bakım makinesinde oluşacak arızadan kaynaklı duruşlar, müşteride ciddi boyutta maddi ve prestij kayıpları yaratabilir.

İstenmeyen sonuçlar bu denli önemli olunca, SSH çözümlerinde ERP nerede sorusu daha da önem kazanıyor. Bu durumda SSH açısından baktığımızda bir ERP’de neler aramalıyız:

• Hizmetin müşteride verildiği durumlarda servis ekibi, ERP’den ihtiyacı olan bilgileri hızlıca alabiliyor olmalı. Gerek kendi kullandığı cihazlardan ERP çalıştırarak gerekse   merkezdeki bakım ve mühendislik ekibi ile haberleşerek bilgilere hızlı erişebilmeli.
• ERP’ye hızlı erişim için ise; ERP’nin mobilite yönünün kuvvetli olması, bakım emirleri ve servis modülünün entegrasyon yapısının gelişmiş ve esnek olması gerekli. ERP bu iki açıdan da ihtiyaca cevap verebilmeli. Gerektiğinde saha takip programları ile entegre edilebilir olmalı.
• SSH için gerekli olan bilgilere erişmek için farklı filtreler kullanılabilmeli. Saha personeli o an elindeki bilgi ile ihtiyacı olan bakım emrine ya da makineye ulaşabilmeli. Makine seri nosu, müşteri bilgisi, makine kurulum tarihi, bölge, satış yetkilisi gibi birçok parametre ile bakımı yapılacak makine teknik bilgilerine, konfigürasyon yapısına, müşteri bilgilerine hızlıca ulaşılabilmeli.
• SSH altındaki makinenin önceki müşteri şikâyetleri, makineye hangi parçalar ne zaman, neden takılmış gibi geçmiş bakım bilgilerine hızlı erişim; güncel bilgilerle geçmiş bilgiler arasında hızlı geçiş yapılabilmeli.
• Garanti sürecinin takibi, garanti dahili ve harici servis hizmetlerinin takibi de makine sektörünün ERP’de arayacağı yapılardan birisi olmalıdır.

Sahadayken bilgiye hızlı erişim; daha az ekiple daha verimli hizmet verilmesini, hızlı çözümlerle müşteri memnuniyetinin arttırılmasını, verim artışı ile birim maliyetlerin düşürülebilmesini sağlayacaktır.    

Ana ürün dışında satılan ya da SSH kapsamında kullanılan yedek parçaların sistem içerisindeki takibi oldukça önemlidir. Yedek parçalar stokta hangi depolarda duruyor, rezerve durumları, tedarik durumları, varsa fason ve yan sanayi durumları anlık takip edilebilmelidir.   

Ürün Çeşitliliği ve Sipariş Değişkenliği Nasıl Yönetilir?
Makine sektörünün bir diğer kritik özelliği müşteri talep ve ihtiyaçlarının sık olarak değişiklik göstermesidir. Bu da bizi teklif, sipariş ve üretim aşamasındaki zorluklarla karşılaştırır. Bunun yanı sıra ürün yelpazesindeki çeşitlilik fazladır, her müşteri talebi ufak da olsa birbirinden farklılık gösterir. Dolayısıyla stoğa üretim ve standart üretim yapısı oluşturmak yerine varyantlı bir üretim yapısı ile özel üretimlere gidilmek zorunda kalınabilir.

Bu çeşitliliği yönetebilmek için gelişmiş ERP’lerde özüm metotları mevcuttur. Bunun en başında konfigürasyonlu ya da varyantlı olarak bilinen ürün ağaçları yapısı gelmektedir. Konfigürasyonlu ürün ağaçları makinelerde oldukça geniş kapsamlıdır. Öte yandan iş emirlerinin de çok seviyeli bileşenler içermesi ve patlatıldığında bin satıra yakın bileşen listesi oluşması, planlama ve üretim süreçlerini zorlaştırır.

Planlama ve üretim süreçlerinde, yukarıda söz edilen çeşitliliğe bağlı zorlukları yönetebilmek için iyi kurgulanmış AR-GE ve mühendislik tasarım yapısına ihtiyaç vardır. Tasarım programlarından ERP’ye veri aktarımı yapabiliyor olmak, AR-GE ve mühendislik süreçlerinin verimli yürütülebilmesi için çok önemlidir.  

Makine Sektöründe Proje Yönetimin Önemi
Siparişe özel üretim yapılarını birbirinden ayırmak ve yönetebilmek için;

• MRP’ye girdi olan verilerin, siparişe özel üretim ve konfigürasyon yapıları tarafından beslenebilmesi,
• Makine yada proje bazlı doğru ve eksiksiz planlama, üretim, maliyet çıktıları alınabilmesi gerekir.

ERP’de Proje Yönetimi modülü ile bunlar sağlanabilir. Müşteri projeleri yanı sıra, AR-GE Projelerinin prototip, tasarım, üretim, maliyet gibi tüm aşamaları da Proje modülü ile takip edilebilir; bütçe, birim maliyetler ve karlılıkların takibi yapılabilir. Alacağınız ERP'de sağlam bir Proje Yönetimi modülü aramalısınız.

Müşterilere teklif aşamasında ön maliyet hesaplayabilmek, bu değişkenlikler söz konusu olunca daha karmaşık hale geliyor, buna bağlı olarak fiyat listeleri de sektör için kompleks bir yapıya dönüşüyor. ERP’de müşteri teklif sürecinin konfigüratif yapıları desteklemesi, bu yapıya göre fiyat listeleri oluşturup teklif süreci ile entegre edilebilmesi konusunda ERP firması ile değerlendirme yapmalısınız.

ERP Yazılımında ve Danışmanlıklarda Diğer Aramamız Gerekenler
Kısaca değindiğimiz bu konulara ek olarak tüm sektörler ve tüm süreçler için altını çizmek istediğim birkaç nokta daha var;

• Seçtiğiniz ERP teknik altyapı olarak ne kadar güçlü olursa olsun, ERP’den verim alabilmeniz için eş zamanlı veri girişleri en önemli gerekliliktir. Eş zamanlı veri girişini sağlayabilmek için firmanızda uygun bir organizasyon yapısı kurmalısınız.
• Alacağınız ERP yazılımında gelişmiş izlenebilirlik, revizyon takibi ve loglama yetenekleri aramalısınız.
• Firmanıza özel süreçleri uygulamanız ve kritik süreçlerinizde hibrit modeller kurmanız gerekebileceğinden, ERP’de karışık modellere imkan verecek uygun bir altyapı aramanız önemlidir (burada ERP’nin dinamik yapısından söz etmekteyim).
• Yasal mevzuatlarda hızlı geri dönüş alabilmeniz için, ERP firmasının uzman bir İK ve finans kadrosu olmalı.
• Diğer yazılımlarla entegrasyon yeteneği gelişmiş olmalı.
• ERP firmasının danışmanlık hizmetlerinin kaliteli olması, hata oranlarının düşük olması, problemlere hızlı dönüş yapabiliyor olmalar diğer önemli konular arasındadır.
• Kaynak kodların açık olması ve ekibinizde bu kodlara destek verecek uzmanlar yetiştirmeniz de size bu yolculuğunuzda önemli avantajlar sağlayacaktır.