ERP (Kurumsal Kaynak Planlama / Enterprise Resource Planning) kurumların tüm iş süreçlerini entegre bir sistemde birleştirmek için tasarlanmış uygulama yazılımlarıdır. Bu yazılımların tasarlanmasında ve kullanılmasında tüm iş süreçlerinin bütünleşik bir veri sisteminde yer alması amaç edinildiği için iş süreçlerini yürütmekte olan tüm ekip(ler) bu sistemin bir uygulayıcısı konumundadır. ERP projelerinin başarısını etkileyen önemli faktörlerden biri, proje ekibi çalışmasının başarısıdır. Bu nedenle, işletme yöneticileri ve üst yöneticilerin ERP projelerinin başarıyla sonuçlanabilmesi için ihtiyaç duydukları birincil unsur, insan kaynakları ve dolayısıyla proje ekibidir.

ERP projelerinde, işletmelerin boyutuna, iş süreçlerinin karmaşıklığı ve büyüklüğüne, özelleştirilen iş süreçlerine, işletmelerin lokasyonlarına, alt grup işletmelerine bağlı olarak proje ekibinin büyüklüğü belirlenir. Bu uygulama yazılımları büyük bütçelerle tedarik edildiği için uyarlama ve uygulama maliyetleri oldukça yüksektir. Dolayısıyla, planlandığı gibi yürümesi ve planlandığı zamanda bitirilmesi için ekibin / ekiplerin doğru şekilde belirlenmesi, kurulması, organize edilmesi gerekir.

1990 ’lar ve 2000 ’lerde ERP kurulumlarında hızlı artış pek çok başarısızlığı da beraberinde getirdi. Bu başarısızlıkların en önemli nedenleri arasında kurulum öncesi dönemde herhangi bir ölçütün oluşturulmaması, kurulumların planlanan süreden uzun sürmesi, kurulum bütçelerinin planlanan miktarı çok aşması, yazılım firmasının kaynak yetersizlikleri, ürünün yetersizliklerine bağlı uyarlama (customization) çalışmaları, ekibin olmaması veya yetersizlikleri, eğitim yetersizlikleri, analiz eksiklikleri vb. gösterilebilir. Bu durum yine çoğunlukla insan faktörüne ve dolayısıyla ekip çalışmalarına bağlıdır.

Bu tespitlerden sonra anlaşılıyor ki bir işletmenin / kurumun ERP projesi, işletmenin organizasyonuna göre, yönetim kurulundan başlayarak en alt kademeye kadar tüm süreçlerin projesidir ve başarısı da ancak bu organizasyonun bu gereksinime inanarak çalışmasına bağlıdır.

ERP projesinin uygulamaya alınma sürecinde rol ve sorumluluk alacak kişilerden oluşan proje ekibi başlangıçta uygulama tedarikçisi ve uygulama müşterisi ekibi olarak iki gruptan oluşmaktadır: Çözüm ortağı veya uygulama tedarikçisi grubu (genellikle danışmanlardan oluşur) ve işletmenin proje ekibi. Orta ve büyük ölçekli bir işletmede proje ekibi veya organizasyonu şu şekilde oluşturulabilir:

- Proje üst kurulu – Proje koordinatörü, işletmenin genel müdür veya yardımcıları veya yönetimin atayacağı süreçlere hâkim tecrübeli bir yönetici ile yazılım uygulama firmasının (çözüm ortağının) yetkilileri ile proje ana adımlarını belirler ve raporlar.
- Süreç sahipleri, kendi süreçlerinin gereksinimlerini ve uyarlama adımlarını projelendirmektedir. Aynı zamanda belirledikleri anahtar kullanıcıların çalışmalarını da takip ederler.
- Anahtar kullanıcılar, projenin en önemli iki ayağından biridir. Belirlenen proje planına göre uyarlama ve uygulama çalışmalarını yürütürler. Süreçlerin diğer üyeleriyle sürekli bilgi alışverişinde bulunurlar.

Dolayısıyla, her süreçten en az bir kişinin olması, bu kişinin bulunduğu sürecin işleyişine hâkim olması, analizlerde kendi bölümünün doğru şekilde yansıtılmasında etkin ve süreç sahiplerine bilgileri ve çalışmaları doğru şekilde aktarabilenlerden oluşması projenin başarısı için çok kritik bir faktördür. Bazı işletmelerde süreç sahibi / bölüm yöneticisi ERP projesinin kendi çalışmalarında bir değişikliğe veya etkiye sebep olmayacağı veya süreçteki rutin işlerde aksama olabileceği düşüncesiyle bölümde / süreçte en tecrübesiz personeli (en zayıf halkayı) görevlendirebiliyor. Bu durum proje uygulama aşamasına geçtiğinde sorunlara sebep olur. Dolayısıyla, projenin ilerleyen aşamalarında bu süreçlerin operasyonları yeniden tasarlanmakta ve projenin planlanan zamandan sapmasına neden olmaktadır.

Elbette IT (Information Technologies = BT, Bilgi Teknolojileri) ekibi veya departmanı bu projede çok önemli bir faktördür; çünkü uygulama yazılımının ve database’inin kurulacağı ve yönetileceği donanım, sistem, network vd. ekipmanları gibi teknik konuların yönetimi bu ekipçe sağlanmaktadır. Ancak bu ekip işletmenin tüm süreçlerine hâkim olamayabileceği için bir ERP projesinin tüm adımları bu departmana yıkılmamalıdır. Aksi bir durumda, projenin planlandığı gibi yürümeyeceği, başarısız olacağı aşikârdır. Özellikle orta ölçekli ve daha küçük çaplı işletmelerde bu tarz hataların yapıldığı bilinmektedir. Dolayısıyla, ERP yazılımı olarak alınan uygulamalar sadece temel finansal modülü kullanılacak seviyede kalmaktadır. Bu durum hem finansörlerde hayal kırıklığı hem de tüm kullanıcılarda uygulanamayacağına dair bir yanlış kanaatin oluşmasına neden olur. Proje çalışmasının başında bunun net olarak anlaşılması gerekir.

Bir ERP Projesinin Başarısızlık Nedenleri Arasında Aşağıda İfade Edilen Etmenler Genel Olarak Proje Ekibi ile İlgili Olanlarıdır :
- Üst yönetimin bakış açısı, beklentisindeki tutarsızlıklar, katılım ve vizyon yokluğu,
- Liderlik, bağlılık ve üstlenme yokluğu,
- ERP ’nin bir bilgisayar programı olarak görülmesi ve proje yöneticisi olarak da BT yöneticisinin atanması (Yetkin biri ise elbette proje yöneticisi / koordinatörü olabilir),
- Ehil olmayan proje koordinatörü veya süreç sahipleri,
- Geliştirme ekibinde yanlış kişilerin yer alması,
- İletişim kopuklukları,
- Kullanıcıların katılımdaki isteksizlikleri ve direnç göstermeleri,
- Eğitimlerin verilmemesi veya doğru eğitimlerin verilmemesi,
- Uygulama tedarikçisi proje ekibinin yetersizlikleri veya sirkülasyonu,

Bu etmenlere dikkat edildiğinde, proje koordinasyonunun ve dolayısıyla proje ekibinin yukarıda da ifade edildiği gibi uygun kişilerden seçilmesi ve desteklenmesinin proje başarısı için çok önemli olduğu anlaşılmaktadır.

ERP projesinin başarısında diğer önemli bir faktör de uygulama yazılımı tedarikçisi veya çözüm ortağının proje ekibi üyeleri olan proje yöneticisi ve danışmanlarının proje boyunca sürekliliğinin sağlanmasıdır. Analiz ve değerlendirmeleri yapmış ve proje uygulama aşamasını yürüten danışmanlar bazen kaynakların yetersizliği veya başka projelerde görevlendirilmeleri nedeniyle projenin zamansal planının aksamasına ve başarısızlığa sebep olmaktadır. Dolayısıyla, ekip oluşturulması aşamasında işletme tarafından bunun sürekliliğinin sağlanması gerekir.

Sonuç olarak, bir ERP Projesi sadece IT ekibiyle yapılamayacağı gibi, sadece anahtar kullanıcılarla ve danışmanlarla da yapılamaz. Proje tüm şirket çalışanlarının ortak ürünüdür. İşletmeye uygun ERP uygulaması belirlendikten sonra kurulum aşamasına geçmeden önce proje organizasyonu mutlaka oluşturulmalı ve burada atama ve görevlendirmeler yapılmalıdır. Projede yer alacak ekipler kendi aralarında toplantılar düzenleyerek proje planını değerlendirmeli ve özellikle anahtar kullanıcılar gerekli eğitimleri almalıdır. Anahtar kullanıcılar şirket çalışanlarını sürekli bilgilendirmeli ve proje hakkında fikirlerini alarak onların da projeye katılımlarını ve projedeki sorumluluklarını sağlamalılar. Kurulum çalışmasından sonra proje ekibi anahtar kullanıcıları, kendi süreçlerinin diğer üyeleri için birer body görevini üstlenmeli ve eğitimlerine yardımcı olmalılar. Canlı kullanımda dahi işletme içi proje ekibi bu anahtar kullanıcı rolünü devam ettirmelidir.

Yararlanılan Kaynaklar:

• Stephen Harwood, ERP Kurumsal Kaynak Planlaması, Yapısı, Seçimi ve Kurulumu
• Memet Özkan, ERP Proje Ekibinin Seçimi
• Haluk İrten, ERP Projelerinde Ekibi Oluşturmak