İşletmelerin bir çoğu, gerçekleştirilen faaliyetlerin bütününü kontrol etmekte ciddi sıkıntılar yaşarlar. Bir yandan rutin iş süreçlerini doğru kullanmaları diğer yandan da karar süreçlerini doğru ve hızlı yönetmeleri gerekir. Bu bağlamda iş süreçlerini etkin bir şekilde planlamak, maliyetlerini kontrol altında tutmak hızlı ve esnek bir yapıya kavuşmak için teknolojiyi etkin kullanmak zorundadırlar. Büyük ölçekli yapılarda sistemin tamamını kontrol edebilmek için Kurumsal Kaynak Planlaması ya da İşletme Kaynak Planlaması (Enterprise Resource Planning - ERP) çözümleri en önemli araçlar haline gelir.
ERP; işletmelerde mal ve hizmet üretimi için gereken işgücü, makine, malzeme gibi kaynakların verimli bir şekilde kullanılmasını sağlayan bütünleşik yönetim sistemlerine verilen genel addır. Bir işletmenin tüm veri ve işlemlerini bir araya getirmeye çalışan temel olarak değişik verilerin saklanabildiği bütünleşik bir veritabanı kullanan işletmenin tüm kaynaklarının birleştirilip, verimli olarak kullanılması için tasarlanmış sistemlerdir. ERP, işletmenin tüm veri ve proseslerini tek bir noktada entegre eder, donanım ve yazılımın da dahil olduğu çok sayıda bileşen içerir.
ERP kavramı ilk olarak üretim çevrelerinde kullanılmaya başlansa da, günümüzde ERP sistemleri çok daha geniş bir alanda ifade edilmektedir ve işletmenler, kâr amacı olmayan kuruluşlar, vakıflar, hükümetler veya diğer varlıklar tarafından kullanabilirler
ERP sistemleri, işletmenin tüm temel işlemlerini kendi yapısı altında toplayabilir. Bir ERP yazılımı bünyesinde genelde bağımsız olarak çalışan üretim, finans, müşteri ilişkileri yönetimi, insan kaynakları, stok yönetimi gibi çeşitli uygulamalar bulunabilir. Kısaca ERP yazılımları, bir işletmenin, satıştan muhasebeye, üretimden insan kaynaklarına, envanterden CRM'e, aklımıza gelen tüm fonksiyonları kapsayan entegre bilgi sistemleridir.
Bu entegre yaklaşım, yazılımın doğru kurulumu ve kullanımı ile kuruluşlara çok büyük ölçüde geri dönüş sağlar. ERP, bir işletmenin, kendi iç süreçlerini bütünleşik bir yapıda gerçekleştirmeye imkan tanırken, işin kurum sınırları dışına taşan kısmının da desteklenmesini sağlar.
ERP dediğimiz açık kaynak kodlu programı almak isteyen firmaların bu kurumsal çözüme karar vermeden önce dikkat etmesi gereken en önemli nokta; kendi iş akışlarını net olarak kurgulamaları, ihtiyaçlarına, hedeflerine, yapmak istediği şeylere en uygun yazılıma karar vermeleridir .bu nedenle ihtiyaçlarını iyi tespit etmeleri bu tespitleri de uzun vadeli olarak yapmaları önemlidir.
Yeni ERP programına geçişte firmaları bekleyen süreç birkaç açıdan ele alınmalıdır. Bu sürecin ilki zamanlamadır,
ERP implementasyonunda veri, bir endüstri işletmesinde hammaddenin girip işlenerek ürün olarak çıkması gibi firmaya girer, değişik departmanlarda işlenerek bilgiye dönüşür. ERP kullanımının avantajları arasında; bölümler arası entegrasyon ve iletişimin artması, tutarlı raporlama ,üst yönetime kontrol ve karar desteği , işletme maliyet ve yatırımlarının doğru analiz edilmesi, işletme kaynaklarının daha etkin planlanması ,pazar koşullarındaki değişkenliğe hızlı uyum sağlanması sayılabilir. Bununla birlikte dezavantajları; tek üreticiye bağımlılık, ERP projelerinin kabarık bütçeli olması ve firma uyarlama (implementasyon) sürecinin zorluğu sayılabilir.
Teknik anlamda implementasyon; ERP uygulamalarının bir firma için özelleştirilerek ,o firmanın iş akışının bu ERP yazılımına tanıtılması, bu yazılımın firma kullanıcılarına öğretilerek uygulatılmasına denir.
Erp büyük bir projedir ve diğer tüm süreçlerden bağımsız olarak yürütülmesi gerekir. Başarılı bir ERP implementasyonu uzun ve zorlu bir süreçten geçer. Kurum içi ve dışı bir çok etken de bu süreci etkiler. Özellikle firmadaki elemanların yoğun olarak çalıştıkları , uzun vadeli ve önemli bir yatırım projesi olan ERP' ye yeterince zaman ayıramayacakları bir süreç geçiş için uygun olmaz.
Sürecin 2.aşamasında; Araştırmaların göstergelerine göre başarılı bir ERP entegrasyonu için üst düzey yönetimin konuya inanması ve tam destek vermesi çok önemlidir Özellikle CEO ve CIO benimsemediği ve katılmadığı ERP implementasyonun başarı ile sonuçlanması mümkün değildir.
ERP projeleri içinde teknoloji ve yenilikler bol miktarda kullanılır. Projenin başarılı yürütülebilmesi için bu konularda yetkin insanlar ile çalışılmalıdır.
Aktif ve istekli bir ekip oluşturmak proje için çok önemlidir.
Değişim için fikir birliğine ve liderliğe ihtiyaç vardır. İşletmelerde bazı kişiler mevcut sistemden memnun olmayıp onu değiştirmeyi bazıları ise farklı sebepler ile değiştirmemeyi isteyebilirler. Hiçbir firmada çalışanlara rağmen ERP implementasyonu yapılamaz.
ERP yazılımını hayata geçirmek mutlaka profesyonel bir ekibin işi olmalıdır. Şirketin iş süreçlerini değiştirecek olan ERP çalışması söz konusu şirketin en tecrübeli kadrosunun katılması gereken bir projedir. Projede görev alan herkesin sorumluluklarının iyi belirlenmesinin yanı sıra tecrübeli, bilgili ve zamanını ERP konusuna ayırmış bir proje yöneticisi bu konuda en optimal çözümdür. ERP implementasyonunda yazılıma hakim ve sektörü bilen danışmanlar da projenin çok hızlı ve daha doğru bir şekilde ilerlemesini sağlayabilirler.
Sürecin bir diğer önemli aşaması da; yazılımın ve partnerin çok iyi araştırılmasıdır. Yapılacak sözleşme net ve açık olmalı karşılaşılabilecek sorunlarda kimlerin sorumlu olduğu başlangıçta belirlenmeli, fiyat ayrıntılarıyla yazılmalı, lisanslama ücreti hangi modüller için yapılıyor detaylarıyla belirtilmeli referanslar kontrol edilmelidir. ERP kurulumu bittikten sonra süreç devam edeceği için ileriye dönük bakım ve güncelleme sözleşmeleri de yapılmalıdır.
Gerekirse firmaya Hibrit çözümler de önerilebilir. Örneğin bir firma insan kaynakları, satış pazarlama, bilgi işlem gibi temel yapısı için bir ERP sistemi kullanırken , bordro veya muhasebe sistemini ayrı bir yazılım ile takip edebilir, ya da müşteri yapısını bağımsız bir CRM yazılımı ile takip edebilir.
Projeye yönetiminin iyi planlanması ve yeterli zaman ayrılması da sürecin önemli aşamalarından biridir. Projeye risk yönetimi konusunda yeterli zaman ayırarak yeterli bir şekilde hedefler belirlenmelidir.
Ve son olarak ERP implementasyonları organizasyondaki büyük bir değişimdir, yazılımının hatasız çalıştığından emin olana kadar eski kullanılan sistemlerin hemen bırakılmaması gerekir. Başarılı bir geçiş için firmada tüm çalışanların tam bir mutabakat içinde implementasyonu içselleştirmeleri gerekir. Bu bağlamda firmanın karşılaşabileceği hataların ve olası zararların önüne geçilmiş olur.