• 15 Kasım 2019 / Cuma 18:02

Nebimak’ın ERP’ye Geçiş Hikayesini Yönetici Ortağı Murat Halil Özbaş’tan Dinledik

Nebimak’ın ERP Hikayesi

Nebimak’ın ERP’ye Geçiş Hikayesini Yönetici Ortağı Murat Özbaş’dan Dinledik.

Nebimak faaliyetlerine 1991 yılında LPG sektörüne her türlü LPG ekipmanları imalatı,satış ve servis amacıyla İstanbul da babam Nebi Özbaş tarafından kurulmuştur. Firmanın kuruluş amacı LPG satışı yapan firmalara özel projelendirilmiş makina ve aksesuar temini sağlamaktı.

1994 yılında ilk ARGE faaliyetlerine başlayan firma 1996 yılında üretmiş olduğu prototip LPG buharlaştırıcısının testleri başarı ile geçmesinin ardından 1996 yılında standart ekipman olarak üretimine başlamıştır.Bu yıllarda LPG dökmegaz sistemlerinin çok revaçta olması sebebiyle yüksek üretim adetlerine ulaşmış bu durum sistemin kontrolünü güçleştirmiştir.

1999 yılında aile firmamıza bende katılarak branşım olan dış ticaret konusu üzerine ağırlık vermiş ve yurtdışından orijinal ekipman ihtiyacını karşılamak için ithalat ve üretmiş olduğu ekipmanların ihracatına başlamıştır.

Firmamızda bilgisayar kullanımının yaygınlaşması ile birlikte,kontrolün gittikçe zorlaşması sebebiyle ilk yazılım programımızı,muhasebecimizinde tavsiyeleri ile de tedarik ederek,süreçlerimizi mümkün olduğu kadar sistem üzerinden takip etmeye başladık.Takdir edersinizki o dönemlerde şirketlerin süreçleri ile ilgili yazılım satan firmaların çoğunluğu aslında muhasebe tabanlıdır, dolayısıyla bizimde kullanmış olduğumuz program da muhasebe ağırlıklı bir  program idi. Sonrasında üretilen ürünlerin stok takibinin daha ciddi yapılabilmesi amacıyla üretim modülüde sisteme dahil edilerek, montaj reçeteleri oluşturulmuş ve fatura sisteminde tek ürün çıkışı ile birlikte bu ürünü oluşturan stok kalemlerinin sistemden düşülerek doğru şekilde takibi sağlanmıştır.  

İlerleyen yıllarda işletim sistemlerinin yenilenmesi sebebiyle aynı markalı ürünün 3 yeni versiyonunu kullanma fırsatımız oldu. Firmamızın KYS ne geçişi ile birlikte danışman firmamız,mevcut bazı dökümanlarımızın elektronik ortamda takibini kolaylaştıracak şekilde mevcut sistemimizi uyarlayarak maksimum fayda sağlamamız ile ilgili bize yardımcı oldu. Aslında bu süreç çok rahat ilerlemedi çünkü kullandığımız programının en büyük problemlemlerinden bir tanesi ürünün paket program olarak satılıp,her kullanıcıya aynı özellikler ile gelmesi idi. Takdir edersinizki her firmanın iş yapış şekilleri birbirinden çok farklı,dolayısıyla paket gelen programdaki bazı özellikleri hiç kullanmazken,farklı taleplere danışman firmanın cevap vermesi çok zor olmaktaydı. İlerleyen dönemlerde firmamızın distribütörü olduğu firma sayılarındaki artış ile birlikte firmamızın ihracat rakamları yükseldi. Mevcut kullanmış olduğumuz sistem ile ilgili ilk sıkıntılarımız ikinci dil opsiyonun sadece kısıtlı alanlarda kullanılması oldu.Yabancı dil ile ilgili sonradan yaratılan ek alanlar,sene sonu devir veya versiyon değiştirme sırasında kaybolabiliyor ve kalıcı bir çözüm sağlayamıyordu.

Bildiğiniz üzere tüm kuruluşlar canlı birer organizmadır,dolayısıyla kullanmış olduğunuz sistem bu canlı yapıya uyum sağlamalı,tüm değişkenler anında sisteme adapte olmalıdır.Süreçlerin şirket işleyiş yapısına uygun olarak çalışması,kaynakların etkin ve verimli bir şekilde kullanılması ile birlikte,sonuçların değerlendirilerek başarının somut olarak ortaya konabilmesi için raporlama çok önemli yer tutmaktadır.Raporlar şirketin mevcut durumunun kontrolü ile birlikte,karlılık,verimlilik vb ana kavramların dışında en önemlisi şirketin geleceği için alınacak kararlarda etkin rol oynamaktadır.

Süreç takibinde yaşadığımız sıkıntılar,işlerin daha fazla yoğunlaşması ve ikinci dil ile ilgili yaşadığımız sıkıntılar nedeniyle 2013 yılında mevcut sistemimizin bize daha fazla cevap veremediğine karar verdik  ve kontrolü daha fazla kaybetmeden gerçek bir ERP sistemi arayışına koyulduk. Takdir edersinizki artan rekabet koşullarında firmamıza uygun bir ERP sistemi bulmak çok kolay olmadı. Bütçemiz dahilinde olan ERP programları yine paket satılan tarz programlar olması ve bilinen bazı ERP markalarının bütçemizi çok aşması sebebiyle bir süre kararsız kaldıktan sonra kendimize yakın hissettiğimiz ve bize yardımcı olabileceğini düşündüğümüz bir ERP programı için anlaştık.Bu seçimi yaparken geçmişte olduğu gibi muhasebeciler ile değil konunun uzmanı danışman firmalardan yardım aldık.

Yukarıda da belirttiğim üzere sistemin bizim süreçlerimize cevap verebilecek şekilde dizayn edilmesi bizim için çok önemliydi. Danışmanlar ile bu süreci doğru yöneterek çok acele etmeden 2014 yılı sonunda eski sistemimizi devre dışı bırakarak 2015 yılı mali yılına yeni ERP sistemimiz ile girmeye karar verdik.

Takdir edersinizki bu süreç burada yazılan bir,iki satır ile kolay olmuyor,bence bu başarı ERP programının dışında danışman firmanızın ve sistemi kullanacak kuruluşun uyumlu çalışması ile doğru orantılı. Sistemimizin sağlıklı bir şekilde çalışması için altyapımızda değişiklik yaparak yepyeni bir server aldık ve tüm testlerimizi başarılı ile tamamladıktan sonra 2015 mali yılını yeni ERP’miz ile açarak, aldığımız eğitimler ile birlikte kullanmaya başladık, Sıkıntıya girdiğimiz zamanlarda danışman arkadaşlarımızın yardımı ile bu problemlerin üstesinden geldik.

Burada kanatimce önemli bir paylaşımda bulunmak istiyorum,biz şirketimizin gelecek planları,süreçleri ve kaynakların daha etkin kullanımını göz önünde bulundurarak ERP programımızı Servis operasyonumuzu kapsayacak şekilde tüm modülleri ile birlikte satın aldık.Yeni geçiş yapacak firmalara en büyük tavsiyem tüm süreçlerin aynı anda devreye alınması değil,sistemin sizin yapınıza ,sizinde sisteme uyum sağladıktan sonra periodlar halinde devreye alınmasıdır.Biz ERP programı üzerinde ana süreçlerimizin tam kontrolünü sağladıktan sonra 2016 yılında sırasıyla “Depo Yönetimi” ve sonrasında “Servis Modülünü” devreye almaya karar verdik.

Yeni sisteme geçişin bize kazandırdıklarından basitçe bahsetmek gerekirse;

ERP’mizin menü arayüzleri bizim mevcut kullanmış olduğumuz OFİS programları ile benzer, dolayısıyla sisteme alışmak ve aradığımızı bulmak düşündüğümüzden çok daha hızlı ve kolay oldu. Önceki sistemimizdeki verileri copy paste mantığı ile kullanamıyorduk, burada ise EXCEL tablolarına veri kopyalamakta,veya bundan daha önemlisi EXCEL tablolarından sisteme kopyala yapıştır ile kolayca veri ekleyebiliyoruz. 

Almış olduğumuz sistemin günümüz rekabetçi ortamlarında olmazsa olmazlarından olan CRM modülünüde kapsamasının özenle üzerine durduk.Yazımın ilk başlarında belirttiğim üzere 1999 yılından beri sistem kullanmaktayız,eski sistemlerimizde de stok takip,faturalama,ürün reçetesi vb tüm işlemler elektronik ortamdan gerçekleşmekteydi. ERP sisteminin bize kazandırdığı en büyük avanatjlardan bir tanesi iş akış şemalarının yeniden tanımlanarak sürece uygun hale getirilmesidir.

ERP sisteminin başarısı sizin iş akışınızın ne kadarını sistem üzerinden geçirdiğiniz ile tamamen doğru orantılıdır.Siz süreci ERP sistemi üzerinden takip eder,verileri düzgün şekilde girerseniz sisteminiz o kadar doğru çalışacaktır.

Yeni ERP sistemimiz bir paket olarak gelmemiş bizim iş akış sürecimize göre yapılandırılmıştır. Buda paket programlardaki gereksiz ve kafa karıştırıcı bir çok özelliğin ortadan kalkması demektir.her ekran kullanıcın görev tanımına göre dizayn edilebiliyor,bu sayede tüm kullanıcılar kendi istedikleri şekilde ekranlarını özelleştirebiliyorlar.

Bir önceki sistemimizde teklif ve CRM mevcut değil idi. ERP sistemimizdeki en büyük yeniliklerden bir tanesi çoklu ekranların her an önümüzde olması ve bilgiye anında ulaşmanın vermis olduğu rahatlık ile doğru karar verebilmenizdir.Bilginin hemen önünüzde olması ekranlar arasında gidip gelmenin ve bilgiye ulaşmanın yaşattığı zaman kayıplarının önüne geçmiştir.

Geçmişte yaşadığımız ithalat operasyon problemlerimizin tamamı yeni ERP programımız ile ortadan kalkmış,tamamen şeffaf hale gelerek sistemi kullanan tüm arkadaşların bu bilgiye istedikleri anda ulaşmalarını sağlayarak ,müşterilerimizin taleplerine doğru şekilde cevap vermelerini sağlamıştır.

İlerleyen dönemlerde sistemden yapılan geri bildirimler ile satınalmanın otomatik olarak planlanması ile stok kontrolünde uzmanlaşılacak ve doğru stok takibi ve satınalma süreci ile finans maliyetlerimiz azaltılacaktır.

ERP sistemimizin yabancı menşeili ve anadilinin ingilizce olması bir önceki sistemlerde yaşamış olduğumuz dil problemini ortadan kaldırmıştır.Tüm teklif,satis raporları firmamızın isteklerini karşılayacak şekilde yeniden dizayn edilmiştir.yabancı müşterilerimiz için formların tamamı yeniden dizayn edilmiştir.Programın buna elverişli olması en büyük avantajdır.Teklif sistemimizden bir örnek vermek isterim.Firmamız türk müşterilerine ithal etmiş olduğu ürünleri yabancı para birimi ile teklif etmekte,satis esnasında seçili döviz kuru üzerinden TL tutarına çevirmektedir.Yazımın ilk başında bir çok ülkeden temsilciliklerimiz olduğunu belirtmiştim.Bu sebepten dolayı farklı para birimleri kullanmaktayız.ERP teklif raporumuz Türk müşterimize aynı teklif üzerinde farklı para birimleri ile teklifte bulunmayı ve seçilmiş kur ile ödeyeceği toplam TL tutarını aynı anda göstermektedir. 

Yeni ERP sistemimizde hangi malın hangi müşteriye ait olduğu ve parsiyel yükleme yapıldıktan sonar ne kadar siparişinin kaldığı ile ilgili karışıklık tamamen ortadan kaldırıldı.Bu süreci takip etmek sistem üzerinden gönderilmiş olan fiyat teklifinin satis siparişine dönüşmesinden sonar rahatlıkla takip edilebiliyor.

Sistemin bizimle beraber yaşaması ve tüm değişkenlere anında cevap vermesi çok önemli.Kar,zarar hesaplamaları dönem kapatma vb şekilde değil,o anda sisteme girilmiş olan data ile anında güncelleniyor,bu sayede kar,zarar hesaplarımızı anında takip etme şansına sahip oluyoruz.

Müşterilerimizi gruplandıraabiliyor,fiyat tanımlama özelliği sayesinde satis ekibinin müsait olmadığı durumlarında diğer personelimiz müşterilerimize yardımcı olabilmekte gerekirse fiyat teklifi verebilmektedirler.

Yukarıda saydığım örnekleri çok daha fazla çoğaltabiliriz,gördüğünüz üzere yeni ERP bizlere karar alma aşamasında,kaynakların verimli ve etkin şekilde kullanımı sağlamada yardımcı olmaktadır,buradaki en büyük destekçimiz is raporlardır.Raporlama süreç içerisindeki satınalma,satis vb kararları almakta en büyük destek ve firmanızın geleceği ile ilgili süreci belirlemede en büyük yardımcıdır.Sistemimizin bize özel olarak hazırlandığını belirtmiştim,raporlarımızda buna uyumlu olarak çok detaylı ve ihtiyacımız olan veriyi çok basit hamlelere hızlı şekilde bize sağlamaktadır. Bu veriler ışığında planlama,detaylı kar/zarar,pazarlama,finans işlemleri daha hassas şekilde kontrol edilmektedir. Bu sayede daha önce fark edemediğimiz bazı ürünlerden zarar ettiğimiz fark edilerek ürün fiyatlarında güncelleme yapılmıştır.

Benzer bir şekilde sistemden takip etmeye başladığımız servis operasyonlarımızda karlılığın düşük çıkması nedeniyle yeni senede tüm servis operasyonun ERP üzerinden yönetilmesi sağlanacak,sahadan veriler online ana merkeze aktarılarak anında fatura düzenlenebilecek,periyodik bakım,yedekparça değişimi vb şu ana kadar takip etmediğimiz süreçler eklenerek servis operasyonundan kar etmek amaçlanmaktadır.

İnşaatı tamamlanınca yeni şirket depomuzda aktif hale getirilecek “depo yönetimi” sistemi ile süreç şeffaf hale getirilerek insan hataları minimize edilecektir.

Sonuç olarak rekabetin çok fazla olduğu günümüzde tüm kuruluşlar değişime  ayak uydurmalı, hızlı ve doğru karar alabilmek için kendi aralarında devamlı iletişim halinde olan, birbiri ile konuşan alt süreçler ile birlikte iş akış şemalarını güncelleyerek sağlıklı işleyebilecektir.


19 kez görüntülendi. 03.09.2019 tarihinde eklendi.
Yukarı Dön