İnşaat süreçlerinde ERP uyarlaması son zamanlarda ilgi çekici konulardan biri olmaya başlamıştır. Tabii bunda ülke ekonomisinin lokomotif sektörünün inşaat olmasının da etkisi yadsınamaz.
Aşağıda bir ERP uygulamasının inşaat süreçlerine uyarlanması ile ilgili bilgi ve tecrübelerime dayanarak dikkat edilebilecek noktaları özet niteliğinde anlatmaya çalıştığım yazıyı bulabilirsiniz.
1. Arazi geliştirme (Arazi keşif, yatırım raporları)
Bir inşaat projesinin başlangıç süreci olan arazi bulma, analiz etme ve değerlendirme süreci ERP içinde yönetilebilir. İlgilenilen, ihalesine girilen ya da girilecek olan tüm araziler detayları ile birlikte ERP içerisinde oluşturulacak bir forma kayıt edilebilir. Bu formu “Arazi Portföyü” olarak adlandırabiliriz.
Bu form içinde yer alacak bilgiler kısaca; Arazi adı, sahibi, ülke, il, ilçe ve mahalle bilgileri, brüt ve net m2 bilgileri olabilir.
Hatta arazinin detaylı adres veya koordinat bilgileri de girildiği taktirde form içinde tıklanacak bir buton yardımı ile arazi Google Map veya benzer bir uygulamada gösterilebilir.
“Arazi Portföyü” formuna bağlı oluşturulacak alt formlarda ise aşağıdaki bilgiler de tutulabilir.
- Periyodik zamanda yapılan ziyaretler sonucunda arazi keşfinden elde edilen detaylar
- İlgili kişiler / bölümler tarafından hazırlanan yatırım raporları
“Arazi Portföyü” formu, içinde barındırdığı bilgiler itibari ile şirketin gelecekte yapacağı projeleri belirlediği için bu forma erişim ve kayıt yetkisi güvenilir, ilgili kişi(ler)de olmalı.
2. Mimari tasarım teknik çalışmaları
Mimari tasarım ve teknik bölümleri yaptıkları iş itibari ile ERP bağımsız çalışırlar. Kullandıkları uygulamalar teknik çizim ve görsel beceri gerektiren uygulamalar (AutoCad, 3D Max, PhotoShop, Rhino, Maya, AllPlan) olduğu için bu aşamada ERP kullanımı düşük düzeydedir.
Bunun yanında mimari tasarım bölümünde çalışanlar ihtiyaç duydukları malzeme / araç gereçleri talep etmek için ERP içindeki satın alma talep formlarını kullanabilirler.
3. CRM, satış ve pazarlama çalışmaları
CRM ile ilgili öncelikle şu soruyu soralım.
CRM kayıtları ERP içinde mi, yoksa ERP dışında mı barındırılmalı?
Benim görüşüm; ERP dışında barındırılmalı. CRM verileri doğası itibari ile ham verilerdir.
Temel olarak aşağıdaki gibi olabilirler.
- Proje hakkında bilgi / fiyat almak için satış ofisini ziyaret eden potansiyel müşteri kayıtları
- Potansiyel müşteriler ile yapılan görüşmelerin detayları.
- Yine potansiyel müşterilerin ilgilendiği konut tipi, ayırdığı bütçe miktarı vb…
- Telefon ile yapılan aramaların detayları
- Toplu olarak gönderilen SMS veya e-posta kayıtları
- Reklam çalışmaları; hangi TV kanalı ve gazete ile çalışma yapılacağına ait veriler
- Bağımsız bölümlerin satış işlemleri, kaparo, peşinat, banka kredisi, senet ve sözleşme detayları
Yukarıda bahsedilen kayıtlar yapısı itibari ile ERP içinde barındırılmaması gereken kayıtlardır. Hem kayıtların çokluğu, hem de verilerin standart bir şablonda girilememiş olması ERP içinde sıkıntı yaratacaktır. Doğru noktalarda CRM – ERP entegrasyonu planlamak daha verimli olacaktır.
CRM uygulamasında satış yapıldıktan sonra sözleşme oluşmasını müteakiben oluşan kaparo, peşinat, banka kredisi ve senet kayıtları ERP içinde bulunan mali işler modülüne aktarılıp akabindeki süreçler finans departmanına devredilebilir.
Sonuç olarak CRM uygulaması kendi dünyasında bağımsız olarak çalışmaya devam eder, satış işlemi gerçekleştiğinde ve resmi olarak para işin içine girdiğinde ERP’ye aktarım söz konusu olabilir.
4. Finans, kredi, teminat ve taksitli ödeme işlemleri
Bağımsız bölümün satışından sonra yatırılan kaparo, peşinat ve banka kredi ödemeleri ilgili bağımsız bölüm ile ilişkilendirilerek finans departmanı tarafından işlenmektedir.
Bunun yanında oluşturulan senetlerin ödeme takibinin yapılabilmesi için ortam oluşturulmalıdır. Hatta senetlerin ödeme zamanı gelmeden birkaç gün önce uyarı vermesini sağlayan bir özellik ERP içinde geliştirilmelidir. Aynı şekilde vadesi geçtiği halde ödenmeyen müşteri senetlerinin takibi de ERP içinde otomatik olarak takip edilip periyodik zamanlarda e-posta vb… gibi yollarla ilgili kişiler bilgilendirilmelidir.
Proje inşası için bankalardan alınan kredilerin takibi, ödeme planı ve ödeme vadeleri ERP içinde tanımlanmalıdır.
Proje için anlaşma yapılacak taşeronlardan alınan teminat mektuplarının yönetimi için ERP içinde bir ortam oluşturulmalı. Yine vadesi yaklaşan teminat mektuplarının hatırlatılması için bir çalışma yapılmalı.
5. Keşif ve metraj çalışmaları
Keşif ve metraj çalışmaları mimari tasarım ve teknik departmanları tarafından yapılır. Ardından belirlenen iş paketleri için taşeron seçimlerine sıra gelir. İhaleye çıkılan iş paketleri taşeronlara verilir.
Bu aşamada keşif ve metraj miktarları ERP içine kayıt edilir ve taşeronlar tarafından teklif girilebilecek ekranlar web ortamında oluşturulursa bu süreci yönetmek hem kolay hem de daha şeffaf olur.
6. Proje bütçesinin oluşturulması
Her proje için önce avam bütçesi oluşturulur. Ardından belirlenen metraj, kullanılacak malzeme ve işçilik giderlerinin güncel birim fiyatları ile yapılacak her aktivite için ayrı ayrı bütçe kalemleri oluşturulur.
Aktivite bazında oluşturulan bütçe kalemleri ERP uygulamasına tanımlanır. Daha sonra taşeronlar ile yapılacak her bir sözleşme ve sözleşme harici yapılacak her bir satın alma işlemi bütçe tanımları ile karşılaştırılarak işlenir. Eğer bütçe kalemini aşan bir giriş yapılmaya çalışılıyorsa isteğe göre uyarı verilip geçilebilir veya hata mesajı ile işlem durdurulabilir.
7. Sözleşme ve hakediş işlemleri
Taşeronlar ile imzalanan sözleşme ve periyodik zamanlarda gönderilen hakediş dokümanları çoğunlukla excel formatındadır.
Yapısı gereği çok satırlı olan sözleşme ve hakediş dosyalarının ERP içine tek tek, satır satır girilmesi çok zahmetli olacaktır. ERP ortamında yapılacak geliştirme ile çok satırlı sözleşme ve hakediş dosyalarının ERP içine kolayca aktarılabilmesi sağlanabilir.
Sözleşmeler aktarıldıktan sonra onaylanması için daha önce belirlenen kişi veya kişilere gönderilebilir. Sözleşme, onayı tamamlandıktan sonra kendi tutarı kadar payı bütçeden rezerve edecektir. Hakediş fatura detayları ise bütçeden değil, bağlı olduğu sözleşme içinden pay alacaktır.
Sözleşme ve hakediş için verilecek onay işlemleri salt bilgisayar başında olmayabilir. Yapılacak geliştirmeler ile mobil telefon ya da tablet uygulamasından da yapılabilir.
8. Sözleşme harici yapılan satın alma işlemlerinin bütçe kontrolü ile yönetilmesi
İnşaat projelerinde tüm satın almalar sözleşmeler yolu ile yapılmayabilir. Örnek olarak; beton ve demir gibi yüksek maliyet unsuru malzemeler taşerona verilmemiş, ihtiyaç duyuldukça üreticiden direkt temin ediliyor ise bu kalemler için de ayrı bütçe tanımlamaları yapılmalıdır.
Keza merkezden yapılacak proje bağımsız satın alma talepleri de bir bütçe kalemi ile yönetilmelidir. Herhangi bir departmandan yapılan satın alma talebi bütçesi dâhilinde onay akışlarından geçmeli ve tedarikçisinin belli olduğu satın alma siparişine dönüşmelidir.
Satın alma talebi için verilecek onay işlemleri salt bilgisayar başında olmayabilir. Yapılacak geliştirmeler ile mobil telefon ya da tablet uygulamasından da yapılabilir.
9. Şantiyelere ait ambarların merkezden yönetimi
Lüzumsuz malzeme tedariki yapılmaması için etkin bir ambar yönetimi şart. Ortak malzemeler kullanan iki proje arasında bir projenin tedarik süresi uzun sürecek bir malzeme ihtiyacı olduğunda diğer projenin ambarı kontrol edilerek ihtiyaç duyulan malzeme diğer projeden temin edilebilir.
10. Günlük üretimlerin girilmesi ve proje izleme
Şantiyelerdeki inşaat üretiminin günlük olarak ERP uygulamasına girilmesi en sıkıntılı konulardan birisidir. Şantiyede görev alan hakediş sorumlusu arkadaşın üzerine günlük üretimlerin girilmesi işini de yüklediğimiz zaman aşırı yükleme meydana gelebiliyor.
Arzulanan model: her şantiye içinde özel olarak bu işi yapacak bir kişinin bulunmasıdır.
Günlük üretimler düzenli ve doğru girildiği taktirde ERP içinde geliştirilecek entegrasyon sayesinde AutoCAD BIM uygulaması ile projenin durumunu üç boyutlu model üzerinde inceleyebilirsiniz.
11. Teslim işlemleri (Tapu ve harç ödemeleri)
Proje tamamlanmasından sonra gelen süreç teslim işlemleridir. Bağımsız bölümün teslimi esnasında tapu da verilecekse bağımsız bölümün borcu olmaması gerekir.
Bu aşamada her proje için tapu, harç, damga vergisi vb… evrak ve ödemelerin tanımlandığı bir şablon oluşturulmalıdır. Bağımsız bölümün teslimi esnasında hangi evrak ve ödemenin eksik olduğu bu şablon yardımı ile denetlenebilir.
12. Teslim sonrası hizmetler
Bağımsız bölümün tesliminden sonra üretim veya kullanıcı hatası sebebiyle meydana gelecek arıza ve problemlerin kısa zamanda çözülmesi ve takibi için ERP üzerinde geliştirme yapılmalıdır.
ERP içinde yapılacak geliştirme bazı detayları ihtiva etmelidir. Bağımsız bölüme ait salon, odalar, banyo, mutfak, balkon gibi alt tanımlar olmalı. Ardından problemli bölüm seçilmeli. Bu bölümler, parke, duvar, kapı, tavan, dolap, ıslak zemin olabilir. Son olarak problemin detaylı açıklamasının yazılabileceği bir yer olmalı.
Problemi gidermek için kat maliki ile mutabık kalınan tarih ve saat ile rezervasyon kaydı yapılabilmeli. Problem giderildikten sonra sarf eilen malzeme ve yapılan işin detayının yazıldığı açıklama alanları olmalı.
Son olarak; Giderilen problemlerin geçmişe dönük raporlamasının tarih aralığı ile yapılabildiği ortamlar geliştirilmeli.
13. AVM kira yönetimi modülü
Eğer inşa edilen proje salt bir AVM projesi ise bu iş için geliştirilmiş sektöre özel bir yazılım kullanılmalı diye düşünüyorum. Yine doğru noktalarda mali işler ve finans modülleri ile entegrasyon planlanırsa efektif bir kullanım olabilir.
Eğer karma bir proje inşa edildi ise; Örnek olarak, konut ve ofis bloğunun yanında küçük bir AVM bölümü varsa, ERP içinde yapılacak geliştirme ile ilgili AVM yönetilebilir diye düşünüyorum.
AVM kiralama yöntemlerinin (kira + cironun belirlenen tutarın üstüne çıkması durumunda aradaki farkın belli bir oranı vb…) ve yıllık zam oranı ile birlikte kira ödeme planlarının oluşturulabileceği formlar oluşturulabilir. Ayrıca kiracılar için bakiye kontrollerinin yapıldığı raporlar geliştirilebilir. Yine başka bir formda ortak alan, elektrik, reklam tanıtım gibi hizmetler için kiracılara tahakkuk eden tutarlar işlenebilir ve zamanı geldiğinde faturalama işlemleri yapılabilir.
14. İnsan kaynakları
Taşeronların çalıştırdığı işçilerin sigortalarının yatırılıp yatırılmadığı ile ilgili kontrol yapılmalı. Eğer sigortalar yatırılmıyor ise hakediş ödemelerinin yapılmaması gerekiyor. ERP içinde hakedişlerin ödenmesi zamanı geldiğinde bu kontrolü yapabilecek bir geliştirme yazılabilir.