İnşaat Proje Yönetiminin Olmazsa Olmazı : ERP - İnşaat Proje Yönetimininde En Zayıf Halka : PLANLAMA - The Prowess

Ayrıntılar: 27 Eylül 2018 tarihinde yayınlandı.

Ahmet Avinal"İnşaat Yönetimi" kavramı, tarih öncesi zamanlardan beri hiç değişmemiş bir kavramdır. İnşaat Yönetiminin amacı; zamanı, parayı, insan gücünü, makine ve teçhizatı en verimli şekilde kullanarak projeyi en uygun sürede, en uygun bütçe ile en kaliteli şekilde tamamlamaktır.

İnşaat Proje Yönetiminde sizi başarılı kılacak 3 temel nitelik vardır;

1- Bilgi (Konu’ya Hakimiyet)
2- Tecrübe (İş’e Hakimiyet)
3- Veri’ye Hakimiyet

Proje Yönetiminde başarılı olabilmenin 3 koşulundan biri olan “Veriye Hakimiyet”in sağlanabilmesi için; aşağıdaki safhalarda yer alan tüm faaliyetlerin de bütünleşik bir sistem içinde çözülmesi gerekliliği çok açık bir şekilde gözlenmektedir.

Yönetim’i bir sanat ve aynı zamanda bir bilim olarak değerlendirecek olursak; bir grup insanın belirlenmiş hedeflere yönlendirilmesi, aralarında iş bölümü ve koordinasyonun sağlanması kısmını yönetim sanatı olarak değerlendirebiliriz.

Yönetim’in sanat kısmını “Sevk ve idare” olarak tanımlayabiliriz.

İşlerin başkaları aracılığı ile yaptırılması eylemini yürüten yönetim sanatı (Sevk ve İdare), kişisel özelliklere, becerilere, tecrübeye ihtiyaç gösterebilir.

Yönetim bilimi ise; hedefleri doğru belirlemek için detaylı ön hazırlık çalışmalarını, planlama yapmayı, planlama hedefleri ile güncel durumu karşılaştırmayı, ölçme ve değerlendirmeyi, bu durum tespitleri ile projeksiyon çizmeyi, geleceği daha doğru görebilmeyi sağlar.

ERP; Yönetim biliminin, günümüz teknolojisinde, “İnşaat Yönetimi’ne bilgi ve beceri ‘Know-How’ dan ziyade uygulanabilirlik ‘Do-How’ getirmiş olan olmazsa olmaz aracıdır.

Veri hakimiyetinin sağlanamadığı, verinin paylaşılamadığı ve ulaşılamadığı projelerde “Proje Yönetim” olgusundan değil, ancak emir komuta zincirinde yürütülmüş olan “Sevk ve İdare” kuramından bahsedebiliriz.

İnşaat projelerinde başarısızlıklarının nedenleri, genelde çok benzerdir.
** Metraj varsayımlarındaki hatalar sonucu yanlış keşif
** Maliyetlerin yanlış öngörülmesi
** Kaynakların, faaliyetlerin ve zamanın yetersiz planlanması
** Gerekli verilere ulaşma zorluğu
** İlgili taraflar arasında iletişim eksikliği
** Ölçme ve Değerlendirme kanallarındaki tıkanıklık

Yani Kısacası:
Veri Hakimiyeti, iletişimi ve veri yönetimindeki sorunlardır.

Günümüz teknolojisinde ERP, veri yönetimini , ölçüp denetlenebilen ve izlenebilen şekle getirir.
Projenin planlanan sonuçlarına, başarı ile ulaşılmasını sağlar.

ERP; Firmaları, veri değerlendimekten uzak iş yapma düzeninden, bilimsel anlamda tüm veriye hakim, bilinçli bir yönetime taşıyan günümüz teknolojisini temsil eden bir araçtır.

İnşaat Yönetimi Kapsamı

Bu kapsam içinde, İnşaat projesinin safhalarına bir göz atacak olursak
“Fizibilite - Hazırlık - Planlama - Yürütme - Gerçekleşme – Ölçme Değerlendirme ve Sonuç” olarak görürüz.

en zayif halka planlama

Tüm bu safhalarda, projenin bitirilmesi ile ilgili, kendi algoritmasına sahip fonksiyonel modül veri tabanlarının olması gerektiğini görürüz. Bütün bu veri tabanları, içerikleri ile ilgili bilgiyi, taşıdıkları verinin özelliğine uygun bir algoritma ve yapısallık içinde bulundurmalıdır. Sorgulandıklarında ise, bu bilgiyi, fonksiyonel görevlerine, kurgulanmış amaçlarına uygun formatta raporlayabilmelidir.

Bütün bu veri tabanlarının oluşturulmasındaki ana amacın veriye daha kolay ulaşmak olduğunu biliyoruz. Veri, ulaşabildiğiniz oranda size aittir. Ve yönetilecek olan veridir. Veriye ulaşamamak, yönetiminde bulunacağınız projenizde, çok büyük aksaklıklara sebep olacaktır.
İnşaat Sektörümüzün bu safhaların neredeyse tümünde büyük problemleri vardır. Bunun en büyük sebebi, veri paylaşımının sağlanamamış olması, diğer bir ifade ile ERP sistemleri ile çalışma kültürüne henüz adapte olunamamasından kaynaklanmaktadır.

Ben bu yazımda “Planlama Safhasında” tespit ettiğim problemleri özetleyerek doğru çözümün nasıl olabileceğini anlatmaya çalışacağım

PLANLAMA

Planlama ” İnşaat Proje Yönetiminin” temel taşlarından birisidir. Taş kemerlere benzetecek olursak, kemeri ayakta tutan kilit taşıdır diyebiliriz.

Yukarıdaki grafikte görüldüğü üzere sistemin kilit noktasında bir CPM çözümüne ihtiyaç vardır.
5 Boyutlu proje yönetiminin 4. Boyutu olan “Ne Zaman” verisi eksik olduğunda;

* Tedarik Yönetiminde, malzeme alım planında, ödeme planı oluşturmakta
* Bütçede gelir gider dengesini sağlamakta
* Kaynak planlamasını , ekip optimizasyonunu sağlamakta sorunlar yaşarsınız.

“Ne Zaman” verisi eksik olduğunda, bu belirsizlikler, nakit akışınızda aksaklıklara sebebiyet vereceğinden nakit sıkışıklığı nedeni ile büyük problemler yaşayabilirsiniz

* Ekipleri, İş programına uygun iş emirleri ile doğru aktiviteleri, doğru imalatları yapmaya yönlendirmezseniz;
“Ne Zaman” verisi eksik olduğunda, aktivite ve imalatlar olması gereken kritik aktivite sıra ve düzeninde değil, ekiplerin görebildikleri ve yapılmasını kolay buldukları sırada yapılacaklardır. Bu koordinasyonsuzlukta iş sürecinde büyük aksamalara ve maliyet artşlarına sebebiyet verecektir.

Özellikle vurgulamak isterim ki; Projenin, günlük iş emirleri disiplininde yürütülmesi, inşaat proje yönetimi biliminin en temel gereklerinden biridir.

İnşaat Projelerinin Yönetiminde en önemli nokta doğru planlamadır. Bir projede planlama yapıldığından bahsedebilmek içinde;

* O şantiyedeki tüm sorumlu ve ekiplerin günlük veya haftalık iş emirlerini, kullanılan CPM programından alarak hareket ettiklerini
* Yürütülen işlerin gerçekleşme bilgileri ile CPM programını düzenli olarak güncellediklerini ve tüm inşai hareketlerinde bu planlama doğrultusunda gerçekleştirildiğini düşünmek gerekir.

Planlamanın ve İnşaat Proje Yönetiminin Günümüzdeki YERİ ve ALGILANIŞI

Planlama – İş Programı yapma alışkanlığımız “SIFIR” noktalarındadır. Şartnameler gereği olarak şantiyelerimizde Planlama görevlileri bulundururuz. İş Programı nedir? Niçin yapılmalıdır, bize neler sağlar? Nasıl takip edilir? Nasıl Güncellenir? Ne iş’e yarar? Bunlar bilinmez ve bu işlem yalnızca sözleşmelerde varsa, sözleşme gereği verilen bir “Çubuk Diyagramı” olarak algılanır. Planlama ve iş programına uygun çalışma konusu çok büyük önemine rağmen, müteahhitlik sektörümüzün en zayıf noktasıdır.

Bugün, ülkemizde "İş Programı" kavramından haberi olmayan onbinlerce müteahhit vardır. Kurumsallaşmış, az sayıda, inşaat firmalarımızda ise "Planlama" olgusu ile "Yönetim" olgusu iç içe geçmiştir. Veri ve bilgi ağırlıklı olan "Yönetim" olgusu, yerini tecrübe ve otorite ağırlıklı "Sevk ve İdare" kavramına bırakmıştır. “İnşaat Proje Yönetiminde” ERP kullanımı hemen hemen hiç yoktur. Excel tablolarında çalışmak bir beceri gibi algılanmaktadır. CPM metodolojisi ile planlamaya yardımcı olan Primavera, Microsoft Project gibi "Planlama Programları" isim olarak tanınmakta, bilinçli ve içerikli kullanımları hemen hemen hiç olmamaktadır. İçeriği algılanmamış ve kullanılmayan bu programlar yalnızca düşünce boyutunda kalmış, kullanılmamalarına rağmen, Primavera, Microsoft Project gibi yazılımlar "İnşaat Yönetimi" kavramı ile eşdeğer tutulmuştur.

Geri kalınmış bu noktada, “EXCEL” ile çalışma alışkanlıkları nedeni ile teknik personelimizin de büyük sorumluluğu vardır. Excel, kişisel veri tabanıdır, kişisel notların dijital ortamda tutulmasını sağlayan kişisel elektronik tabloları, not defterleridir.

Excel, kullanımının kolaylığına ve pratikliğine kapılan personel, sorumluluklarını Excel ile çözümlemenin kolaycılığını seçmiş, paylaşılamayan verinin firmaya ve kendi gelişimlerine verdiği zararları algılayamamışlardır. Bu alışkanlıklar, firmaların teknolojik gelişmelerini geri bırakmış, işin gereği olan doğru çözümleri aramalarını ve geçmelerini geciktirmiştir.

Planlama Personelinin Günümüzdeki Yeri

1972 de başlayan meslek hayatım boyunca, Planlama Teknik personelinin yalnızca Primavera veya MS Project kullanımındaki becerileri ile değerlendirildiğini gördüm. Bunun bir uzmanlık alanı olarak tanımlanması ve derecelendirilebilmesi gerekmektedir. “Planlama” kavramı inşaat yönetiminin en temel öğesidir. Bu içerikte tecrübe kazanmış, kariyer yapmış teknik personelin CV lerinde bu uzmanlık seviyesinin de tariflenebilir olması gerekmektedir.

Planlama da Uzmanlık Derecelendirmesi Nasıl Olmalıdır?

Bu konuda 2009 senesinde Uluslararası bir inşaat konferansında bir bildiri sunmuştum.
http://www.avinal.com/index.php/tr/bildiriler-1 adresinden ulaşabilirsiniz. Planlama kariyeri yolunda olan genç meslektaşlarımın dikkate almaları gerektiğini düşünüyorum.

İnşaat Projelerinde Gerçek ‘PLANLAMA’ Yapabilmenin Gerekleri;
Uluslar arası bir inşaat firması kültüründe, “İnşaat Yönetimi” araçlarından olan bir CPM Programından beklenenler;

1- İş Emirlerini oluşturulabilmesi, bu sayede imalat takibi disiplininin sağlanabilmesi
2- Kaynak ihtiyaç listelerinin belirlenebilmesi. Malzeme satın alma listelerinin zamana bağlı olarak düzenlenebilmesi, ödeme planlarının yapılabilmesi
3- İş gücü ihtiyaçlarının belirlenebilmesi, ekip optimizasyonlarının yapılabilmesi
4- Bütçe gelir ve gider değerlerinin, nakit akış raporlarının zaman ölçeğinde belirlenebilmesi
5- Firma veya taşeron hakedişlerinin yapılabilmesi
6- Her imalat gerçekleşmesinin işin süre ve maliyetine etkisinin gösterilebilmesi gibi işlevlerdir

Burada sayılan işlevlerin yerine getirilebilmesi ancak planlama kurgusunun gerekli detayda yapılabilmesi ile mümkündür. Bu konu ancak bir ERP – Primavera entegrasyonu içinde yapılabilir.

NEDEN?
İNŞAAT Proje Yönetiminin kilit taşı olarak ifade ettiğimiz “Planlama” noktasında kullanılacak olan PRIMAVERA programına girilmesi gereken verinin neler olması gerektiğine bir göz atalım.

1. Aktivitenin Kodu (Code) (binası, katı, mahalli, fonksiyonu,) yani aktivitenin adresi belirlenmiş olmalıdır.
** Aktivite, aslında keşifte bulunan benzer imalatların veya aynı zaman diliminde yapılması gereken imalatların özel bir gruplanmasıdır. Primavera da kullanılacak ve aktivitenin adresi sayılan tüm bu “Code” bilgilerinin ERP nin “Teklif-Keşif” modülünde daha önceden belirlenmiş olması gerekmektedir. Yani yapılması gereken bir modülde var olan mevcut verinin diğer bir modüle aktarılmasıdır.

2. Aktivitenin Adı (ID)
** Aktivite adı, ‘CODE’ bilgilerini tanımlayan “ID” lerden bir algoritma ile kolaylıkla ve otomatik olarak oluşturulabilir.

3. Aktivitenin kaynakları olan imalatların pozu, açıklaması, metraj değerleri, parasal değerleri
** Tüm imalatların miktarsal ve yeşil defter değerleri ERP nin “Teklif-Keşif’ modülüne aktif bağlantılı ‘Metraj” - “Birim Fiyat” ve ‘Analiz” modülünden gelerek oluşmuş idi. Burada da yapılması gereken bu modülde var olan mevcut verinin diğer bir modüle aktarılmasıdır.

4. Aktivite kaynaklarının adam saat değerleri ve imalat sorumluları. Bu tariflemeleri Primavera da "Aktivity Codes" içeriğinde yapabiliyorsunuz. Yani her aktivite kaynağınının imalatından sorumlu mühendisi ve taşaronu kaynak bazında atayabiliyorsunuz. Aksi taktirde, bir iş programının temel fonksiyonu olan "Günlük İş Emirlerini" her hafta veya her sabah ilgili kişiye göre filtre edip alamazdınız ki!!...
** İmalatlarla ilgili ‘adam saat’ verileri aslında “Birim Fiyat” modülünde tariflenmesi gereken bir veridir. “İmalat ve Teknik Sorumlu” bilgileri ise ’Teklif-Keşif’ modülünde bulunması gereken bir veridir. Burada da yapılması gereken bu modüllerde var olan mevcut verinin diğer bir modüle aktarılmasıdır.

5. Aktivitenin içerdiği imalatın safhası ile ilgili ayırım yapılabilmelidir. Mesela; sipariş, ihzarat, imalat safhası ayırımı gibi.
** Burada da yapılması gereken ’Teklif-Keşif’ modülünde bulunması gereken bu verinin diğer bir modüle aktarılmasıdır
6. Aktivitenin grubu. Mesela inşaat işleri, tesisat işleri, elektrik işleri gibi. Bunun tanımı WBS veya CODE sahasında yapılabilmektedir.
** Burada da yapılması gereken ’Teklif-Keşif’ modülünde bulunması gereken bu verinin diğer bir modüle aktarılmasıdır

7. Aktivitenin parasal tutarı (Budget Cost)
** Mevcut verinin hesaplanması

8. İşin yürütülmesi sırasında da her aktivitenin gerçekleşen miktarı (Complete Percentages ve her aktivitenin gerçekleşen parasal tutarını (Actual Cost).
**Aktivite kaynakları il ilgili bu değerler ERP nin Ölçme ve değerlendirme modülünde günlük olarak değerlendirilebilmelidir.
** İnşaat Yönetimi ERP sisteminde ‘Ölçme ve değerlendirme’ verilerini Aktivite+Poz+Mahal bazında takip etmeyi sağlayacak bir modül bulunmak durumundadır. Onbinlerce satırdan oluşan bu verilerin elle girildiğini veya girilebileceğini düşünmeyiniz. Bu verilerde Allplan veya Revit gibi programlarda 3D olarak modellenerek kolaylıkla alınmakta ve Primaveraya “Tek Tuş” ile aktarılabilmektedir.

9. Aktivitenin tüm kaynaklarının miktarsal değerlerini (Aktiviteyi bir analiz olarak düşünün) girmelisiniz. (Budget Quantity of Resources)
** Mevcut verinin hesaplanması

10 Aktivitenin tüm kaynaklarının parasal değerlerini girmelisiniz. (Budget Cost of Resources)
** Mevcut verinin hesaplanması
11. Bu kaynakların (belki) grubunu tariflemelisiniz. İşçilik, malzeme, makina gibi..
** “Birim Fiyat” modülünde tariflenmesi gereken bir veridir.

12. Bu aktivitelerin tahmini süresini (Original Duration)
** Kaynaklarının miktarsal ve adam saat değerleri girilmiş bir aktivitenin süresine karar vermek yalnızca 4 işlem bilgisi gerektirir,

13. Bu aktivitelerin birbirleri ile olan ilişki dizinini, yani önceki aktivite, sonraki aktivite (Predessor, Succesor). Ve bu ilişki dizininin ilişki tipini. SS, FS, SF, FF (Başlar Başlar), (Biter Başlar), (Başlar Biter), (Biter Biter) gibi..
** Planlama sorumlusuna düşen en önemli sorumluluk budur. Planlama sorumlusu, proje müdürünün kafasındaki ana planı, bu detaylara indirgeyerek oluşturan planlama sekreteridir.

SONUÇ;
150.000 m2 kadar alana sahip, inşaat maliyeti 50 milyon USD seviyesinde olan bir AVM Projesinde yaklaşık 15000 civarında mahal metrajına yani yeşil defter bilgisine sahip, 3500 kadar imalat pozu bulunmaktadır.

Bu veriler Primavera da aktivitelere dönüştürüldüğü zaman, bu iş programı, yaklaşık 3-4000 aktivite ve 15000 kaynak bilgisi ile kurgulanmış olacaktır.
Bu aktivite ve kaynaklarla ilgili, yukarıda saydığım, yüklenmesi gereken miktarsal ve parasal değerleri, grup, code , fonksiyon, kat, mahal, teknik ve imalat sorumlu bilgilerini, gerçekleşme verilerini düşünecek olursanız, bu verilerin yüz binlerle ölçüldüğünü görürsünüz.

İnşaat Projelerinde, İş Programı uygulamalarının yetersiz kalmasının en büyük nedeni, CPM Programı içinde girilmesi gereken verilerin çok fazla olması ve her değişiklikte bu verilerin güncellemelerinde karşılaşılan zorluklardır. Genel olarak yetersiz planlamaların temel sebebini gerekli ve doğru veri ile kurgulayamamak olarak söyleyebiliriz.

Primavera da girilmesi gereken bu verilerin, planlama sorumlusu tarafından, elle veya excel sayfalarda toparlanarak girilmesi imkansızdır.
Aslında CPM Programında gerekli veri, o iş’in olmazsa olmazı olan Keşif’e gömülüdür. Bir algoritma ve uygun bir yazılım yardımı ile bu verinin CPM programına aktarımının sağlanması işin veri hamallığını çözmüş olacak ve Planlama Profesyonelini gerçek işi ile baş başa bırakacaktır.
Her inşaat projesinde, işi miktarsal ve parasal olarak tarifleyen bir keşif bulunmaktadır.
Bir inşaat keşfinde her imalat; Poz’u , açıklaması, miktarı, birim fiyatı ve yeri (yeşil defteri) verileri ile tanımlanmaktadır.
Daha anlaşılır bir keşif için İmalatları binalara göre gruplamak, imalatları benzer niteliklerine göre kodlayarak sınıflandırmak da gerekebilir.
Bu keşifteki her imalatın da gerek parasal, gerek miktarsal değerleri ve de mahal bilgileri ile bu iş’e ait CPM Programındaki aktivitelerin kaynaklarında yer alması gerekmektedir. Aksi taktirde, o iş programı eksiktir ve muhtemelen yetersizdir.
Diğer bir deyişle; Bir İnşaat keşfini meydana getiren veriler ile O inşaata ait CPM Programının içeriğindeki veriler aynı olmalıdır. Yalnızca formatları farklıdır.

- Aktivitelerin parasal tutarı, keşfin parasal tutarına eşit olmalıdır.

- Eğer yapılacak imalatlar Aktivitelerin 1.seviye kaynağı olarak atandı ise bunların miktarsal ve parasal değeri keşifteki imalatların parasal ve miktarsal değerine eşit olmalıdır.

Son Söz
İnşaat sektörüne Özel bir ERP sistematiği içinde, Keşif ile CPM programının aynı veriyi değişik formatta da olsa bulundurması gerekliliğinden hareketle bu aktarımı sağlayacak , algoritmik bir çözümün de bulunması yadsınamayacak önemde, kesin bir zorunluluktur.

Günümüzde, özellikle İnşaat Uygulamalarında, CPM program ve çözümlerini “İnşaat veri Yönetim” sistemi olan ERP sistemleri dışında düşünmek mümkün değildir.

Ahmet Avinal, 1972 yılında ODTU Mimarlık fakultesinden mezun olmustur. 1972-75 Kamu sektörunde kontrolluk görevlerinde, 1975-83 İnşaat firmalarında proje müdürü olarak, 1983-87 A grubu karneye sahip İnşaat müteahhidi, 1987-91 İnşaat sektöründe profesyonel yönetici olarak çalışmıştır.

1991 senesinde Avinal yazılım- danışmanlık Ltd. şirketini kurarak "İnşaat Yönetim" konusunda yazılımlar geliştirmeye ve aynı zamanda İnşaat Yönetim Danışmanlık - Müşavirlik hizmetleri vermeye başlamıştır.

2001-2005 İstanbul Kültür Üniversitesinde, 2008-2010 Yıldız Teknik Üniversitesinde Öğretim Görevlisi olarak Yüksek lisansta ve İnşaat Fakültesi son sınıflarda "İnşaat Yönetim" ile ilgili bazı dersleri yürütmüş, “İnşaat Proje Yönetiminde ERP” konusunda 8 ayrı Üniversitede çeşitli zamanlarda seminerler vermiştir. “Planlama ve Ölçme değerlendirme” konularında Uluslararası İnşaat Yönetim konferanslarında sunduğu bildiriler bulunmaktadır.

ERP Kullanımının İç Kontrol Sistemine Etkileri…

09 Ekim 2018

A.Onurdan PALANDÖKENLİ
Mali Müşavir / Bağımsız DenetçiGünümüzde faaliyet gösteren şirketlerin genel ortalamalarına bakıldığında ve işleyiş yapıları incelendiğinde, ihtiyaca uygunluk, doğru yazılım tercihi, doğru kullanım, etkinlik testleri vb. gibi kriterler her ne kadar düşük seviyelerde olsa da, Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) yazılımlarının kullanımı ile bu sistemlere olan ilgili ve ihtiyacın en azından artan bir eğilimi olduğu söylenebilir.

<< Ekim 2018 >>
Pz	Sa	Çr	Pr	Cu	Ct	Pz
1	2	3	4	5	6	7
8	9	10	11	12	13	14
15	16	17	18	19	20	21
22	23	24	25	26	27	28
29	30	31

İnşaat Proje Yönetiminin Olmazsa Olmazı : ERP - İnşaat Proje Yönetimininde En Zayıf Halka : PLANLAMA

Türkiye’deki Firmalar ve Ömürleri

Etkinlik Takvimimiz

Kurumsal Dönüşüm Platform Komiteleri