Halil GüngörmüşHalil Güngörmüş

Aşağıda yazılanlar, 20 yıldır, üretim yapan şirketlerde planlama yapmaya çalışan, bunun için talep planlamaya kafa patlatmış, bir üretim şirketinin kaynaklarını en verimli şekilde nasıl kullanırımı, satış ve şirket stratejisi çerçevesinde yönetmeye çalışmış, icra kurullarında verilen kararlara doğrudan veya dolaylı katkı sağlamış, bir şirketin finans ve pazarlama da dahil tüm birimlerinin birbirini nasıl etkileşim içine soktuğunu “ölçerek” anlamaya çalışmış, “yönetim” konusunda takıntılı,

analitik ve sistematik olmayı düsturu kabul etmiş, bunları yapmaya çalışırken şu veya bu sebeple bazen damdan düşmüş, bazen defalarca hata yaparak öğrenmiş bir endüstri mühendisinin, iş zekası konusundaki kimi zaman yarı sübjektif görüşleridir:

İş zekâsı projeleri, eğer en tepede doğru iş sorularını sormuyorsanız, bunları net ifadelerle tanımlamamışsanız, hiç başlanmaması gereken projelerdir. Bir iş zekâsı yazılımı satın almak, tek başına, sizin işinizi daha zeki yönetmenizi sağlamaz. İş zekâsı uygulamaları, sizin “iş sorularınıza” cevap bulmanızı sağlayacak, dolayısıyla doğru aksiyon almanızı kolaylaştıracak bir araçtır sadece. Eğer hali hazırda bir iş zekâsı uygulaması kullanıyor iseniz, fakat bu uygulamanın, şirketin aldığı stratejik, taktiksel veya operasyonel kararlara hiçbir etkisi yok ise, yanlış proje yaptınız ve muhtemelen paranızı ve zamanınızı boşa harcadınız.

Diyelim ki “doğru” iş soruları sordunuz: müşteri bazında karlılığım ne, ürün / ürün grupları bazında maliyetlerim ne, yarı mamul stoğunu nasıl yönetmeliyim, nihai mamul stoklarını nasıl belirlemeliyim, satın alma stratejim ne olmalı, müşteri servis seviyesi ne durumda, siparişi zamanında karşılayamadığım için yeni sipariş kaybediyor muyum, satış kampanyalarının artısı eksisi ne, mevcut mavi yaka sayısını dönemsel olarak nasıl belirlemeliyim, yeni ürün mü geliştirmeliyim yoksa mevcutların satış ve pazarlama stratejilerini mi değiştirmeliyim, kestiğim her 1 TL’lik fatura için ne kadar stok tutuyorum (ürün, hammadde, ambalaj vs.), hatlardaki kapasite kullanımları ne durumda, boş kalanlar ne için boş kalıyor, acaba satın alma bir malı zamanında getiremediği için mi, yoksa planlamanın çizelgeleme hatası mı, yoksa bakım problemlerinden mi, gider/satış bütçelerinin neresindeyiz, vs. vs.

İş soruları bitmez, ama ortak noktaları basittir: para kazanıyor muyuz, kazanmıyor muyuz? Burada parayı, sadece bildiğimiz para olarak değil, taşıdığımız her türlü stok, makinelerin boş kaldığı zamanlar, yetiştiremediğimiz için silinen bir sipariş, karlı bir ürün yapıp satacak yerde maliyetini ancak kurtaran bir ürün için üretim yapmak, gereksiz yapılan fazla mesailer, hesapsız ve gereksiz satın almalar vs  vs gibi değerlendirmek gerekir. İşletme içerisindeki her hareket ve durum, bir çeşit paradır. Bu yüzden, kayıt altına alınmalı ve ölçülmelidir. Eğer işletmenizde uygun bir ERP kullanımı yoksa, yani sizin sorularınıza cevap olacak veriyi oluşturamadıysanız, iş zekasının size bir faydası olmaz. Şirketi ancak “bilebildiğiniz ve görebildiğiniz kadarıyla” yönetirsiniz. Bu durumda, göremediğiniz ve bilemediğiniz için kaybettiğiniz “paranın” tahmininizden çok olduğundan emin olabilirsiniz.

Eğer işletmenizde uygun bir ERP kullanımı varsa, en tepedeki iş sorularına yanıt verecek verinin sistemde uygun şekilde olup olmadığına bakmak gerekir: Müşteri bazında karlılığım ne sorusuna cevap arıyorsanız, sistemde müşterilerinizin uygun şekilde sınıflandırılmış, maliyet merkezlerinin belirlenmiş, maliyet şemanızın ve dağıtım anahtarlarının doğru atanmış, gelen lojistik faturalarının -örnek olarak vermek gerekirse- tek bir maliyet merkezine değil, müşteri bazında maliyet merkezlerine dağıtılarak girildiğinden emin olmanız gerekir.  Aksi takdirde müşteri karlılığı ölçemezsiniz. Ürün maliyetleriyle ilgili yeterli ve doğru bir veri yapısı ve maliyetlendirme alt yapısı da yoksa böyle bir soruya cevap vermeniz, imkânsızdır.

Fiyat kampanyalarının getirisini veya götürüsünü yorumlayabilmek için kestiğiniz faturaları diğer “normal” satışlardan bir şekilde ayrıştırmanız gerekir. Zamanında yetiştiremediğiniz için siparişi kaybettiğinizde veya zamanında yetiştiremediğiniz için ne kadar yeni sipariş alamadığınızı yorumlayabilmek için müşteri servis seviyelerini ölçmeniz gerekir. Gereksiz ambalaj/hammadde stoğu taşıyor muyum sorusuna cevap verebilmek için sistemde satın alma fiyatlarınızın doğru stok bilgileriyle var olduğundan emin olmanız gerekir, ki gerekli anahtar göstergeleri hesaplayabilesiniz.

Özetle, bir iş zekâsı projesine başlamadan önce yapılması gereken en önemli şey, en tepedeki iş sorusuna göre, sisteminizde bunu ölçmeye ve yorumlamaya uygun verinin olup olmadığına bakmaktır. Eğer veri var ise, ama “kusursuz” veri ama “yarı kusurlu” veri, ve siz iş sorunuza kağıt üzerinde sisteminizdeki verilerle cevap verebilir duruma gelmişseniz, o zaman bir iş zekası uygulamasına geçmeyi düşünmeye başlayabilirsiniz. Satın alma, envanter yönetimi, üretim, kapasite planlama, lojistik, satış, finans gibi konuların hepsinin kendine ait ama en tepede birbiriyle ilişkilendirilebilen bir veri seti vardır. Bu konulardaki iş sorularıyla ilgili yeterli verinin olduğundan eminseniz, yani kâğıt üzerinde bir örnekle hesaplayabiliyorsanız, bir sonraki aşamaya geçebilirsiniz.

İş zekâsı uygulamalarının son yıllarda popülerliğinin artması, mevcut veri işleme / raporlama / veri saklama kabiliyetlerinin teknolojik olarak artmasıyla yakından ilintilidir. İhtiyaçlar ve iş soruları on sene, yirmi sene önce de aynıydı veya benzerdi, fakat çok sayıda veriyi uygun şekilde saklayacak, yeterince hızlı bir şekilde hesaplayıp, yorumlanabilir raporlara dönüştürmek ancak son 4-5 yılda makul fiyatlarla mümkün hale geldi.

Bütün veriler var, sonraki aşama ne?

Eğer altyapınız tepedeki iş sorularına cevap verebilecek süreçleri ve verileri “yeterince” içeriyorsa, konunun bundan sonraki kısmı, biraz daha IT ve süreç eksikliği giderme ağırlıklıdır. Mevcut iş zekası uygulamalarının hemen hemen hepsi, rapor oluşturabilmek için bir veri tabanına (data warehouse) ihtiyaç duyar. ERP sistemindeki verileri çekerek oluşturulacak veri tabanının formatı, nasıl oluşturulacağı, sizin seçtiğiniz yazılıma, veri tabanındaki kayıt sayısına, raporları ne kadar sürede bir güncellemek istediğinize vs bağlıdır. Modelleme tarafında da, yani elinizdeki verileri ilişkilendirecek ve bazı “ölçütleri” hesaplamanızı sağlayacak modelleme dili de gene seçtiğiniz iş zekâsı uygulamasıyla ilintili olarak değişebilir.

İş zekâsı projelerinin “tek seferde tasarla, uygula, bitir” şeklinde olup olmaması, sizin iş sorularınıza cevap verecek veri setinin tamamının olup olmamasına da bağlıdır. Çalıştığım şirketteki iş zekâsı projesi, daha çok “sürekli geliştir” formatına göre ilerledi. Satışları başlangıçta sadece tek bir miktar ve para cinsi üzerinden raporlarken, daha sonra farklı birimler üzerinden de raporlamaya başladık. (Kilo, koli, paket, TL, USD, Euro gibi). Satış bütçesini sadece ürün bazında yapabilirken, satış kanalı bazında da yapabilir hale geldik. Maliyetleri başlangıçta standart maliyet üzerinden hesaplarken, sonradan fiili maliyetlerle de karşılaştırabilir hale getirdik. Müşteri ve ürün sınıflarına sonradan amaca uygun eklemeler yapıldı. Servis seviyelerini hesaplamak için, lojistik süreçlerine ek süreçler kattık. Maliyet şemaları ve dağıtım anahtarları elden geçirildi. Ürün maliyetlerindeki “gariplikler” üzerine satın alma fiyatlarını ve ürün reçetelerindeki sarfiyatları daha sistematik hale getirdik, hatalı kayıtları hızla düzelttik. Eksik toplanan üretim verileri sisteme gömülmeye başlandı…

Projeyle birlikte üretilen her bir rapor, işletmede yeterince kayıt altına almadığımız bütün süreçleri tek tek ortaya çıkardı, gerekli eksikler öncelik sırasına göre tamamlandı, tekrar raporlara daha önce hesaplanamayan gösterge ve ölçütlerle birlikte eklendi. Tüm raporlar belli bir olgunluğa geldiğinde, artık işletme içerisinde ne olup bittiğini, nereyi ne kadar verimli veya kötü yönettiğimizi, nerede para kaybettiğimizi, hangi ürünlere veya hangi satın almalara daha çok önem vermek gerektiğini, hangi planlamayı ne zaman yapmamız gerektiğini ve buna benzer birçok şeyi daha net görmeye başladık.

Toplantılarda artık, statik, çıktısı alınarak üzerinde konuşulan raporlar neredeyse yok. İşletmenin ürettiği tüm verilere ve bu verilerden oluşturulmuş raporlara neredeyse gerçek zamanlı ulaşabilir konumdayız.

Daha önce hazırlaması saatler süren aylık üretim planı çok kısa bir sürede oluşturulabiliyor. Sene başında yapılan satış bütçesinin, iş gücü, satın alma ve kapasite planlama ayakları bir günde genel hatlarıyla tamamlanabiliyor. Gösterge ölçütler sayesinde neyin ters gidebileceği konusunda alarmları yeterince önceden görebiliyoruz. Müşteri servis seviyeleri, yani müşteri siparişlerine verilen tepkinin hızı 3 sene öncesine göre kıyas götürmez bir yerde. Yani artık para kazanıp kazanmadığımızı, daha net görüyoruz.

Doğru süreç, uygun veri, uygun veri tabanı ve modelleme, uygun raporlama. İşin özeti bu kadar!

Etkinlik Takvimimiz

<<  Mart 2019  >>
 Pz  Sa  Çr  Pr  Cu  Ct  Pz 
      1  2  3
  4  5  6  7  8  910
11121314151617
18192021222324
25262728293031